建设项目档案管理的人工智能应用方法

工程建设项目全过程档案是工程项目规划设计、实施、验收等方面的信息载体，在项目整个建设过程中，发挥重要作用。因此，提高项目管理质量，提升档案管理效率。传统档案管理模式人工操作复杂，信息索引困难，安全性不高，在人工智能时代，通过人工智能技术可在信息归类、智能索引、安全保护等方面提高档案管理的质量。本文研究分析基于人工智能的档案管理信息存储、索引和管理安全等方面内容，为项目过程中的应用提供借鉴参考。

一、人工智能及其在建设项目档案管理中的应用优势

人工智能(AI)是对人类智能进行模拟、延伸、扩展的计算机程序，使用人工智能技术可完成一些本需人脑才能完成的任务，实现将所需内容进行归纳、分类等功能。随着技术的发展，人工智能技术已在数据处理、信息管理等方面广泛应用。目前，人工智能技术不断发展，尤其是自然语言、机器学习、图像识别等技术。自然语言可实现机器对人类自然语言的识别和解析，机器学习能够通过不断训练算法获取更优的决策结果，而图像识别功能允许机器进行“看见”并识别图片包含的内容。

人工智能在建设项目档案管理中的应用优势主要表现在：一是可以有效提升建设项目档案管理效率及精准度。建设项目档案管理工作以往主要是依靠人工完成，但是若信息数量较大，容易出现分类不准、定位困难等问题。利用人工智能分类、标签标注等方式进行档案信息的结构化处理，可以更高效地对档案进行存储，对档案信息进行快捷的检索。对人工智能系统的训练，是通过机器的自学习进行自然语言的处理，在此基础上应用智能检索系统可以完全理解查询者的意图，实现精准、高效的查询目标，达到提升工作效率的目标。二是可以减少建设项目档案管理工作中的错漏。建设项目档案管理工作主要是重复性多、精细化高的工作，难免会因为人为操作原因，引发遗漏、错漏等问题，不仅会影响管理工作质量，还会产生严重的安全隐患。利用人工智能技术可以完成档案管理全过程的自动化工作，进行智能分类与检索，减少档案管理中的失误发生，提升档案管理的精准性及准确度。三是可以通过减少人工投入，控制档案管理成本。建设项目档案管理工作需要进行人工分类、人工存储等工作，而应用人工智能技术可以代替上述人工管理工作，减少人力资源投入。借助档案信息管理系统对档案管理工作进行智能化处理，可以优化提升时间及空间资源的应用效率，降低档案维护、物理存储的投入。

二、建设项目档案管理中人工智能的具体应用

（一）人工智能在档案存储中的应用

人工智能在建设项目档案管理中的应用优化了存储模式，提升了分类、标签生成、安全管理和数字化管理的效率。具体应用包括：(1) 自动分类与标签：传统管理依赖人工分类和标签，既费时又易出错。通过机器自然语言处理技术，AI 能够自动识别文字、解析语义，并准确分类和生成标签，避免人为误差，提高存取效率。例如，设计文件自动归类为“设计类”，施工报告归类为“进度监控类”。(2) 智能归档系统：AI 算法自动完成档案归档处理，依据档案内容的重要性和敏感度决定存储方式，实现安全保护和便捷查询。关键技术包括机器学习构建归档决策模型、图像识别自动归档以及数据加密保障信息安全。智能系统还可与其他管理系统对接，提高工作效率，并根据文档使用频率和重要性执行自动归档、删除或迁移，优化存储资源。

（二）人工智能在档案检索中的应用

传统的档案检索依赖关键词匹配和人工查找，效率低且容易出错。人工智能的应用使得档案检索更加智能化和自动化，尤其在内容检索和语义理解方面，提升了检索效率和精准度。具体表现为：（1）基于内容的智能检索：通过 OCR 技术和自然语言处理，系统能分析档案内容并进行精确匹配，支持模糊查询，快速检索到相关档案信息。例如，输入“2023 年某工程施工进度报告”能精确检索到对应的进度报告。智能检索系统还可学习用户查询习惯，优化检索结果。（2）语义理解与自动化查询：AI 技术能理解用户查询意图，准确定位信息，避免因关键词不当导致的检索困难。用户可通过语音或自然语言发起查询，系统自动分析并返回相应结果，简化检索过程，提高效率。

（三）人工智能在档案安全管理中的应用

在传统的数据档案管理中，一旦受到数据泄露、篡改以及非法访问的安全威胁，难以及时有效地防范。而人工智能技术的应用，有效解决了档案安全管理所面临的信息存储安全威胁。核心技术的要点包括：（1）智能加密与防篡改技术。人工智能技术与加密技术融合后形成的人工智能加密，对传统数据存储形式及加密手段的分析对比，如基于 AES(高级加密标准)、RSA(非对称密匙)、区块链等加密技术存储的档案文件，数据在存储、交换以及传输过程中都被进行保护，传统的档案加密方式一般采用固定的密钥进行管理，而人工智能加密则根据不同数据的敏感程度、重要程度以及使用频次度进行动态加密，使密钥更具层次性与灵活性，因此相应的安全性更高。对不同数据档案进行的设置可以根据不同类型数据的重要性系数自动提升其加密级别，例如，对于合同、财务报表等需要严密保存的数据，系统自动地加入更高加密手段来实现对其进行访问的难度。同时，区块链技术的分布式账本中对数据进行管理，每一项档案修改都可以进行永久记录，防止数据篡改；（2）智能审计与访问控制。访问控制技术包括智能访客控制和智能行为控制，后者包括根据用户角色、身份验证、生物识别技术（例如，人脸识别技术、指纹识别技术）等技术访问控制不同类型级别系统主体。例如，根据岗位划分，工程师只能访问施工方案，财务管理人员只能访问预算报表等。通过人工智能根据访问权限实时检测访问行为并及时进行审计控制，智能审计可以按照法律法规进行安全风险的判定。比如，某用户短时间内下载很多敏感文件，系统可以进行自动分析，判断是否异常，需要做二次验证或者管理审核，避免信息泄密。人工智能可以自动分析用户的访问日志，产出安全报告，为安全管理人员提供管理隐患信息。人工智能还能够自动核查现行法规，分析档案的管理过程是否违规，避免因管理不善存在法律风险。

总之，人工智能技术的广泛应用，在建设项目工程档案管理存储、检索和安全管理中发挥巨大作用，有效提高档案管理的效率、精确度以及数据安全性。与此同时，人工智能技术应用在建设项目工程档案管理中，依然还存在数据的标准化、技术水平、隐私保护等因素影响，未来还需要进一步完善相关技术，增强档案管理系统的兼容性与有效性，使人工智能技术深度应用于建设项目工程档案管理之中，为工程管理信息化、智能化建设提供积极服务保障。

参考文献：

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