政务服务“一网通办”中的电子档案共享障碍分析

政务服务的现代化转型日益依赖数据的高效整合与跨部门共享，电子档案作为政府履职过程中的重要信息载体，其价值正逐步从“存储凭证”转向“数据资产”。在“放管服”改革持续深化的背景下，各地加快推进“一网通办”，旨在打破政务信息壁垒，实现业务协同与服务优化。然而，在政策推动与技术建设双重进展的同时，电子档案在部门之间、层级之间的共享应用仍面临诸多现实阻力，影响了整体政务服务体系的集成化运行效率。

一、制度机制障碍

（一）法律法规不完善

当前我国在电子档案共享方面尚缺乏统一、具有权威性的法律制度支撑。虽然已有若干管理规定对电子文件的归档、使用等环节作出指导，但在涉及跨部门、跨地区共享操作时，仍存在法律依据不明确、责任边界不清等问题。部分地方虽出台了推动电子档案共享的配套政策，但由于缺乏上层制度的统一协调，执行中往往面临适用混乱、条款不衔接等困境。此外，随着信息保护要求不断提升，电子档案共享如何兼顾数据安全与隐私合规，在实践中尚未形成有效平衡机制，使基层单位在共享过程中普遍持谨慎态度，制约了信息的合理流通和利用。

（二）部门利益固化与数据壁垒

企业和群众到政府部门办理事项，必须自己带齐相关纸质材料，政府部门工作人员最多履行一次性告知义务，但很难做到让企业和群众到窗口未带齐相关材料就能“办成事、快办事、好办事”，特别是企业和群众无法当场提交的材料，工作人员也未能通过各类网络平台调取所需的材料，让企业和群众“来回跑”“多次跑”[1]。存在这种问题通常是政府部门之间的政务服务电子信息未对外实现共享，工作人员主要是站在部门自身安全和便利方面考虑，将办理的材料只保存于本部门自建的内网数据库中，或者只允许企业和群众通过部门开发的自助终端机查询获取，未能实现电子信息“一次录入，多方共享”。

（三）标准规范缺失或执行力不足

电子档案的标准化水平直接影响其在政务系统之间的可共享性与互操作性。目前，在实际工作中仍存在标准体系不健全、执行差异大的问题。一方面，不同地区或单位在档案格式、目录结构、元数据配置等方面采用各自的方式，缺乏统一规范，难以实现有效整合与高效调用；另一方面，即便部分地区尝试建立相对统一的本地标准，也往往因缺乏专业评估与运维机制，导致标准落地率不高，执行随意。在数据交互过程中，不同平台间频繁进行格式转换和手动适配，既增加了系统开发与维护成本，也容易引发信息误读或数据不完整等问题，制约了档案共享的深入推进。

二、技术支撑瓶颈

（一）系统互联互通性差

当前政务部门的信息系统多为自主开发或委托第三方建设，技术来源复杂、架构多样，导致不同系统间接口协议难以兼容，存在较大的互联互通障碍。在实践中，不同业务平台所采用的技术框架、数据库结构和接口形式差异显著，缺乏统一的服务总线支持，数据交换往往依赖人工定制开发，难以实现标准化、自动化的对接 [2]。一些地区虽然已经搭建统一的业务受理入口，但其后端依然需对接多个部门的独立系统，每项业务都需进行单独适配和维护，增加了技术实施成本和系统运营压力。技术团队普遍反映，在系统接口调整或升级过程中，共享接口容易失效，给日常业务带来不稳定因素。

（二）数据质量与结构复杂

电子档案的可共享性高度依赖于其结构化和标准化程度。目前，部分单位的电子档案仍以图像存储或简单备注为主，缺乏完整的元数据支持，信息抽取和关联查询难以开展。这类“表面电子化”的档案形式虽满足存储需求，但难以适应跨平台调阅、自动化识别和智能处理的应用场景。此外，档案数据在采集、整理过程中往往未经过系统化清洗和归一处理，不同部门之间的数据存在格式差异、字段冲突和命名不一致等问题，影响数据的一致性和可靠性。

（三）信息安全与隐私保护难题

政务电子档案中包含大量涉及公民个人身份、财产状况、信用记录等敏感信息，信息安全始终是推动共享过程中需重点关注的问题。在一些探索实践中，由于权限设置不完善、审核流程不清等原因，曾出现数据访问范围超出授权边界的情况，引发公众对信息保护的担忧。目前，多数地区尚未建立起成熟的“分级管理、动态监控、可追溯”的安全体系，数据加密、防泄漏、访问审计等措施仍有待加强。共享机制中缺乏统一的风险评估和响应流程，也使平台在应对突发安全事件时存在一定被动性。

三、管理与协同障碍

（一）管理职责分散

电子档案管理涉及多个职能单位，包括信息建设、档案归口管理与业务使用等环节，职责划分不明、上下协同缺位的问题较为突出，容易导致“多头管理、相互掣肘”的局面 [3]。在一些地方实践中，政务平台由一部门负责系统搭建，另一单位负责档案规制，而各业务部门则分头使用和归档，缺乏统一调度与协调机制，导致流程衔接不畅，工作边界模糊，责任落实不到位。一些基层工作人员反映，归档操作需分别登录多个系统重复录入，既增加了人工负担，也埋下了信息冲突与更新滞后的隐患，严重影响了档案数据的时效性和准确性。

（二）档案管理能力不足

电子档案管理是一项高度依赖复合型知识结构的工作，涉及数据建模、结构化存储、目录索引设计、权限配置及安全策略等多个技术环节。但当前多数单位，特别是基层层级，在人员配置与能力建设方面仍存在短板。不少档案岗位由非信息专业人员兼任，缺乏系统的技术培训和操作经验，对新型档案管理系统的理解和运用能力有限，难以支撑标准化、智能化管理的要求。同时，档案业务与信息化应用培训未纳入常态机制，相关操作规范传达不到位，造成归档内容格式不统一、命名随意、管理不连续等问题。

（三）绩效考核与激励机制缺失

电子档案共享作为推动数字政务的重要基础工作，其开展情况在多数地区尚未进入核心绩效考核指标体系，导致其在日常管理中优先级较低、工作热情不足。部分单位虽尝试引入考核机制，但多以数量统计为导向，未能有效反映档案共享的深度与广度，也未体现用户体验与部门协同成效。同时，跨部门之间在责任划分、成果认定和成本分担方面缺乏明确机制，导致相关单位普遍缺乏推动意愿，尤其在共享建设投入与后续维护方面积极性不足。共享工作往往呈现“谁主张、谁投入、谁吃亏”的局面，形成实际利益驱动不足、配合意愿不高的管理瓶颈。

总结：

电子档案作为支撑政务服务“一网通办”的核心信息资源，其共享水平直接影响政府治理现代化进程。当前电子档案共享面临制度缺位、技术分裂、管理不畅等多重障碍，既有法规滞后与标准不一的问题，也存在系统割裂、数据质量不高与协同动力不足的现实挑战。破解这一难题需从顶层设计入手，统筹法律制度建设、技术标准统一与协同治理机制，推动电子档案在安全可控前提下实现有序共享，为构建高效协同的数字政府体系奠定坚实基础。

参考文献

[1] 杨仁姣 .L 县档案信息化助推政务服务过程中存在的问题及对策研究 [D]. 海南大学 ,2024.

[2] 你阿木 . 提升政务服务“ 一网通办” 能力 [N]. 凉山日报( 汉 ),2024-05-19(002).

[3] 黄兆贺 . 建设政务服务电子档案馆存在问题及解决策略 [J].兰台内外 ,2023,(30): 8-9+12 .