新时代事业单位档案管理规范化问题与对策分析

引言：档案管理是指对档案进行收集、整理、保管和利用的管理活动，是事业单位行政管理工作的重要组成部分，其规范化、标准化水平直接关系到所属单位的工作效能和综合管理水平。在新时期背景下，随着事业单位改革的纵深推进，档案管理工作在建章立制、提质增效中的地位和作用日益凸显。推进事业单位档案管理的规范化、标准化建设，既是顺应时代发展的客观要求，又是提升单位管理水平、促进单位事业健康发展的必然选择，做好这项工作对于推动事业单位的现代化进程具有重要的现实意义。

一、当前事业单位档案管理存在的主要问题

（一）管理制度滞后性

事业单位档案管理方面存在管理制度滞后的情况，普遍来讲，不少单位在档案管理上制度更新不及时，很多单位还在使用多年前制定的规章制度，这些制度无法契合新时代档案管理的需求，随着信息化进程不断加快，传统的管理条款没法涉及电子档案、云端存储等新兴领域，在实际操作里出现了制度空白。部分单位虽然制定了新的规定，然而内容太过笼统，缺少具体的实施细则，导致制度变成了形式化的文件。

（二）流程执行随意化

档案管理原本应当依照严格的收集、整理以及归档流程来开展工作，然而在实际的工作过程当中，操作标准大多时候会被简化或者被忽略掉，举例来说，有一部分档案并没有按照规定的要求进行分类，就直接被放入库房，借阅登记仅仅只是走个形式，甚至还出现了档案归还之后没有及时归位的状况。

（三）人员专业能力不足

档案管理队伍之中存在着较为十分突出的专业断层状况，一方面是老员工对于数字化技术的适应速度较为迟缓，另一方面是新进人员欠缺档案管理的基础知识，部分单位把档案岗位当作是“ 清闲的职位” ，安排并非专业的人员去兼任，以至于关键档案出现被错误销毁或者归档不恰当的情况经常发生。

（四）技术应用表层化

虽然有不少单位已经引入了档案管理系统，然而其功能开发大多只是停留在基础存储这一层面，比如说，电子档案仅仅是进行扫描备份而已，并没有实现智能检索或者数据分析的功能，安全防护方面仅仅依靠简单的密码，缺少像指纹识别这类分级保密措施。

二、推进档案管理规范化的对策建议

（一）健全分层管理制度体系

面对当下档案管理制度滞后状况，要构建能动态更新的分层管理机制，在顶层设计方面，需依据《档案法》修订本单位管理办法，清晰明确电子档案、数据安全等新兴领域的权责所属。在具体实施层面，要将操作手册细化，针对不同门类档案制定有差异的管理条款，像财务档案和人事档案，在保管期限以及查阅权限上应有所区别。并且要建立制度评估机制，每两年组织业务骨干与法务人员审查现有条款，及时废除不合时宜的规定，保证制度一直与工作实际相契合。

（二）推行标准化操作流程（SOP）

要解决流程随意化的问题，最关键的是把隐性经验转化成显性标准，可以参照 ISO 管理体系来构建档案全生命周期 SOP，在档案从生成、流转直至销毁的各个环节设置质量控制点，着重规范电子档案管理流程，明确元数据采集标准以及双套制归档的具体执行方式。配套开发可视化操作指南，采用流程图和文字说明相结合的形式，帮助工作人员快速掌握关键操作要领，同时建立交叉检查制度，让不同科室定期相互审查档案管理质量，将流程执行情况纳入部门绩效考核当中。

（三）构建长效培训机制

要改变当下碎片化的培训模式，就得设计出阶梯式的培养方案，对于新入职人员实施“ 导师制” ，安排经验丰富的档案员进行为期三个月的实务带教，着重训练档案分类、著录等基础技能。针对在岗人员开展“ 模块化” 提升培训，按照年度轮训数字化加工、信息安全等专题，培训结束后要借助实操考核才能结业。并且还应建立系统内部的知识共享平台，定期整理典型工作案例以及常见错误汇编，营造出持续学习的组织氛围。

（四）深化技术融合应用

技术赋能不能停留在设备采购层面，而要聚焦业务流程重塑。在系统建设方面，优先开发智能检索、相似档案关联推荐等实用功能，减少人工翻阅时间。推行"档案管理+业务系统"的深度对接，例如在OA 系统中嵌入档案自动归档模块，实现办结文件一键转存。安全防护则需构建多层级体系，对敏感档案实施动态水印、访问行为审计等措施。值得注意的是，技术改进应当伴随操作培训同步推进，定期收集一线人员的使用反馈，避免出现"为智能化而智能化"的无效投入。

结语

在数字化转型的大背景之下，档案管理工作正从以往传统的保管职能朝着知识服务方向进行转型，这样的转变使得事业单位要扎实稳固基础管理，而且还要关注未来的发展情况。未来的档案管理会变得日益重视数据价值的发掘以及应用，这就需要管理者有前瞻性的眼光去规划发展的路径，借助不断持续优化管理机制、提升人员素质以及深化技术应用，最终达成档案管理工作从规范化转变为智能化、从管理型转变为服务型的跨越式进步。

参考文献：

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