职业院校数字化档案建设路径的探索实践

泉州海洋职业学院积极推进数字化档案建设，以适应信息化发展趋势并提升管理效率和服务水平，采用“制度 - 技术 - 服务”三位一体的建设模型，进行系统化改革与创新，实现档案管理的智能化、数字化和服务化。

一、制定档案管理办法，成立专门队伍

为保证档案管理工作正常、有序的开展，必须建章立制，确保数字化档案建设顺利推进。泉州海洋职业学院依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等国家及行业相关的法规和标准制定适合学校校情的档案管理办法，包括《泉州海洋职业学院档案管理办法》，同时发布《关于启动学校数字化档案建设工作事项的通知》，明确各类档案归档范围及保管期限，规定各单位档案归档整理流程，让档案归档工作有章可循。二是设立档案室，统筹规划全校的档案工作，推进各部门档案归档工作。三是各部门确定一位负责人分管本部门的档案工作，并配备一名稳定的兼职档案管理员，具体承办本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档和移交工作，以保证归档工作的顺利完成；定期对兼职档案管理员进行培训，参加校内外相关业务培训或交流活动，选派优秀管理人员参加高水平学术会议，拓宽视野，更新知识体系。

二、推动数据标准化与规范化

建立统一的数据标准和规范，是确保数字化档案系统高效运行的基础。学校制定明确的数据标准，包括数据格式、命名规则、档案字段定义等，确保不同系统之间的数据能够互通互用。例如，规定档案文件的命名规则为，统一数据格式为常见格式等，明确档案数据中如档案创建时间、作者、来源等关键信息的定义与填写规范。

通过数据标准化，减少数据冗余，提高数据质量，为数据分析和决策提供可靠依据。不同部门产生的档案数据按照统一标准进行整理和存储，可避免数据重复录入和不一致问题，提升数据的准确性和可用性。

泉州海洋职业学院在档案管理系统建设时，对于系统中的基础数据例如组织架构、人员信息等皆从学校数据中台获取；对于档案文件的档号、文件号命名制定统一的按照部门代码、年份来编码，并进行编码重复性校验，避免重复归档。

三、强化技术支持与基础设施建设

学校数字化档案建设过程中，投入必要的硬件设备，如高性能服务器、存储设备、扫描仪等以及软件工具、转换助手，确保数字化加工工作有序进行。为满足需求学校配备了高性能服务器和大容量存储设备，能够保障系统的稳定运行和数据的快速处理，也可满足海量档案数据的长期保存需求。同时配备高分辨率扫描仪能保证纸质档案数字化加工的质量。

同时使用数据加密技术可对敏感数据进行加密处理，确保在传输与存储过程中的安全性；定期备份数据并存储在异地，能有效应对自然灾害、设备故障等突发情况，保障数据的完整性与可用性。

四、建设档案管理系统

学校建成了集档案管理、查询、利用于一体的档案管理系统是数字化档案建设，具备智能检索、档案挂接、线上借阅、档案共享等功能，在校用户可通过档案系统快速获取所需档案信息。

除此之外，档案系统还需严对用户权限精细划分。该档案管理系统可针对用户属性设置不同的用户权限，师生通过校内账号登录，可根据权限查询和利用相关档案信息；社会公众可通过申请注册，获取有限的档案查阅权限，满足其对学院历史、专业设置等方面信息的需求；各部门档案管理员拥有较高权限，可进行档案的管理与维护；涉及敏感信息，需经过审批流程方可访问。

五、推进档案资源的数字化处理

除了对以往纸质档案进行数字化加工处理并挂接到档案管理系统之外，对于已有的且在使用的重要业务系统进行数据对接，打破数据孤岛，最大限度实现档案资源集约化。

目前泉州海洋职业学院的档案管理系统已实现与校内办公自动化（OA）系统、学生工作系统、教务教学管理系统、人事系统对接，包含印章使用申请、党委发文签发单、发文签发单、非工程类合同审批、工程类合同审批、直批合同审批、学生处分、第二课堂、学生活动、学生奖助贷、课程质量评价、教学档案、人事档案等模块，可自动采集流程表单、审批过程、审批文件、过程文件，按规则自动传输，形成相关文件自动归档到档案管理系统对应的档案类目中，档案相关的信息字段皆从业务系统中获取并一一对应，档案管理员只需通过归档操作即可批量归档相关档案，全面提升了自动化归档水平，提高档案管理效率。

六、应用成效

目前学校档案管理系统已具备 90% 的主要功能，主要包括档案的收集、整理、存储、管理、查询、借阅、统计、打印、鉴定等基本功能。系统通过信息安全等级保护二级，在无效访问拦截率达到 100% ，与各个业务系统直接数据交换达到 90% ，档案数字化率达到 95% ，档案线上借阅率提升至 100%

通过档案管理系统的建设，学校的纸质资源得到极大的保存及利用，解决了传统文件管理中的低效、易错、安全性差等问题，也为学校的信息化建设添砖加瓦。

综上所述，职业院校的档案数字化改造是一个系统工程，需要从档案的全生命周期出发，进行全面的规划与实施。通过上述措施的实施，不仅可以提升档案管理的效率和质量，还能够为学校在治理现代化提供有力支持。在这一进程中，学校面临了不少挑战，也取得了显著的成效，提供了宝贵的经验教训。学校的案例为职业院校的档案数字化建设提供了一个可借鉴的模式。职业院校可以结合自身实际情况，探索适合自己的数字化档案建设路径，共同推动职业教育的现代化发展。

参考文献

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