如何做好企业物资采购招标管理

引言

物资采购中面临着诸多风险，如采购计划风险、合同履约风险、供应商管理风险和廉洁风险等。倘若这些风险无法得到有效的防控，将会给企业造成严重的损失。因此，对物资采购风险进行防控，对于企业而言是至关重要的。企业需要建立健全的风险管控体系，采取有效的措施来防范和应对各种风险，以确保物资采购的顺利进行，从而为企业的发展提供有力保障。

1 采购流程

当前企业物资采购流程通常涵盖需求识别、需求分析、市场调研、采购申请、采购方式确认、询价与报价比较、谈判与合同签订、合同跟踪与管理、接收与检验、入库与记录、发票入账与付款、供应商评价以及文档归档与审计等环节。然而， 在实际运行中， 该流程存在诸多问题。流程烦琐、效率低下问题突出。由于审批流程繁琐和供应商选择机制不成熟，平均采购周期延长 20% 以上。供应商选择环节缺乏高效的筛选机制 ， 在市场调研推荐阶段有时耗时过长；审批流程则涉及多个部门和层级 ， 一次完整的采购流程包含需求审批、方案审批、成交审批、合同审评等等环节，可能需经过10-20 人次的审批， 每人次审批时间在0.5-3个工作日不等 ， 导致审批时间漫长 ， 严重影响采购效率 ， 进而延误生产进度。部分企业采购审批环节多且僵化 ， 未考虑金额和紧急程度 ， 均遵循固定流程。这使得小额、紧急采购物资也需长时间等待审批 ， 无法及时满足生产或业务需求。例如 ， 某电子企业因市场需求突然变化 ， 急需采购一批关键零部件以调整生产计划 ， 但由于审批流程烦琐 ， 从提交采购申请到审批通过耗时一周 ， 错过最佳生产时机 ， 导致企业损失了一笔重要订单。

2 做好物资采购招标管理的路径探析

2.1 提升招标控制价计价精准度

（1）多渠道收集信息。在编制招标控制价前，招标方应深入物资采购市场，收集不同物资的价格水平、供应商信息、成本构成等关键数据，把握市场供需现状，合理估算所需物资的成本，并在此基础上合理编制物资采购的招标控制价。此外，招标方还要与供应商、行业协会等保持密切联系，及时获取最新市场动态，了解价格波动情况，并合理预测市场变化，以有效应对市场价格波动带来的风险。（2）做好物资需求测算工作。招标方应建立完善的物资需求测算体系，引入先进的测量技术和工具，对物资需求进行准确测算。例如，可利用信息化手段对所需物资的种类、数量、规格等进行详细记录和分析，确保招标控制价的设定与实际需求紧密匹配。在此过程中，招标方还要和相关部门人员进行沟通协调，及时解决因需求变更而产生的问题，确保采购工作顺利进行。（3）采用多元化计价方法。招标方需要对所需物资的特点和计价要求进行综合考虑，在此基础上灵活选择计价方法。例如，根据物资特性，可采用市场调查法、成本加成法等多种方法进行计价，并结合实际情况进行综合调整，最大限度地保障招标控制价的准确性和适应性。（4）合理确定投标利润率和风险费用分摊比例。在招标控制价编制过程中，招标方需要重视投标利润率和风险费用分摊比例的确定。具体来说，应结合市场状况和采购风险合理确定投标利润率和风险费用分摊比例，确保招标控制价既能吸引优质供应商，又能保障招标方的利益。（5）运用信息化手段，建立价格库，充分分析历史采购中的同一品类采购价格，为采购的成本控制提供数据支撑，利用系统数据沉淀分析价格波动规律，支持决策。

2.2 合同履约方面的防控措施

（1）明确合同关键条款。首先，要细化技术协议。在签订采购合同前，合同谈判的相关人员要对合同内的技术协议进行充分讨论。例如，对于原材料，要明确其化学成分、物理性能、尺寸、重量等关键指标。对于电子产品，要规定芯片型号、运行频率、功耗等参数。同时，还应明确质量检测的方法和标准，是采用国家标准检测方法，还是双方认可的第三方检测机构的方法等。其次，要明确交货期及计算方式。合同中应明确规定具体的交货期，包括年、月、日等详细时间。对于一些大型设备或复杂项目的物资采购，可以根据项目进度制定分阶段的交货计划。同时，要明确交货期的计算方式。一般来说，可以规定从合同签订并生效之日起计算，确保双方对交货时间的计算保持一致，避免因计算方式不同而引发争议，部分时间节点紧急的采购也可考虑从发出成交通知书之日起计算。最后，要明确验收标准和方法，包括检验的程序、检验的工具等。采取明确的验收标准和方法，可以保证验收的科学性和合规性，防止验收人员主观判断造成的验收偏差，避免因验收的主观性引起纠纷。（2）要明晰违约责任。合同须详细规定双方的违约责任。合同中应将双方在违反合同条款时应该承担的责任进行明确，包括违约金的计算方法、赔偿范围等方面的内容。例如，供应商不能按时交货，应按照合同总金额的一定比例扣除违约金；如果供应商所提供的物资不符合质量标准，应明确规定供应商必须承担退换货的责任，包括承担退换货的运输费用、检测费用等相关成本。如果因质量问题给企业造成了损失，供应商应按照实际损失进行赔偿，赔偿范围包括因设备故障导致的停电损失、维修费用以及对客户的赔偿费用等。对于企业自身可能出现的违约情况，如未能按时支付货款，也应当规定相应的违约责任，如支付逾期利息等。

2.3 加强人员培育，提升人员素质

在企业采购与供应链管理中，采购人员绝不仅是“买东西”的角色和流程的操作者，而整个采购与供应链体系的核心驱动力和关键执行者，更是战略价值的创造者、风险的控制者和供应链的整合者。采购人员作为企业物资采购管理的具体执行者 ， 其素质和能力直接影响着采购管理的水平和效果。企业应加强对采购人员的培训和培养 ， 提升其专业素养和综合能力。定期组织采购人员参加专业培训课程 ， 内容涵盖采购法律法规、合同管理、谈判技巧、成本分析、供应链管理等方面。邀请行业专家、学者和企业内部的资深采购人员进行授课 ， 通过理论讲解、案例分析、模拟谈判等方式 ， 提高采购人员的专业知识和技能水平。鼓励采购人员自主学习 ， 提供相关的学习资料和学习平台 ， 如在线学习课程、专业书籍、行业报告等 ， 支持采购人员不断更新知识结构 ， 跟上行业发展的步伐。强化职业道德教育 ， 培养采购人员的廉洁自律意识和职业操守。通过开展职业道德培训、廉政教育活动、签订廉洁承诺书等方式，引导采购人员树立正确的价值观和利益观 ， 自觉遵守企业的采购管理制度和职业道德规范 ， 杜绝采购过程中的违规行为和腐败现象。建立健全采购人员的考核激励机制 ， 将采购人员的工作业绩与薪酬待遇、晋升机会等挂钩 ， 对表现优秀的采购人员给予表彰和奖励 ， 激发采购人员的工作积极性和创造力。

结语

随着社会经济的不断发展以及行业市场的不断变化，企业物资采购规模扩大，使招投标管理工作的重要性逐渐凸显出来。而招标控制价编制作为项目招投标管理中的重要一环，对于规范采购市场投标行为、降低投资风险、提高企业物资采购招投标透明性具有重要意义。因此，企业应准确合理地编制招标控制价，提高招标控制价和采购清单编制的质量，提升组价的准确性和可靠性，并进一步强化内部审核与调整，以有效保证招标控制价的合理性和公正性，为物资采购的顺利进行提供有力支撑。

参考文献

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