文书档案收集和利用优化措施研究

引言

随着科学技术不断深入我国已经全面进入自动化阶段，文书档案从最初的纸张形式逐步转化为电子化。在这样的条件下文书档案收集与利用尤为重要，相关部门应与其做好衔接工作，并灵活利用现代技术进行辅助，以此进一步做好档案收集工作，能有效优化和弥补过去档案工作中的不足，进而实现全面升级，使其得到全面改善。

一、文书档案收集存在的问题

（一）重视度相对较低

部分企业对于当前文书档案的管理工作重视度相对较低，而且相关工作人员也没有认识到该项工作的重要性。在开展工作过程中大多缺少认真且负责的态度，再加之工作过程中部分工作人员并没有重视其工作要求，从而未能按照要求展开工作，严重影响了整体的工作效率。在具体的工作中部分人员对于信息技术的运用不够熟练，从而导致信息收集不及时，导致后续的利用受到影响。

（二）收集质量相对较低

文书档案收集工作是一项比较复杂的工作，在开展相关工作过程中需要各部门之间做好衔接，同时还要确保各部门彼此之间拥有良好的沟通，不然则会严重影响整体的工作效率。现阶段各部门在开展相关工作中缺少有效沟通，同时部分部门并没有做好积极配合工作，导致信息资料内容过于片面，还有部分文件收集资料不符合相关标准，从而严重影响了整体的工作效率。另外，还有部分档案信息无法实现共享，进而严重影响文书档案质量[1]。

（三）收集方式单一

档案文件收集工作完成后需要做好后续的保存工作，通过装订的形式将其内容进行保管，以防止重要信息丢失。不过目前来看，仍有部分企业在开展文书档案收集工作时候，还在采用传统的纸张保管形式，该形式具有较多的弊端，而且不利于存储工作。随着科学技术的不断发展，技术人员需要采取全新的收集方式，但目前来看，由于一些因素的限制，未能将其有效实行。

二、做好文书档案收集和利用优化措施

（一）提高档案管理相关人员综合水平

现阶段文书档案管理工作不容小视，其工作对于企业自身的发展有直接影响，应安排优秀人才对其加以重视，企业方面应加强档案管理队伍的建设，同时还要让相关人员明确档案管理工作的重要性，可以在制度、资金层面对文书档案管理人员给予支持，设立相关制度内容和加强队伍建设，以此让文书档案管理人员明确自身工作的意义和重要性。企业还可以聘请一些相关专家进入内部对其内容举办讲座，并与相关工作人员展开深入交流，从而加强队伍建设工作。另外，应加强相关技术的应用，大数据的融入可以使文书档案管理工作效率进一步提升，还有利于各项工作的对接，以此培养出更为优秀的人才。

（二）优化档案收集与归档工作

为进一步提高文书档案收集质量，相关企业应加强对于该项工作的管理工作，同时针对其工作内容制定相应的标准和规范要求，确保工作人员能够按照要求和规划完成各项工作，同时要保证工作的连贯性，并保证在规定的时间内完成该项工作。随后管理人员还要对收集工作进行全面审核，以此确保文书档案的真实性和可靠性，确保文书档案资料具有较高的使用或储存价值。另外，在收集过程中应对收集内容进行分类归档，同时还要避免重复收集等问题[2]。

（三）加强各部门之间协作工作

在文书档案收集过程中需要重视各部门之间的协作工作，让每个部门认识到文书档案的重要性，并且能够积极融入工作之中展开互相协作。可以利用现代技术建立局域网络或是直接通过线上保持部门之间的联络，针对文档问题可以及时进行沟通，从而时刻保证文档内容的实时性，而且若出现错误或是其他问题，相关部门也可以及时指正或是提出改进方案。另外，线上不仅有利于文字资料的传输，还可以将图片、影像、视频等相关内容进行传递，在保证工作的前提下还提高整体的工作效率。

结束语

综上所述，文书档案收集和利用是当前企业工作内容中比较重要的一环，特别是信息时代的到来，文书档案收集与利用需要结合实际情况进一步做出优化与调整，从而保证工作的有效性和实时性。不过目前来看，由于多项因素导致相关工作开展过程中面临较多的问题，影响了工作自身的作用，特别是不利于企业后期发展。因此，相关管理人员应结合实际情况做好各项工作，针对当前文书档案管理人员做好培训工作，同时还要优化档案管理工作的方式，采取多样且有效的方法做好改善。另外，还需要加强各部门之间的协作工作，以此确保该项工作的有效展开。

参考文献：

[1]杨碧锦.新形势下政府文书档案管理的优化策略[J].公关世界,2024,(13):73-75.

[2]刘德霞.石油企业文书档案管理现状及创新路径[J].办公室业务,2023,(20):23-25.