新时代纸质文书档案管理流程优化路径

引言

纸质文书档案承载着组织运行过程中的重要信息，是组织发展历程的真实记录。从历史发展来看，纸质文书档案管理由来已久，在长期实践中形成了相对固定的模式。然而，步入新时代，数字化信息爆炸式增长，传统纸质文书档案管理流程的弊端逐渐凸显。一方面，海量纸质档案占据大量存储空间，管理成本不断攀升；另一方面，手工操作的管理方式导致检索效率低下，难以满足快速获取信息的需求。因此，探寻科学有效的纸质文书档案管理流程优化路径，成为档案管理领域亟待解决的重要课题。

1 纸质文书档案管理现状

纸质文书档案目前仍是国有企业主要的档案组成，数量庞大，在其管理过程中也面临着诸多问题。一是管理不规范。由于缺乏统一的管理标准和规范，许多单位的纸质档案管理存在很大的随意性，一些单位在档案的归档、整理、保管等环节没有严格按照相关规定执行，导致档案的分类不清晰、编号不规范、存放混乱，这种管理不规范的现象严重影响了档案的完整性和系统性，使得档案在需要时难以迅速、准确地查找和利用。二是保存寿命问题。纸质档案的保存寿命受多种因素影响，如纸张质量、保存环境、使用频率等，虽然一些特殊纸张经过特殊处理延长保存时间，但也难以达到永久保存的要求，随着时间的推移，纸质档案可能会出现纸张老化、字迹模糊、虫蛀、霉变等问题，导致档案的完整性和可读性下降。三是人才短缺。档案管理是一项专业性很强的工作，需要管理人员具备扎实的档案管理知识、丰富的实践经验以及较强的责任心，但是当前有些单位的档案管理人员存在专业知识不足、业务能力不强等问题。一些单位的档案管理人员甚至是兼职或临时抽调的，缺乏系统的培训和实践经验，使得档案管理工作难以达到规范化、科学化的要求。四是存储空间不足。随着社会的发展和档案数量的不断增加，许多单位的档案存储空间已经接近饱和，甚至出现严重不足的情况，纸质档案需要占用大量的物理空间进行存放，而一些单位的办公场所本来就有限，难以提供足够的档案存储空间，这导致单位档案只能堆放在临时场所或拥挤的库房中，不仅影响档案的保管质量，还增加档案管理的难度和风险，有的单位为了解决存储空间不足的问题，不得不频繁搬迁档案，增加了档案损坏或丢失的风险。五是检索效率低下。纸质档案的检索主要依赖于人工操作，查找过程繁琐且耗时。由于档案数量庞大、分类复杂，管理人员在查找某一特定档案时往往需要花费大量的时间和精力，尤其是在档案管理不规范的情况下，检索效率更是低下，纸质档案的检索还受到档案存放位置、编号是否清晰等因素的影响，进一步增加了检索的难度。

2 新时代纸质文书档案管理流程优化路径

2.1 文件材料的收集

（1）收集范围确定。单位在工作过程中会产生大量文件，准确界定收集范围是确保档案完整性的关键。收集范围包括本单位的收文、发文以及内部文件。收文涵盖上级机关的指示、批复，同级单位的来函等；发文则包含本单位向外部发布的各类公文、通知等；内部文件如会议记录、规章制度草案、工作汇报等同样不可忽视。例如，某企业在收集文件材料时，不仅将与业务相关的往来函件纳入收集范畴，还特别注重内部各部门会议纪要的收集，为企业决策和业务复盘提供了丰富资料。（2）收集渠道与方法。建立多元化收集渠道至关重要。一方面，借助收发文登记制度，通过收文登记本、发文登记本详细记录文件的基本信息，确保 “红头文件” 等重要文件不遗漏。另一方面，主动排查单位内部各部门在年度工作中产生的 “白头文件”，如会议材料（工作总结、计划、表彰材料等）、综合材料（各类花名册、登记簿、年报表、介绍信存根、协议合同等）。可采用定期部门报送与档案管理人员不定期抽查相结合的方法，保障文件收集的全面性。例如，每月月初各部门按时向档案管理部门提交上月文件材料，档案管理人员在月中进行随机抽查，查漏补缺。

2.2 提高档案管理队伍的专业化水平

当前办公室档案管理工作不仅要求管理人员具备传统的档案整理和分类能力，还需要其掌握现代信息化技术，适应数字化、网络化发展的需要。因此必须进一步加强档案管理人员的业务培训，帮助档案管理人员掌握最新的管理方法和技术手段，提高其在档案收集、整理、归档和存储等方面的实际操作能力。同时，培训内容还应涵盖档案管理中的法律法规、信息安全保护等内容，增强从业人员的职业素养和责任意识。随着信息化管理的普及，引入专业的技术人才也是推动档案管理数字化的关键环节。专业技术人才可以帮助单位建设和优化档案管理系统，运用先进的数据库技术和自动化工具提升档案的分类、检索和存储效率；能够针对档案数字化转型需求设计个性化、模块化的管理平台，确保纸质档案与电子档案的无缝对接，推动档案管理向智能化、高效化的方向迈进。

2.3 完善档案管理制度

（1）明确档案管理职责。建立健全档案管理责任制，明确各部门在档案管理中的职责。档案管理部门作为核心部门，负责制定档案管理的总体策略、规范和标准，对档案的收集、整理、保管、利用等全过程进行监督和指导。其他部门则需指定专人负责本部门纸质文书档案的收集和初步整理工作，并按照规定时间将档案移交至档案管理部门。例如，在政府机关中，各科室负责收集本科室在工作过程中形成的各类文件，定期整理后移交至机关档案室。通过明确职责，避免出现档案管理工作中的推诿扯皮现象，确保档案管理工作有序开展。（2）规范档案管理流程。制定详细的档案管理流程规范，从档案的产生、收集、整理、归档、保管到利用，每个环节都要有明确的操作步骤和要求。在档案收集环节，明确收集的范围、时间节点和质量标准，确保档案的完整性和准确性；整理环节要规定分类方法、装订要求和编目规则，使档案整理工作规范化；归档环节要确定归档的方式、存储位置和交接手续，保证档案安全有序归档。例如，在企业档案管理中，规定合同档案在签订完成后的一个月内，由业务部门整理归档至企业档案室，档案室接收档案时要进行严格的验收。通过规范流程，提高档案管理工作的效率和质量。（3）建立档案监督机制。为确保档案管理制度和流程的有效执行，建立档案监督机制。定期对各部门的档案管理工作进行检查和评估，检查内容包括档案的收集是否齐全、整理是否规范、保管是否安全等。对档案管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对存在问题的部门提出整改意见，并跟踪整改落实情况。例如，通过监督机制，强化各部门对档案管理工作的重视程度，保障档案管理工作的顺利进行。

结语

综上所述，优化纸质档案管理流程，提高档案的利用效率和便捷性已经成为推动档案公共服务水平提升的重要途径。在实际工作过程的开展中，还需要相关管理人员结合纸质文书档案的特性做好档案的收集、整理、鉴定、保管等工作，以便保障纸质文书档案的安全。

参考文献

[1] 沈虹霞 . 纸质档案向数字档案转型过程中的信息组织与检索优化 [J]. 造纸信息 ,2024(12):125-127.

[2] 阴明超.纸质档案保护策略研究[J].中华纸业,2024,45(07):146-148.