智慧校园视角下中职校档案管理机制现状及优化措施

引言

当今的计算机网络技术的发展下，各个行业和领域也在朝向着现代化发展，而在社会的大环境下，中职学校档案管理工作也逐渐呈现出科技化以及现代化的现象，在智慧校园视角下，进行档案管理中能够广泛的运用了现代化的存储技术，信息采集分类的软件等，这不仅能够提升实际的管理效率，还能够确保档案管理工作的准确性得到极大程度的提升，在这种档案管理理念下，能够采用高科技的手段，将科学的理论作为基础指导，以此来进行高效率的管理。让档案管理工作能够达到预期的效果。当今智慧校园视角下，中职档案管理工作已经取得了一定的发展效果，但是在实际进展的过程中依旧存在着很多的不足之处。

一、中职院校档案管理机制现状

（一）档案管理资金投入的不足

在实际进行档案管理工作的过程中，因为很多的管理人员对于中职档案管理工作并不是十分了解，也就无法积极主动地进行档案管理的探索，没有经过探究也就不会向上级进行费用的申请。很多领导对于档案管理工作也不够重视，就会导致实际工作进行中设备的投入十分有限，也没有购入先进的设备进行管理。而这样不仅会导致管理的手段较为落后，管理模式也不够规范，数据的记录也无法得到完善。因为学校领导的不重视，导致管理工作的经费不充足，智慧课堂背景下档案的信息化管理效果也无法得到落实。

（二）档案管理人员素养不足

想要确保档案信息化管理顺利开展，就需要在实际的工作中能够合理运用现代化设备，但是当今很多中职档案管理人员因为自身的知识水平以及职业素养有限，一些管理人员对于先进的设备无法合理地使用，对于设备操作不够熟练，就会导致在实际档案管理中效率比较低，所以在实际档案管理工作中不仅需要保证管理人员的专业素养能力，还需要保证其能够对先进的设备操作熟练，才能确保档案信息化管理工作效果得到落实[1]。

二、智慧校园视角下中职院校档案管理优化策略

（一）强化档案管理的建设中心的公共服务职能

在智慧课堂背景下档案信息化管理中，学校领导以及档案管理人员需要明确各自的工作范围与职责，收集整理与分析运用是档案行政管理的核心内容，所以档案管理中也需要积极划分各自职责，实现无缝对接、优势互补，从而保障该项工作的顺利开展。另外，在中职学校中，还应对档案管理人员进行专业领域的教育培训，比如档案数字化、档案管理、信息技术、职业道德等方面的培训，促使档案管理人员提高对自身服务水平与工作能力的要求，强化自身的服务意识与责任意识，以更耐心、细心的态度来开展该档案管理工作，从而保障中职学校档案管理质量得到保障。

（二）对管理意识强化加大资金的投入

想要确保智慧校园视角下中职学校档案的信息化管理，就必须要加强对于档案管理的资金投入，要求学校领导能够对档案管理工作有一个较为准确的认知，需要加强对于档案管理资金和设备的投入，档案室构建中，需要做好通风、安全、防潮等措施，要根据实际需求来合理应用电脑以及监视设备管理，这样不仅能够确保档案资料的安全性，还会防止资料出现丢失的现象。还需要为档案管理工作提供信息技术层面的支持，在提升管理意识下确保档案管理效果的提升。

（三）全面提升档案管理人员的素养

人是进行档案信息化管理工作的基础，所以人的作用是十分重要的，想要让档案数字化管理工作的实现，就必须要对中职档案管理人员自身的思想观念进行转变，能够让其对于档案管理的发展趋势有一个较为准确的认知，能够在当今全新的形式下妥善的保管档案文件，还需要能够通过先进的技术来对档案进行管理，需要相关管理人员能够认识到该份工作具有的独特性以及重要的意义，对于自身的要求不断的提升，通过各种渠道来提升管理人员知识水平以及专业素养。当今档案信息化管理下，管理人员和传统的档案管理人员所需要掌握的知识技能有着很大不同之处。当今智慧校园视角下进行中职档案管理不仅需要工作人员拥有良好的管理水平以及专业素养能力，还需要其拥有开拓创新的意识以及数字化应用能力，从而加快档案管理的现代化进展。所以就需要在进行管理人才选择的时候能够建立科学的选拔制度，在进行选拔的过程中不仅需要其具有专业知识素养，还需要具有计算机的操作水平以及较高的道德水平，需要通过各种手段进行管理人才的培训，比如可以聘请一些专业的老师来为管理人员进行计算机知识的教授。通过人才选拔制度以及培训制度的建立便能够让档案管理人员渐渐具有全方位的能力，进而有效地解决中职档案管理工作存在的问题，确保档案信息化管理工作顺利进展 [2]。

（四）重视档案管理的规范化和标准化

在档案管理过程中，想要在智慧校园背景下开展中职档案管理的信息化建设，就需要保证管理中具有规范性以及标准化，确保中职档案管理顺利进展，达到最大的效益化。如果在进行档案管理中仅仅有技术支撑，而标准化和专业化的程度不足就会导致档案管理的效率和速度无法得到保障。所以在当今的中职档案管理工作中就需要确保各个地区的管理内容统一化，各个地区之间进行标准化的建设，让资源能够实现共享，这样才能够提升中职档案管理效果，也能够落实智慧校园构建目标。

结束语

在建设智慧校园的大背景下，建设中职档案信息管理，对档案资料未来发挥的作用有着十分积极的影响。在进行信息化建设过程中，也需要相关人员能够积极转变自身理念，能够将思维定式进行改变，还需要对服务模式进行更新，以此来实现中职档案信息化建设，确保中职档案管理工作的高质量发展。

参考文献：

[1] 赵哲 . 智慧校园中的多功能一体化档案管理平台设计 [J]. 兰台内外 , 2025, (15): 46-48.

[2] 钟梅 , 罗国求 , 苏继凤 .“互联网环境下中职院校数字档案信息化建设方法探究 [J]. 兰台内外 , 2021, (14): 7-9.