高校人事档案数字化转型策略研究

摘要：伴随信息技术的迅猛发展，高校在数字化人事档案方面的转型逐渐成为必然趋势。本文深度探讨了高校人事档案数字化转型的意义和所面临的困境，并在这一基础上，提出了针对性的转型策略。策略方案的主要目的在于提升高校人事档案现代化管理和服务质量，从而为高校在人才培养和决策制定等多方面提供支持，进一步促进高校的持续发展。

关键词：高校；人事档案；数字化转型

引言

高校人事档案详细的记录了教职工的人员身份、出生日期、受教育程度、职业经历、专业技能以及奖励和惩罚的情况，是知人善任、唯才是举的重要依据，为高校人力资源管理提供了重要的参考。在数字化时代背景下，传统人事档案管理方式面临诸多挑战，已无法满足高校人才管理日益增长的需求，因此，推动高校人事档案数字化转型愈发迫切。

一、高校人事档案数字化内涵与特征

1.高校人事档案数字化管理概念

在高校人事档案数字化转型过程中，通过先进的信息技术手段，将传统的纸质档案电子化处理，如扫描教职工的履历信息、学术背景、职业经历、奖励与处罚状况等，通过构建数字化的档案管理系统，实现档案信息电子化存储、网络管理以及高效检索和应用。这不仅显著提升了档案管理的效能和准确度，同时也推动了人事档案资源的共享和高效利用，为高校在管理决策、教学评估和人才选拔等方面提供了坚实的数据支持。

2.高校人事档案数字化特征

首先，高校人事档案数字化处理打破了传统纸质档案的物理束缚，使信息录入、检索及档案材料更新等环节得以迅速完成，极大提升了工作效率。在信息查阅方面，利用数字化技术平台，档案资料可以在获得授权的情况下被多人同时访问，这不仅加强了信息的流通和应用，还促进了跨部门之间的合作和决策制定，同时，简化传统档案查阅过程中的审批流程，改为线上审批，提高人事档案管理效率。通过运用先进的加密技术、数据备份方法以及严格的权限管理机制，确保了档案信息的安全，同时有效地避免了信息遗失或泄露的风险。

其次，数字化档案系统为用户提供了关键词搜索、模糊查询等多种搜索途径，使用户能够迅速获取所需信息，进而提高服务质量与响应速度。在安全保存方面，相较于传统纸质档案，数字化人事档案物理空间占用极低，便于长期保存，且保存环境安全可靠。

二、高校人事档案数字化转型的驱动因素

1.为高校人事档案管理信息技术赋能

随着云计算、大数据、人工智能等前沿技术迅猛发展，信息技术给高校人事档案管理领域带来了空前机遇。这些先进的技术不仅能够显著提高档案的存储、检索和管理效率，还可以将数字化的人事档案信息数据化，通过深入的数据分析探索人才培养和教师队伍结构发展的规律和趋势，从而为高校战略决策提供强有力的支持。例如，通过运用大数据分析技术，能够准确地评估未来师资队伍结构发展趋势，提前为后续优化师资力量提供相应的数据支撑，从而确保师资队伍的稳定性。另外，先进的图像识别技术在简化档案录入流程的同时，能够辨别档案材料真伪，降低人为失误导致的误差，进一步提高档案管理的精确度与及时性。

2.为高校日益增长的发展需求提供数据支撑

新时代，随着高校规模发展需求日益增长，高校对人才管理准确性和科学性的需求也不断上升。传统的纸质档案管理和查阅方法，不能及时准确的查找到目标信息，无法提供高效和便捷的统计需求，这种局限性限制了人力资源管理效率的进一步提高。数字化转型不仅有助于高校建立一个更全面、更动态、更及时的人才数据库，以实现人才资源的最优配置，还可以促进教学和科研活动的精细管理，通过建立专家库，根据不同教学科研的项目需求，可以迅速匹配专家资源，从而提高教学和科研的质量。

3.高校人事档案数字化的外部政策导向

2020年6月修订的《中华人民共和国档案法》中，明确规定了机关、团体、企事业单位和其他组织都应当积极推进电子档案管理信息化建设，与办公系统、业务系统等相互衔接。另外，推进“智慧城市”和“数字政府”的发展，以及教育部联同其他高层管理机构发布的一系列旨在推动教育信息化2.0行动计划和智能校园建设的政策方针，都为高校在人事档案数字化的转型提供了有力的政策支持和明确的方向，加快了高校人事档案管理向数字化转型的步伐。

三、高校人事档案数字化转型的意义

1.提高高校人事档案管理效率

对高校而言，人事档案数字化转型在提高管理效率方面起到了极其重要的作用。在传统的纸制档案管理方式中，档案的存储、查阅和更新等步骤通常需要大量的时间和努力，并且很容易受到人为错误的干扰。借助先进的信息技术工具，数字化档案系统成功地实现了档案的电子化存储和自动化管理，这极大地提升了工作效率。数字化档案系统拥有迅速检索的功能，用户只需输入关键词或满足特定的条件，就能在大量的数据中迅速找到所需的信息，从而避免了传统人事档案查阅中的复杂步骤。此外，数字化系统能够自动跟踪档案的每一次更新，极大地减少了因信息更新延迟或遗漏而可能导致的错误。在进行数据统计与分析时，数字化系统能轻松应对各种复杂数据挑战，为决策者提供准确、及时的档案信息支持。而且，数字化档案系统提供了远程访问和在线操作功能，使管理人员能够随时随地处理档案相关业务，进一步提高了人事档案管理工作的灵活性和效率。

2.强化高校人事档案信息安全

在人事档案管理工作中，确保档案安全是档案工作的关键点之一。传统纸质档案容易面临物理损害、被盗取和被篡改的风险，数字化档案技术能有效解决这些问题。为了保障档案信息的保密性、完整性和实用性，数字化档案系统采用了包括加密技术、访问控制、备份和恢复等多方面的措施。加密技术对档案数据进行高度加密，这意味着即便数据被非法窃取，也不能简单地进行解析处理。另外，访问控制权限可根据用户需求设定不同访问级别，同时简化档案查阅审批流程，确保只有完成审批并获得授权的人员才能查看相应档案材料。此外，通过定期进行数据备份和实施异地容灾策略，可以避免因自然灾害或设备故障等因素导致的数据丢失，从而确保档案能够长期且安全的保存。数字化档案管理系统具备记录日常操作的能力，任何对档案的查阅都会留下审批及打印记录，从而方便后续的跟踪和统计工作。

3.优化档案管理服务质量

在高校人事档案管理过程中，数字化转型不仅提升了组织内部的管理效率，同时也优化了档案查阅的服务质量。高校可以通过数字服务平台，为教职工提供更为方便和快捷的档案查阅服务。数字化服务平台不仅为教职工提供了一系列在线查询、预约和提交请求的功能，还可以打破时间和空间的限制，在线上办理档案相关业务，例如档案的转入转出和开具证明的服务。在数字化的信息系统中，教职工可根据需求，线上按提示填写相关申请，提交后逐级审批，办理进度实时更新，方便教职工随时随地查看。审核通过后，相关证明及结果可直接发送至邮箱，实现无纸化办公和‘零跑腿’服务。其次，在系统内搭建咨询服务平台，教职工对于档案材料补充、档案信息有误如何更正等问题，可随时通过平台提问。档案管理人员及时收到并解答，同时将常见问题整理成库，方便教职工师自己查询，提高问题解决效率。

四、高校人事档案数字化转型面临的困境

1.数字化转型资金投入不足，重视程度不够

虽然高校人事档案数字化转型对于提高人事管理效率、优化服务质量具有不可忽视的重要性，但这种转型常受资金短缺的限制。一方面，传统的纸质档案管理模式需要向数字化趋势转变，这意味着高校需要购买大量硬件设备，例如服务器、存储设备、防火墙、交换机、监测网络以及其他与安全相关的基础设施，这些设备的采购和维护成本高昂，对于资金多投入于教学和科研的高校来说，是制约其发展的一个因素。另一方面，软件开发、系统整合、数据迁移以及后续技术支援服务都需要持续的资金支持。另外，部分高校教职工档案意识薄弱，认为传统纸质档案管理模式已足够。他们对数字化、信息化管理带来的优势缺乏理解，在转型工作中积极性不高，投入资源有限，从而影响了转型的质量和速度。

2.档案管理人员素质参差不齐，配备不足

在高校中，人事档案数字化转型不仅需要符合标准的硬件设施，还高度依赖于具有专业档案管理能力的技术人员。一方面，部分高校的档案管理人员没有经过系统的培训，缺乏相关的理论知识及信息管理技能；另一方面，高校的师资队伍日益壮大，人才层次水平不断提高，人事档案中所包含的材料越来越多，信息越来越丰富，这就导致配备的专职人员不足。《干部人事档案工作条例》中明确指出，每管理1000卷应配备一名或一名以上专职管理人员，部分高校的重视程度不够，导致专职管理人员的不足，减慢了人事档案数字化的进程。

3.人事档案数字化标准不统一

在高校人事档案数字化转型过程中，数据的标准化被视为关键因素。高校人事档案信息资源的共享，给传统的人事档案查阅增添了新的方法及路径。中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》中明确指出数字档案在利用、转递、保密等方面要遵循纸质档案的相关管理要求，但没有明确信息共享时应遵循的机制。由于不同系统的数据格式和字段定义不一致，缺乏统一的信息管理系统和标准化的数据交换流程，容易造成‘数据孤岛’现象，这既不利于上级部门的统一管理，也增加了跨部门合作的难度。另外，信息系统标准的不统一增加了数据迁移和整合的难度，在数字化的过程中可能会引发数据的丢失或重复输入，进而对数字化的完整性和一致性产生不良影响。

4.档案数字化的相关制度不完善

伴随着信息技术的飞速进步，与之相关的制度体系的不足已逐步成为阻碍高校人事档案向数字化转型的主要障碍。现阶段，关于个人信息的保护、数据的安全性以及隐私权等多个领域的法律和规定仍显不足。2020年修订的《中华人民共和国档案法》中，关于数据安全的规定较为模糊、粗糙，尤其在数字化的背景下，如何明确个人信息的使用界限、如何确保数据的保密性、以及如何追责数据泄露等问题，都需要相关制度体系的支撑。实现高校在人事档案管理方面数字化转型，完善相关的制度体系显得尤为重要。

五、高校人事档案数字化转型的策略构建

1.加强重视程度，加大资金投入

对高校而言，应当充分认识到人事档案管理工作的重要性，加强组织领导，加大资金投入，做好基础保障工作。首先，从领导层面而言，将档案管理工作纳入高校人事工作的整体规划中，定期听取档案工作汇报，提供必要的支持和指导。其次，加大对基础设施、网络设备、计算机、扫描设备等硬件设施的投入，配备优质的服务器、防火墙、交换机等设备。最后，提高大众对档案管理工作的认识，做好宣传工作，建立档案工作相关的宣传机制，通过官网、内部通讯、教职工大会等渠道向教职工宣传人事档案数字化的重要意义，提高教职工对人事档案数字化的认识度与支持度。

2.加强人事档案管理人员的培训

在高校人事档案数字化转型的过程中，除了依赖先进的技术支持，还需要具有专业档案管理能力的技术人才来推动这一转型。首先，在档案管理人员的选拔过程中，需要用严格的标准，全方位评估管理人员的专业背景、档案管理的实操经验和综合素质，确保档案管理人员具备丰富的业务知识，较强的政治素质，以及细致认真的工作态度。其次，加强对现有人事档案管理人员的培训，提升其档案管理专业知识和信息技术应用技能。通过系统的学习专业知识及数字化系统操作，使他们熟练掌握信息系统的各项功能，从而提高工作效率。最后，人事档案的数字化必然会带来新的风险隐患，因此在数字档案管理工作上，要明确档案职责，加强档案管理人员风险意识的培训，从而推动人事档案的数字化转型。

3.建立统一的数据标准体系

为了实现高校人事档案的数字化转型，构建统一的数据标准体系变得尤其重要。首先，建立统一的人事档案数据标准和规范，包括数据的格式、结构和编码等，从而进一步提升档案管理工作的效能和准确度。其次，构建全面的数据安全管理框架，在服务系统中采用加密手段和定期数据备份的管理策略，同时加强档案管理人员在数据安全领域的培训，确保其更加重视数据的安全性问题。最后，科学选择合适的数字载体和相对稳定的操作系统。档案载体及操作系统的选择，直接关系到数字人事档案管理质量的高低，因此，高校在选择时，应当依据实际的管理需求，进行深入细致的考量，确保数字档案能够长期稳定保存。

4.建立健全人事档案数字化的相关制度

随着高校人事档案逐渐向数字化转型，强化相关制度的保护显得尤为关键。首先，明确数字化档案的所有权、隐私保护和安全等级，以确保档案信息的合法性。明确数字化档案的操作准则、数据保护措施和法律责任。明确数字化档案的操作准则、数据保护措施和法律责任。其次，建立全方位的档案数据安全防护体系，该体系应包括访问控制、数据加密存储以及备份和恢复等多个方面，以确保档案数据在传输、存储和使用过程中都能得到充分的保护。此外，还需建立特定的监管机构和审查程序，定期对数字化档案的管理和操作进行审查和评估，以确保所有相关的制度和规定都得到了执行。

六、结语

信息时代，高校人事档案数字化转型是一项复杂又繁重的任务，面对各种各样的挑战，高校需要根据自身的实际情况，采用科学且有效的策略，以稳定的速度推进人事档案数字化转型。通过加强重视，加大资金投入，提高管理人员素质，制定统一数据标准，完善数字化相关制度等方法，努力构建安全、高效且实用的高校人事档案管理新模式，提高高校人事档案现代化水平，为高校的持续进步提供强大的推动力，为培养更多的优秀人才和推动社会向前发展提供更大的支持。

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2024年承德市科技计划自筹经费项目

项目名称：高校人事档案数字化转型策略研究—以承德地区高校为例

编号：202406A081