公路养护工程档案的规范化管理策略解析

公路养护工程档案是道路养护养护过程中形成的具有保存价值的文件材料，是开展道路养护工作的重要依据，是交通事业发展的宝贵财富。就目前来看，公路养护工程档案管理仍存在不少亟待解决的问题，这些问题不仅影响了档案管理工作的质量，还制约了档案作用的充分发挥。为了解决这些问题，笔者提出了一系列对策建议，以期为公路养护行业的可持续发展提供有力支持。

一、公路养护工程档案规范化管理的重要性

1. 保障工作的连续性与可追溯性

公路养护工程档案包含了项目的规划、设计、施工、验收等各个阶段的重要数据和文档，对于项目的历史记录、质量控制、法律依据、后续维护以及相研究和评估都具有重要意义。规范化的档案管理可以确保档案资料的完整性、准确性和系统性，为养护工作提供连续、可靠的信息支撑。规范化管理还可以减少档案遗失、损毁的风险，保障养护工作的可追溯性。

2. 提高工作效率与质量

养护工程档案种类繁多，如果管理混乱，就会导致档案查找困难，影响工作效率，还可能因档案使用不便而影响工作质量。规范化的档案管理通过对档案实行科学分类、合理排架，并建立检索工具，可以最大限度地方便档案的查阅利用，查找人员能够迅速从档案中获取所需信息，用于指导实际工作，减少不必要的重复劳动，提高了工作效率。

3. 推动公路养护工程信息化建设

档案的规范化管理作为养护中心信息化建设的关键基础，通过对文书材料格式、工程项目资料等进行统一标准的管理，能够构建工程档案的标准化管理体系，为后续数字化加工与系统开发工作夯实基础。

二、公路养护工程档案管理的现状

1. 档案管理制度有待完善，执行力度不足

目前，养护中心的文书档案管理制度建设还有待加强，档案管理规章制度不够全面系统，针对性和可操作性不强。在制度执行方面，也存在一定的偏差和不足，管理人员对制度的掌握和理解还有欠缺。领导干部受业务工作的牵制，对档案管理的督导检查力度不够，在一段时间内，单位的工作重心更多地放在了业务方面，在档案管理上投入相对不足，这种情况如果长期持续，档案管理与公路养护工作的协调发展就会受到影响。

2. 档案收集不够及时，归档不够规范

在文书档案的收集归档方面，还存在一些薄弱环节。个别承办人员对及时归档的要求认识不足，存在养护工程项目文件随意留存的现象有时由于工作忙碌疏忽，也会出现文件归档不及时、超过归档期限的情况。在文件整理和归档过程中，有的承办人员对文件材料的整理归类不够细致，存在混放、乱放的现象。还有一些人员认为文件自己保管更方便，对集中统一管理的必要性认识不足，这些问题如果得不到有效改善，就会在一定程度上影响档案的完整性和可用性，给档案的规范化管理带来挑战。

3. 档案存储条件有限，安全保障措施还需强化

受多种因素制约，档案库房普遍存在面积不足、设施老旧等问题，温湿度控制、防尘防蛀等档案保护措施也有欠缺，这些差距和不足对档案的长期安全保存构成隐患。除此之外，公路养护工程档案更多的是纸质档案，需要大量的实体空间来进行存储，随着项目数量的增加和资料的积累，存储空间需求不断增加，加大了管理成本。纸质档案容易受到自然灾害和意外事故的影响，如受潮、受虫蛀、火灾等，容易损坏和丢失档案信息，可能导致重要资料的遗失和档案不完整。

三、公路养护工程档案规范化管理的策略

1. 健全档案管理制度体系，明确岗位职责权限首先，统一的档案管理标准和规范应涵盖档案的命名规则、分类体系、档案存储和归档流程等方面。通过制定明确的命名规则，可以确保不同档案的命名一致性，便于识别和检索。同时，建立明确的档案存储和归档流程可以规范档案的存储和管理流程，确保档案信息的完整性和安全性。其次，明确各部门档案管理职责。根据管理任务设置岗位，做到分工合理、责任明晰。既要发挥专职档案管理员在档案收集整理、统计编目等方面的专业特长，也要调动养护工程业务人员参与的积极性，明确文件材料的形成与归档要求。

2. 改善档案存储与保管条件，提高安全防护水平

在硬件设备设施方面，要加大资金投人，改善档案库房条件，配置必要的温湿度控制、防尘防蛀以及防火防盗等设备设施，为档案的科学存储提供必备的硬件保障；在软件方面，要遵循档案管理的基本原则和要求，制定严格的库房管理制度，规范档案存储操作流程。明确专人负责库房管理，做好档案入库登记，定期开展档案检查和养护，及时发现和处置安全隐患。还要重视档案保管的制度化、规范化，严格执行档案查阅审批、案卷调用及归还登记等各项管理规定，最大限度地防范档案散失和破损。

3. 推进档案数字化建设，提升管理信息化程度

建立电子档案数据库后，各类档案信息能够实现数字化存储，进而达成档案信息的快速检索与共享。电子档案管理系统还可以实现多人协同编辑和审批，提高团队协作效率。其次，科学设计档案数字化流程。从档案准备、扫描识别、数据校验以及质检审核等环节人手，保证数字化过程规范有序，确保数字档案的真实性、完整性及可用性。此外，还需统筹推进存量档案与增量档案的数字化进程，主动开展既有纸质档案的补扫工作，按照分期分批的方式，将存量档案转化为数字档案。

4. 创新档案管理模式，推动管理提质增效

一方面，要创新档案管理理念，树立现代档案管理意识。转变档案管理就是“管档案”的传统观念，要站在讲政治、顾大局的战略高度，充分认识加强档案管理的重要意义，将档案管理提升到事关公路养护事业发展全局的高度来认识。另一方面，要立足工作实际，创新档案管理协同机制。当前，档案管理存在部门界限明显、业务壁垒森严、上下脱节以及区域共享不足等问题，严重制约了档案管理效能的发挥。要破除这些障碍，必须创新协同理念和机制，推动形成大档案工作格局。

四、结束语

公路养护工程档案管理面临管理制度不完善、归档不够规范、储存条有限、技术手段滞后等现实困境。通过建立统一标准、推进档案数字化建设、改善档案存储与保管条件等解决路径，可以有效应对这些问题。展望未来，公路养护工程档案管理将迎来更多机遇和挑战。我们应继续推动档案数字化管理，借助人工智能等先进技术，提高管理效率和数据安全。同时，促进信息共享与协同，推动档案管理向更高水平迈进，为公路养护工程的可持续发展提供坚实的支持。

参考文献：

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[3] 王娟 . 高速公路建设项目施工档案管理存在问题与对策思考[J]. 工程档案 ,2017(7);

[4] 亓丽、崔跃、罗琳 . 浅析建设工程档案管理的现实困境及解决路径 [J]. 黑龙江档案 ,2024(5);

周塔娜 出生年月：1995 年9 月性别：女

民族：蒙古族 籍贯：自治区市奈曼旗职称：中级（馆员） 学历：硕士研究生学位：硕士 研究方向：档案管理