建设项目档案标准化管理方法探析

1 煤矿建设项目档案的特点

首先，煤矿项目档案展现出其多维度特性。煤矿工程构成繁杂，涵盖了众多子项目，并且在每个子项目分解后，还会触及众多彼此独立的领域，这就导致了煤矿企业在进行工程实施时，需设立诸多职能部门，各自肩负不同的职能。员工需汇总来自这些不同部门及岗位的档案资料，诸如行政管理、财务审计、地质勘探、煤矿挖掘等领域，档案资料数量极为庞大。

其次，煤矿项目档案体现出其涉及范围的广泛性。在煤矿工程档案管理中，管理人员需详尽记录工程建设的每一个阶段以及管理细节，无论是管理机构的活动还是地下及地面的生产作业，均需细致记载。此外，档案管理员还肩负着对工程规章制度、各部门领导指示的保管职责，需要记录的信息量大，工作的覆盖面极为宽广。

最后，技术性文档在应用频率上占据较高地位。在煤矿建设项目的全周期内，确保生产安全至关重要，必须优先确保施工安全，这是提升项目品质的基础。因此，负责施工监管的人员需强化监督及管理职责，从源头上杜绝安全隐患。众多监管任务往往依赖技术性文档作为审查的基准，以此提升审查的精确度和实施性。

2 建设项目档案标准化管理的必要性

2.1 符合行业发展要求

煤矿建设项目档案的管理过程较为繁琐，推行规范化管理有助于提升项目档案处理的工作效率和品质，并能有效预防潜在的风险。标准化管理作为一种先进的管理模式，在项目档案管理中的应用极为适宜。档案管理规范清晰阐述了档案管理的标准及基本理念，为建设主体、协作单位及相关从业者划定了责任与要求，并强调档案的规范化管理势在必行。

2.2 确保基建资料的完整性

从项目的提议、审批，到资金的划拨、施工的开展，相关资料的积累是逐渐进行的，伴随着持续的论证和审批流程。若在此过程中出现任何问题，还需进行相应的调整，资料的缺失可能会导致严重的后果。实施档案管理的标准化，可以有效确保文件的安全性，防止文件遗失或不完整的情况发生。

3 建设项目档案标准化管理的实施方法

3.1 建立组织制度

确保档案资料的完整性、精确度与更新速度，同时也要保障档案使用的便利性与保密性，构成了档案管理的主要宗旨。档案管理的核心理念则涵盖了标准化、执行性、适宜性等方面。在项目建设的施工阶段，构建高效的体系与规章制度对于有序地执行和管控档案任务至关重要，这可以保障工程项目档案管理的流畅实施。若是没有健全的体系与规章制度，极有可能引发档案管理的紊乱、资料的不全乃至遗失。因而，打造一套恰当的体系与规章制度，对于维护施工项目档案管理的稳固性与可信度，显得尤为关键。

在构建管理体系的过程中，首要任务是划分清晰各个职能部门的职能范围、权限界定以及工作程序，从而保障档案资料得到妥善保管与维护。紧接着，需制定出一系列档案管理的规范制度及整理目录，以此规范工程档案的管理动作及准则，进而提升工程档案管理的工作效率与精确度。最终，应出台与项目实际需求相契合的档案管理操作指南和人员培训方案，以增强相关人员对档案管理工作的认识和技能水平，确保管理体系的有效贯彻和档案管理活动的顺利开展。

3.2 统一编制管理标准

通过制定统一的档案编制规范，能够保障项目档案的品质，增强项目信息的可信度与全面性。执行统一编制规范，将显著提高建设档案的整体品质，使得文档格式更加标准化，便于检索与管理，有效减少信息查询的时间消耗。此外，统一的编制规范有助于提升监理机构对建设项目的监管效能，降低信息传递和解释过程中出现的偏差。

鉴于此，推广普及一致的建设项目档案编制规范至关重要，同时应持续对规范内容进行细化与提升，以增强其与现场施工活动的契合度，推动规范的持续进步与更新换代。起初，应构建一个统一的档案管理框架，涵盖文档存储架构及档案分类准则等要素。紧接着，制定明确的档案编制程序，指派相应的责任单位和人员，确立编制的流程及标准。此外，对档案编制的实质内容和形式做出标准化规定，保障不同档案的一致性与规范化水平。最终，强化对档案编制规范的培训及监管工作，确保相关人员遵循并贯彻规范，进而高效地完成建设项目档案管理的标准化和规范化任务。采取这些策略，旨在提升建设项目档案管理的效率，确保档案信息的全面性和追踪性，为工程后续的运维管理提供坚实的支持。

3.3 加强建设项目档案过程管理

在推进工程档案规范化管理的过程中，确保工程档案的同步审查、辅导与监管成为了一个不可或缺的步骤。借助于构建周期性的档案审查体系，定期对档案执行检查作业，可以及时揭示并处理档案管理过程中出现的各类问题，进而增强工程档案管理的效能与品质。成立专门的档案监管团队，周期性地对参与建设的各个单位的档案管理活动进行查核与指导，以有效防止档案的缺失或错误，从而提升档案管理的整体水平与服务质量。采纳前沿的信息技术手段，打造电子化的档案管理体系，实现对档案资料的即时监控与跟踪，这样不仅提升了档案管理的标准化与便利性，还进一步促进了工程档案规范化管理的顺畅进行。

3.4 建立档案信息化管理系统

煤矿企业需以实体档案与电子文档的高效信息化管理、以及档案资源的综合利用为宗旨，采纳融合信息安全、图像处理、数据压缩和信息存储技术的 JAVA Collaboration6 软件，依托 J2EE 架构，构建一个企业级的数字档案管理平台。该平台将实现档案管理全周期的自动化操作，并负责上级档案的汇总移交与下级档案的监督管理。同时，采纳非侵入式 IOC/AOP 编程模式，整合档案管理资料（包括矿井生产数据、档案数据库、档案信息移动客户端），以满足 H5 移动办公与煤炭行业档案协同的需求。进一步地针对不同档案资源的独特性，进行目录的数字化录入，确保档案内容精确存放于指定位置，并与存储位置、系统平台的档案管理模块索引数据库相连接，通过分级的目录索引机制，对不同种类的档案信息资源（包括文档、音视频、图纸、报表等）实施全面监控，从而为档案资源的数字化进程和档案服务的网络化发展提供强有力的支撑。

4. 结论

煤矿建设项目档案标准化管理经验得以总结，规律得以认识，延续企业发展都离不开档案规范化操作。在各企业经济稳健增长进程中，各类基础设施工程如同春蕾般竞相绽放。在这其中，构建标准化建设项目档案管理体系对于推动煤矿行业进步、确保基础建设资料完备无缺以及促进施工资料编制规范化起到了至关重要的推动效能，它有助于提升建设主体的管理层次、统一各参建方的执行准则，并能与建设项目主体工程做到同步化管控。

参考文献

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[2] 李志军，林宪春，曾秋菊 . 高速公路建设项目电子档案全过程管理关键技术标准研究 [J]. 办公室业务，2023(16):140-142.