探究档案管理信息化对企业提高工作效能的影响

引言：

档案是人类社会活动的历史记录，是国家和社会不可或缺的宝贵资源。传统的档案管理模式已难以适应信息时代的要求，急需利用现代信息技术进行变革创新。本文将从档案管理信息化的内涵出发，剖析传统档案管理面临的困境，探讨信息化背景下档案管理效率提升的实现路径，为推进档案事业高质量发展提供参考。

1 档案信息化管理概述

档案信息化管理是指利用信息技术手段，将传统纸质档案转化为电子形式，并通过建立档案管理系统，实现档案的数字化、智能化和集成化管理。档案信息化管理的目标是提高档案管理的效率、可靠性和透明度，为组织和个人提供方便快捷的档案服务。将纸质档案通过扫描、图像处理和文本识别等技术转化为电子形式，保留档案信息并保证数据的准确性和完整性。建立档案管理系统，通过系统化的档案编目、检索和互联互通功能，方便查询和利用档案资源。数据管理与保护，建立合理的数据管理机制，保护档案信息的安全和隐私。信息化应用，结合云计算、人工智能和大数据技术，实现档案的智能化管理和利用，提供更加便利化的档案服务。

2 档案管理效率提升面临的困境

2.1 传统档案存储与管理的局限性

传统档案资料以纸质、音像等实体形式存在，对存储空间有着极高要求。大量档案资料的堆积不仅需要存放设施并占用大量办公场地面积，且随着时间推移，档案数量不断增加，存储压力持续攀升。实体档案在保管过程中易受温湿度、虫害、火灾等因素影响，造成档案纸张发黄、脆化、信息模糊甚至损毁。

在管理操作上，档案的整理、分类、装订等工作均依赖人工完成，过程繁琐且耗时，人力成本高。实体档案的安全性保障难度大，容易出现档案丢失、被盗取或篡改等情况，难以满足现代档案管理对存储安全性和完整性的需求，极大限制了档案管理工作的高效开展。

2.2 档案信息检索与使用的低效性

档案目录编制的准确性和完整性直接影响检索效率，一旦目录信息错误或缺失，将导致检索陷入困境。传统档案检索方式单一性，缺乏统一的管理技术标准和规则，难以实现多条件组合检索和精准定位，无法快速满足多样化的信息需求。在档案资料使用环节，调阅流程复杂，同一时间只能供少数人使用，难以满足多用户同时使用用档案的需求。档案复制、传递过程也较为缓慢，进一步降低了档案信息的利用效率，阻碍了档案价值的充分发挥。

2.3 档案资源共享与协同的阻碍

传统档案管理模式下，企业组织内各部门的档案相对独立，缺乏统一的信息共享平台和标准规范。不同部门的档案分类、著录规则存在差异，导致档案信息难以整合和互通，形成信息孤岛【1】。档案资源的共享受到地域和物理空间的限制，跨部门的档案共享困难重重，信息传递成本高且效率低。在协同工作方面，档案管理涉及收集、整理、保管、利用等多个环节，各环节之间缺乏有效的信息沟通和协同机制，导致工作衔接不畅，出现重复劳动、信息不一致等问题，无法实现档案管理工作的整体优化，严重制约了档案资源的综合利用和管理效率的提升。

3 信息化背景下档案管理效率提升的路径

3.1 优化档案管理信息系统

3.1.1 完善系统功能

加强档案管理信息系统的功能开发，引入大数据分析、人工智能等技术，实现档案的智能分类、自动编目、智能检索、借阅审批等功能。例如，利用计算机学习算法对档案内容进行分析，自动提取关键词和主题，提高档案检索的准确性和效率。开发档案智能推荐功能，根据用户的查询历史和需求偏好，主动推送相关档案信息。建立档案借阅审批模块，保障组织信息安全。同时，增加档案统计分析、数据可视化等功能，为档案管理决策提供数据支持。

3.1.2 促进系统整合与共享

打破传统档案管理的系统壁垒，加强档案管理信息系统与其他业务系统的对接和整合。采用标准化的数据接口和协议，实现档案数据与办公自动化系统、业务管理系统等的数据共享与整合。建立区域或综合性的档案信息化共享平台，整合分散的档案资源，实现档案信息的跨部门、跨领域共享，提高档案资源的利用效率。

3.1.3 保障系统安全

建立健全档案管理信息系统安全防护体系，采用数据加密、访问控制、入侵检测等技术手段，保障档案信息的安全性。定期对系统进行安全评估和漏洞修复，加强对用户权限的管理，防止非法访问和数据泄露。同时，建立数据备

份与恢复机制，定期对档案数据进行备份，确保在系统故障或数据丢失时能够及时恢复数据。

3.2 统一档案管理标准与规范

3.2.1 制定统一标准

由档案管理主管部门牵头，组织邀请行业专家和技术人员，制定统一的档案信息化管理标准和规范，涵盖档案数据格式、元数据标准、数据交换协议、数字化加工流程等方面。明确档案信息的采集、存储、管理和利用等环节的操作规范，确保档案数据的规范性和一致性，为档案信息的整合与共享奠定基础。依据企业工作实际，要充分考虑不同领域和专业的特点，制定兼顾通用性和专业性的标准体系。同时，建立标准的动态更新机制，以适应技术发展和需求变化。

3.2.2 加强标准执行与监督

加大对档案管理标准和规范的宣传力度，提高档案管理人员对标准的认知度和执行意识。建立标准执行监督机制，定期对档案管理部门的标准执行情况进行检查和评估，对不符合标准要求的人员责令整改。通过严格的监督管理，确保档案管理标准和规范得到有效落实，提高档案管理的标准化水平。

3.3 加强档案管理人才队伍建设

3.3.1 提高人员信息化素养

加强对现有档案管理人员的信息化培训，定期组织开展大数据、云计算、档案管理信息系统操作等方面的培训课程，提高其信息技术应用能力和信息化管理水平。鼓励档案管理人员参加行业交流活动和学术研讨会，了解档案管理信息化的最新发展动态和技术趋势，拓宽视野，更新知识结构。

3.3.2 引进复合型人才

积极引进既懂档案管理业务又精通信息技术的复合型人才，充实组织档案管理队伍。在招聘过程中，注重选拔具有计算机科学、信息管理等专业背景，同时对档案管理有一定了解的人才。通过引进高素质人才，为档案管理信息化建设注入新的活力，提升档案管理团队的整体水平。重点关注人才的实践经验和创新能力，优先考虑具有优秀信息化项目案例的复合型人才，为档案管理现代化转型提供有力的专业性人才支撑。

3.3.3 建立激励机制

建立健全档案管理人才激励机制，对在档案管理信息化建设中表现突出的人员给予表彰和奖励，提高其工作积极性和主动性。设立创新奖励基金，鼓励档案管理人员开展技术创新和管理创新，推动档案管理工作的改革与发展。完善人才评价体系，将信息化建设成效纳入个人绩效考核指标，将创新能力作为职业发展的重要衡量标准，营造良性竞争氛围，充分调动档案管理人员的积极性和创造力。

结束语

档案管理信息化是顺应时代发展潮流、提升档案管理效率的必然选择。通过优化管理系统、统一标准规范、加强人才队伍建设等举措，有助于克服传统档案管理的弊端，实现档案管理的现代化转型。企业档案管理部门应积极践行信息化发展理念，加快推进档案管理信息化进程，不断提升档案管理水平，为经济社会发展提供优质高效的档案信息服务。

参考文献：

[1] 孙 璐 . 基 于 大 数 据 技 术 的 档 案 信 息 化 管 理 研 究 [J]. 兰 台 世界 ,2025,(06):132-134.

[2] 董金艳 . 信息化背景下提升事业单位档案管理工作效率的新思路 [J].陕西档案 ,2025,(02):36-37.

[3] 吴沩林 . 档案管理信息化对提升工作效率的影响分析 [J]. 办公室业务 ,2025,(07):28-30.

[4] 卫婧 . 信息化技术赋能企业办公室档案管理工作效率提升的路径探索[J]. 中外企业文化 ,2023,(12):62-64.