职工档案电子化管理探析

对于企事业单位来说，职工档案是重要的文件资料，记录着职工的个人工作经历和工作表现等内容，对企事业的人力资源管理具有重要意义。在科技迅猛发展的现代，传统的纸质职工档案管理由于其效率低下且错误率高等不足，已无法满足现代企事业高效管理人才档案的要求。笔者结合档案管理实践，以办公室副主任的视角，探究在科技飞速发展的现代职工档案电子化管理的必要性和相应的管理策略，为企事业职工档案电子化管理提供有益的参考。

一、职工档案电子化管理的必要性

（一）提高管理效率

在传统的纸质职工档案管理模式下，职工档案管理需要由人工完成，在档案收集、梳理和整理成册等环节都需要耗费大量的时间成本和经济成本。这种传统的档案管理模式极大地影响了档案管理的效率，不利于档案管理工作的高效率完成。在职工档案管理中引入电子化手段，能有效弥补传统人工档案管理效率低下的不足，从职工信息录入、分类和电子化存储过程中都能高效率完成，使档案管理的时间和人力成本降低。例如，在要录入新职工档案信息时，仅需要将原来纸质档案放置到特定扫描区域就可以实现职工档案信息的快速上传，在原档案信息的基础上录入新信息即可，点击保存键就可实现档案的快速存档。当需要查询该职工的档案信息时，仅需要在档案管理终端输入职工姓名等关键词，则系统会自动弹出该名职工的档案信息。

（二）优化服务质量

在传统的人工纸质档案管理模式下，档案查阅需来到现场，受到档案管理部门工作时间的影响，查阅者不能实现随着查阅档案。在职工档案管理过程中引入电子档案，能档案查阅不受时间限制，仅需在档案管理终端系统输入所需查询信息的关键词，则可立刻实现档案查询，免去传统档案查询的繁琐流程。例如，某职工想查询其档案信息，则可以直接在职工档案管理 APP 中，点击个人档案查询，则 APP 会自动会职工呈现其档案信息，能有效优化其服务使用体验，提高档案管理部门的工作质量。

（三）保障档案安全

传统的纸质档案管理在存储方面受到限制，如当发生火灾、洪灾等情况可能出现档案损毁，导致档案中的关键信息难以辨认，也无法实现复原。同时，在人员查阅档案的过程中，可能由于操作原因，如用沾水或沾有油渍的手直接触摸纸质档案，则纸质档案可能会受到污染，导致档案信息不全，影响部门的档案管理工作高效开展。在职工档案管理中引入电子化手段，能有效避免传统纸质档案面料的自然因素和人为因素导致档案损毁的风险，保障职工档案的安全。在职工档案的电子化管理过程中，职工档案一旦进入电子存储系统则可实现永久保存，便于查阅。同时，职工档案电子化能有效结合电子加密技术，实现档案查阅权限分级管理，针对不同级别的人员开设不同的档案查阅权限，能有效避免职工档案信息泄露的风险。

二、职工档案电子化管理的策略

（一）加强基础设施建设

目前，部分企事业单位中的职工档案电子化管理还存在基础设施不完善等问题，这极大地影响了档案管理工作的高效开展。因此，企事业单位需加强档案电子化的基础设施建设，加大对档案管理硬件设施和软件系统建设投入，优化职工档案管理流程。从硬件设施来看，企事业单位需配置高性能的电脑服务器，使职工档案电子化管理的过程中能实现长期稳定运行，在面对大量职工档案信息数据存储和分析需求时不出现卡顿现象。同时，还要配置高分辨率的扫描仪器，使在扫描纸质档案时，能实现纸质档案快手清晰上传，提高职工档案信息录入的效率。从软件系统来看，在选择或开发档案管理软件时，需考虑企业需求，要使得管理软件与需求适配。在选择软件系统型号的过程中，既要考虑软件的功能和易用性，还要考虑软件的兼容性和安全，保障后续的档案存储和查询工作。

（二）提升人员素质

为了使档案管理部门职工能顺利使用电子化手段完成职工档案管理工作，企事业需对档案管理部门的工作人员加强培训，使得档案电子化管理工作能有效开展。企事业单位组织的档案管理培训应包括电子化技术应用和档案管理流程等专业知识和技能，使得档案管理人员具备档案电子化管理的素养，优化部门的档案管理工作。同时，要加强全体职工的培训，使得全员了解档案管理常识，知晓档案管理的重要意义和了解电子档案的查询流程，优化档案管理查询服务，使得每位职工都能享受档案电子化带来的便捷。

（三）完善管理系统功能

在企事业档案电子化管理的过程，需不断优化电子档案管理系统的功能，简化档案信息化管理工作，实现职工档案的高效管理，提供高质量的档案查阅服务。企事业单位需从优化档案录入与分类功能、强化档案检索功能和加强电子档案备份和安全管理等方面完善档案电子管理系统功能。从档案录入与分类功能来看，这是职工档案管理的基础环节，为了减少录入的失败率，档案管理部门可引入智能识别技术，如 OCR（光学字符识别）技术等，使得在扫描员工纸质档案的过程中能实现文字信息的快速识别；从强化检索功能来看，企事业档案管理部门应完善档案电子管理系统的检索功能，为查阅者提供多种信息检索方式，可使用关键词、模糊检索等多种方式实现检索，满足不同查阅者的档案查阅需求。从加强职工档案数据备份和安全来看，档案电子化管理系统需定期更新和维护，保障职工信息的存储安全，避免电子档案出现信息遗失的风险。

总之，职工档案电子化管理在对于现代企事业单位具有重要意义，不仅能有效提高档案管理工作的效率，还能优化档案管理服务质量和保障档案管理安全。从职工档案电子化管理优化策略来看，企事业单位需从加强基础实施建设、提升职工素质和完善档案管理系统功能等层面入手，实现档案管理工作降本增效。

参考文献：

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