基层单位档案数字化建设的困境与对策

《中华人民共和国档案法》确立了档案在促进国家治理体系和治理能力现代化进程中的关键地位，作为国家档案资源建设的基础环节，基层档案的数字化转型是推动档案信息化建设的先决条件。通过实施档案数字化，不仅能够显著提升档案管理机构的服务效能，还能为组织内部运营和外部用户需求提供更优质的综合服务。这种传统纸质档案向数字档案管理的转变，从根本上拓展了档案在基层治理中的应用范围和效能，使其能够以更高效、更便捷的方式惠及更广大社会公众。

1 基层单位档案数字化建设的意义

随着信息时代的快速发展，传统纸质档案的缺点也越来越明显，纸质档案的收集、整理和存放均需耗费大量人力财力，占据大量空间，将文件进行电子存档则能够大幅提升档案的处理和存储效率。档案数字化后，通过输入关键词或建档时间等信息，能实现快速检索，降低人工查档时间，而且支持跨区域、跨部门档案信息共享，提升档案工作效率；而且有利于档案保存安全且延长保存时间，数字档案可实现异地备份，如云端存档，可避免因洪水、火灾、虫蛀等自然灾害或人为损害导致信息丢失，避免因长时间保存导致的字迹模糊和纸张老化等问题，档案通过加密和权限设置，限制对敏感涉密档案的访问范围，降低泄密风险；同时数字档案可有效支撑科学决策及应急响应，以水利档案为例，数字化档案为工程建设、水资源调度等提供结构化数据支持，有效辅助专业系统进行大数据分析和模拟预测，在水灾旱灾多发及突发时期，能实时调取河道、水库、堤坝等历史数据，提升决策速度；数字档案完整记录着水利工程全生命周期信息，包含设计至验收时期的资料，也便于后续进行责任溯源和工程维护；数字化档案还能促进基层单位数字化管理转型，是实行智慧水利的数据底座，支撑物联网、AI 和遥感技术等的应用，能够和GIS、BIM 等平台对接，实现多维度数据融合。

2 基层单位档案数字化建设中存在的问题

2.1 数字档案室建设程度低

有效的信息化依赖专业的硬件设备和软件系统。但部分基层单位对档案数字化的战略意义认识不够，资金倾斜度不足，人员配置不足，对传统纸质档案管理依赖程度仍旧很高。基础设施薄弱主要体现在软硬件设施薄弱方面，如配备的扫描仪或服务器陈旧，数量不够导致数字化存储空间有限；软件系统落后，没有统一的档案管理平台，本部门档案平台和本行业业务系统脱节。有些陈旧档案数量庞大，纸张破损或字迹模糊问题突出，导致扫描和OCR 识别成本较高。

2.2 数字化档案标准和规范缺失

档案的核心价值在于原始记录性，数字化档案过程中若标准和规范缺失则容易导致信息失真或被篡改，使档案凭证作用丧失。而且为满足社会上不同群体的查询要求，更需要档案数字化过程中注重标准和规范的统一。以往基层单位档案管理呈条块工作制，纸质档案的归档标准和存储样式不尽相同，这导致在由纸质档案转化为数字档案过程中存在标准不一的问题，在数字化流程中也存在扫描分辨率和文件命名规则不统一的问题，这些都导致数据杂乱现象频繁出现。

2.3 档案管理人员综合素质有待提升

当前档案管理人员数字化技能不足，IT 运维力量薄弱，缺乏既懂专业业务又熟悉信息技术的复合型人才。一些档案管理者对技术赋能的理解有偏差也影响着档案数字化建设。部分档案工作者简单认为数字化就是扫描存档和系统上线的融合，却忽视了档案的真正核心价值，如某些基层单位进行档案扫描后没有经过 OC 著录环节，导致查询电子档案仍需依靠人工翻查，档案管理成本不降反升。

2.4 档案管理安全意识有待强化

确保档案安全是档案工作的重中之重，基层单位档案可能包含大量涉密数据，规范管理是防范档案泄露、被篡改、丢失的“防火墙”。档案管理安全意识薄弱主要体现在两方面：一是在对原有纸质档案进行数字化转录过程中易出现保管不善导致丢失或缺损情况；二是档案授权操作问题，一般基层单位的档案属保密文件，若档案管理人员规范操作意识差，未严格按照“谁可查看 / 修改 / 删除”的标准进行授权操作，对加密传输和存储加密重视程度不够，就会在某个环节中导致越权访问或恶意篡改等风险出现。

2.5 档案查询及利用方式滞后

在社会快速变迁的背景下，跨区域、跨领域的频繁人员流动对公共服务效率提出了更高标准。档案资源的利用呈现出三个显著特征：使用频次持续攀升、利用主体日趋多元、应用场景不断拓展，这些变化对档案服务管理模式提出了全新挑战。然而，由于数字化建设滞后、服务平台运行不畅、跨区域共享机制缺失等问题，导致档案资源难以有效支撑基层社会治理工作的开展。

3 基层单位档案数字化建设措施

3.1 完善基础设施建设

强化顶层设计和支持。基层单位要将数字档案的建设列入单位信息化专项规划，明确分阶段建成目标。争取财政专项拨款支持，或通过本系统信息化项目配套资金解决。其次，对现有软硬件设施升级。有条件者可配备高速扫描仪、大容量存储设备，建立本地或云存储备份。软件平台建设可采用本系统专用的档案管理系统，基于区块链技术防止档案信息被篡改。以水利档案平台为例，可与 OA、工程管理系统对接，实现电子文件自动归档。

3.2 规范数字化档案流程

分步推进数字化进程，以水利档案为例，先进行重点档案如防汛工程档案、水资源调配记录等档案的数字化，后进行一般档案的数字化；先进行近期五年内的档案数字化，再对历史档案进行分批修复。大批量档案也可以请第三方专业数字化公司进行处理，确保质量及效率。参照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894）等国家标准，制定本单位档案数字化细则。对数字档案的格式进行统一，采用 PDF/A国际通用归档格式，统一元数据标准，确保长期可读性，避免因技术迭代导致“数字黑洞”。

3.3 强化档案安全保障

设置档案查阅权限分级，如普通人员仅可浏览公开档案，涉密或核心档案须经授权审批方可浏览。重视网络安全，设置防火墙和加密传输，定期对系统漏洞进行检测。建立异地备份中心，避免数据丢失。定期检验档案数据完整性，避免因存储硬盘损坏或病毒攻击导致档案丢失。

3.4 提升档案管理人员综合素质

组织组织档案数字化技术培训，提升现有人员技能。开展跨部门协作，联合IT 部门、业务科室成立专项小组，解决技术业务融合问题。

参考文献

[1] 薛艳 . 建设工程档案数字化管理策略创新 [J]. 中国建设信息化 ，2025（11）：40- 41.

[2] 钟泽波 ， 姜龙 ， 马晓丽 ， 等 .“ 十五五” 时期推进建设项目档案数字化转型升级策略研究 [J]. 档案管理 ，2025（3）：72- 75.

作者简介：袁思逸（1995- ）， 女，四川遂宁，本科，研究方向：档案管理。