基于信息化技术的事业单位档案智能管理探究

前言：档案是事业单位内部重要的数据资源，在单位内部运行和服务社会的过程中发挥着巨大的作用。随着信息化时代的到来，档案管理工作也迎来了全新的发展机遇。数字化技术打破了传统档案管理中物质载体的束缚，实现信息数据的快速处理、分类、保存和应用。信息化应用也突破了信息共享的局限性，拓展信息资源共享和应用渠道。而在以人工智能为核心的智能化浪潮正不断来袭的背景下，传统的档案管理模式正在迎接新的机遇与挑战。

一、事业单位档案管理信息化的积极意义

（一）提升档案管理效率

事业单位的档案管理工作主要是依靠硬盘和云储存方式处理信息数据，这不仅扩充了数据信息储存容量，同时还可以进一步提升档案信息质量。工作人员利用计算机通过文字编辑与录入，进一步降低了档案管理难度，同时提升了档案管理效率，丰富了档案数据管理和储存的方式。突破了空间对于档案管理的约束，工作人员可随机开展管理工作，确保提升用户服务质量。

（二）提高信息化水平

新时期背景下数据信息的传输与共享主要是通过网络进行，以电子文档作为主要储存模式。因此事业单位在日常办公的过程中电子文档的使用频率也相对较高，在提升事业单位日常办公效率的同时，也提升了事业单位的信息化办公水平。信息化的核心在于共享，开展档案数据信息共享，也标志着信息实现了实时传输，为信息数据交换提供了便利，从整体上提升事业单位办公水平。提高事业单位相关工作人员综合素质，推动事业单位稳定发展。通过信息系统进行档案储存，降低了事业单位内部档案数据信息的使用难度，工作人员在查阅档案信息的过程中更加方便，极大地提升了事业单位档案管理人员以及相关工作人员的工作效率[1]。

二、事业单位档案智能管理策略

（一）建立档案大数据平台，奠定智能化管理基础

基于数据驱动背景下，事业单位若想要推动档案管理朝智能化改革方向发展，创建档案大数据平台是奠定基础和提供稳定支持的重要路径。大数据平台会源源不断地向智能化应用输送新鲜血液，只有数据得到充分积累和高效流传，智能化才能够展现其重要的价值，应用的场景也会不断地增加。因次，事业单位要意识到数据要素在自身发展中的战略价值，加大档案大数据平台的建设力度。首先，应在单位内部全面开展档案数字化，将原有的档案信息数据从物质载体中剥离出来并转化为数字化的信息资源。利用多种智能化技术实现对档案数据的多模态储存以及获取，在最大程度上提升档案数字化的效率与质量。另外，在确保数字化的同时，相关工作人员要意识到档案数据汇总的重要性。单一化分离的档案数据在单位内部的各个系统中犹如一个“信息闭环”，缺少联系与融通。想要解决这种数据局限问题，就要建立统一化的数据管理中心，利用元数据标引、关键词思索等方式，实现多源数据的互融互通，形成结构化清晰的大数据资源库。在数据收集、保存以及应用等环节也要始终遵循大数据架构设计理念和应用原则，通过分布式储存结构和并行计算框架，以满足档案数据规模的不断扩大和实时应用范围不断增加的需求 [2]。

（二）优化档案业务流程，提升管理质量

实现档案管理智能化不仅体现了新兴技术的快速发展，更是优化管理流程提升管理效率的重要契机。事业单位应围绕智能化需求，以问题为切入点，从整体上明确档案管理工作的具体流程，利用价值流分析等工具，对提升效率过程中存在的问题环境进行精准研判和优化改良，确保智能化技术和流程优化的进一步融合。如在档案数据信息收集和整理环节，RPA 机器人相较于传统人工操作可以高效率地完成重复性信息数据处理任务，提升工作效率和精准度；在档案数据性质界定和保存环节，利用人工智能技术搭建的档案知识库和规则引擎，通过分析历史案例和代表性工作经验设计鉴定规则，在提升专业化水平的同时又能够降低人力投入成本。

（三）融合人工智能，促进档案管理智能化升级

面对智能化时代蜂蛹的浪潮，事业单位应积极发挥智能化技术优势，将档案管理从自动化推向智慧化。机器学习以及深度学习算法都能够在档案管理中发挥巨大作用，尤其是在本文分类和命名实体识别以及卷宗主题标引等方面。人工智能与档案管理的深度融合，将推动事业单位的档案管理工作由传统的被动响应转化为主动服务、从经验引导转变为智慧决策，实现智慧化档案管理新天地 [3]。

结语：结合以上，信息化时代使得事业单位档案管理工作迎来了智能化发展的新机遇。创建档案大数据平台、优化档案业务工作流程、应用人工智能技术等方法，是推动档案管理智能化改革的重要途径。站在新的发展起点，事业单位档案管理人员肩负重任，紧跟时代发展才能实现自身价值。

参考文献：

[1] 林诗艺 . 基于信息化技术的事业单位档案智能管理研究 [J]. 中国管理信息化 ，2025，28（08）：171-173.

[2] 张岩 ， 丛日丽 . 基于信息化技术的档案智能管理策略分析 [J]. 赤峰学院学报 （ 自然科学版 ），2024，40（04）：74-76.

[3] 马燕燕 . 企业档案智慧化管理的特色和优势 [J]. 现代企业文化 ，2022，（35）：31-33.