关于创新事业单位档案管理工作模式的思考

引言

在信息化时代的大环境下，作为国家治理体系重要组成部分的事业单位所留存下来的历史文献及数据资料有着无法被取代的价值，它们不仅是机构发展历程中的关键见证者，更是探寻社会变迁规律的重要史料。由于信息技术的迅猛进步加上数据量的不断增加，以往依靠人工管理的方式已经无法满足当今时代对治理的要求。目前档案管理过程中普遍存在检索速度慢、信息分布散乱以及安全保护能力差等诸多问题，均需得到全面性的改善。

1 事业单位档案管理数字化转型的现存障碍

1.1 电子档案存储安全防护体系的缺失

如今，事业单位电子档案存储系统在全生命周期安全防护系统的搭建过程中存在着明显的漏洞，数据安全面临着极为严重的挑战。传统的集中式存储架构容易遭受硬件故障或者网络攻击造成的威胁，使得数据丢失以及信息泄露的风险明显升高。尽管分布式存储和异地备份技术的应用还不算成熟，不过在改善数据的冗余度，并保证长久保存的稳定性方面，它们显示出无法被取代的非常重要的作用。在针对访问权限的管控阶段当中，常规的静态口令形式的身份确认手段普遍被采纳，而且像生物特征识别技术、智能卡等多种因素的综合认证手段被使用的情况并不是很多，因此出现了大量由于越权访问以及内部违规泄密而导致的数据安全问题。当下电子档案管理范畴内，缺少成体系的完整性校验机制构建规划，某些机构没有文件哈希值对比、元数据审核等防篡改技术依托，造成原始记录的真实性与可靠性难以有效追查。在数据加密方面，虽然非对称加密算法在一些场景中有过初步应用，但其整体推广程度依然比较有限，从而使得许多未加密的数据在云存储或者协作处理进程中陷入较大的信息安全隐患当中。

1.2 信息化管理制度不完善

当下我国事业单位信息化创建处于起步时期，理论研究与实际探索皆存明显短板。推进信息化进程时，不少单位缺少系统的电子档案管理规划及施行途径 致使相关工作推进迟缓，缺乏完善制度保障与统一操作标准，电子档案管理碰上规范化与高效化两重难题 作中，有些机构只重视数据采集与分析环节，未把电子档案管理融入业务流程及决策支撑体系，致使其潜藏价值被压制，引发一连串运作风险。

2 事业单位档案管理创新工作的有效途径

2.1 完善事业单位网络建设

当今社会竞争日趋激烈，网络技术应用具有重要战略意义， 利用计算机与互联网技术，可以快速搭建起覆盖面较广的公共机构档案电子 给予有力支持。事业单位档案管理的重点是完善信息基础设施建设 投入与功能升级力度。按照档案馆网络标准，还要加强事业单位 理者要重视网络硬件设施以及办公环境的改善，还要引导相关部 训投入，优化内部系统运维机制，保证数据安全，规避风险。这样既可提升网络 于事业单位档案工作持续发展。

2.2 完善档案管理规章制度

完善的制度体系既是推动事业单位档 业务协同的重要保障 也是提升档案管理效能的关键要素。在新时代背景下，事业单位要依靠健 范归档流程，完善借阅机制，改进保管手段等途径，保证操作有章可循 工作朝着制度化、标准化、专业化方向迈进。各个机构要联系本地最新的 案管理政策文件，参照行业里的优秀案例，针对自身实际情况展开调研并加以验证，制订诸如《分管档案工作领导职责》《档案人员岗位责任制》《档案管理职能划分》《档案工作绩效考核办法》之类的多项规范性文件，从而做到档案管理模式的更新换代。本机构形成了系统的档案管理体系，包含了《档案归档操作细则》《档案存储标准规范》《档案利用管理规定》等多份专项制度文件。

2.3 创新信息化作业模式

以高效率、从技术角度来考察事业单位档案管理更新之路，物联网技术的加入会促使管理方式和操作程序得到改良，尤其是在应用范围的扩展以及运行过程中的实时监督能力的加强上。拿枣庄市市中区综合行政执法大队来说，其档案管理系统的设计要融合有线和无线通信技术。由于该单位不是通信业务的主要部门，而且受成本约束，所以不必单独创建专门的网络，可以依靠第三方公共服务平台达成资源的共享。在覆盖的区域规划方面，应该以档案管理部门作为中心节点，形成独立的物联网管控中心，并在有关业务科室放置固定的有线终端设备，保证数据传输的高效性与可靠性，还要做到档案信息的双向交流并支持迅速回应。在具体的运用环境中，如果档案的运用情景只局限在固定的办公场所，那么就可以依靠有线通信技术来完成数据的交互工作，但是如果需要扩大到移动或者室外等场合，就只能使用无线通信技术来完成信息的传递工作。根据档案管理部门的具体管理需求，应该制定出具有针对性的技术方案来加以解决，利用物联网技术广泛的覆盖范围以及快速响应的特点，搭建起智能化的操作平台，推动档案管理工作向着数字化、智能化的方向转型升级。

2.4 构建高效信息化管理系统以提升信息采集效率

传统纸质档案管理模式因为分类系统较为繁杂，整理时间很长，使得管理效率不高，并且很容易出现差错。在这方面，信息化管理系统凭借确立统一档案编目标准，形成标准化分类框架这样的手段，就达成档案信息结构化存储、快速检索的效果。这种系统还融合了电子化归档能力，保障数据的安全与齐全，极大地加快了档案处理的速度，明显减少了人工介入产生的错误。结合使用者的需求，平台提供关键词查询、全文检索、属性筛选多种查询方法，方便快速找到自己想要得到的资料。这个系统不但促使单位内部各个部门的合作，而且创建出针对各种业务范畴的资源共享平台，采用定时的数据同步机制改良了信息的采集工作，保证数据的质量和涵盖范围，进而改善了整个组织的运作水平。尤其是档案信息模糊或者数据出现异常的时候，可以依靠跨部门协作来迅速解决问题。智能化特征的档案信息化管理系统，很大程度上改善了档案管理工作的效率，它利用自动化技术提取主要部分，采用人工智能算法对数据展开深入分析，进而给用户提供更准确的信息搜索服务。

结语

建立创新型事业单位档案管理模式是适应新时代发展的战略选择，也是提升公共服务水平和治理效能的必然路径。完善网络设施、健全制度、优化业务流程并搭建数字化管理平台，可以有效地解决现行档案管理体系中的各种制约因素，促使它朝着智能化、高效化的方向发展。在此进程中，持续的技术革新与管理升级将成为关键驱动力。事业单位需紧跟信息技术的前沿发展，积极探索新兴技术的应用，如人工智能、大数据分析等，以进一步提升档案管理的智能化水平。同时，加强人员培训，提升档案管理人员的专业技能与信息素养，确保他们能够熟练运用新技术，有效应对数字化转型带来的挑战。

参考文献

[1]郭小霞.数字化时代事业单位人事档案管理的创新策略研究[J].中文科技期刊数据库(文摘版)社会科学,2024(12):252-255.

[2] 张 婷 . 数 字 化 转 型 背 景 下 档 案 编 研 工 作 面 临 的 挑 战 及 其 对 策 [J]. 兰 台 内外,2023(03):10-12.[022(05):0251-0253.