全生命周期视角下档案资源的动态管理策略

摘要：为了提高档案资源的管理效率和安全性，本文提出了全生命周期视角下档案资源的动态管理策略。全生命周期管理模式能够有效应对档案管理中的复杂性与安全风险，通过信息化平台建设、标准化管理体系构建、档案保护多维保障和人才培养等措施，能够提高档案资源的使用效率、保护档案安全，并提升管理精度。建议加强技术支持和人员培训，推动档案管理现代化和智能化。

关键词：全生命周期；档案资源；动态管理；信息化平台

引言

随着信息技术的快速发展，档案资源管理面临着越来越复杂的挑战。传统的档案管理方式已经难以应对日益增多和日益复杂的档案资源需求，尤其是在数字化环境下，档案资源的流转、存储、更新和安全保护等方面都需要新的管理理念和方法。因此，采用全生命周期视角进行档案资源管理，不仅可以有效提高档案的使用效率，还能增强其安全性和保护性，推动档案管理向更加智能化、信息化的方向发展。

一、全生命周期视角下档案资源管理的必要性

随着信息技术的进步，档案资源的数量和形式不断扩展，尤其是数字档案的普及，使得档案管理的复杂性大大增加。传统管理模式难以适应数据的多元性与海量特征，全生命周期管理模式的应用，可借助系统化管理，涵盖档案的创建、保存、应用及销毁整个流程，确保各阶段实现高效运作。

传统档案管理过于注重档案的存储与保存，忽视了档案在生命周期中应有的动态使用与更新。随着时间的流逝，档案内容利用需求与时效性演变，静态管理模式易引发资源闲置，全生命周期管理可在各阶段提供科学的管理对策，保障档案在应用环节实现实时更新与流畅传递，防止档案陷入休眠状态，提高其应用效能，确保其在每个阶段都能有效服务于实际需求。全生命周期管理模式可在各阶段部署适宜的安全防护措施，确保档案在生成、保存、应用及销毁全过程中的安全防护，采用技术途径，诸如数据加密与权限管理，确保档案免受内外部威胁损害，确保档案长期有效、完整、安全地存储和使用。

二、全生命周期视角下档案资源的动态管理模式

（一）档案生成阶段

档案生成阶段是档案生命周期的起点，涉及工作活动中产生的文书、资料或数据。该阶段管理核心在于保障档案精确构建与合规保存，遵循规范化的操作规程与技术标准，文档格式、元数据与存储模式需实现一致性，确保档案自始至终满足管理规范，构建规范化管理程序，可降低后续步骤的失误率，确保档案得以便捷、高效地保存、归类与检索，本阶段管理需兼顾档案的长期利用需求，确保其可追溯性与合规性。

（二）档案存储阶段

档案存储阶段涉及档案的物理存放或电子存储。随着信息化的推进，越来越多的档案采用数字化存储方式，依赖云存储、大数据平台等技术手段。定期对存储介质进行健康状态评估，及时升级存储介质，也是确保档案长期保存和利用的必要措施。

（三）档案维护阶段

档案维护阶段是对存储期间档案进行定期检查、修复、更新等管理工作的阶段。关于电子档案，需定期执行格式调整与升级，确保其契合当代技术规范，在维护阶段，应重视档案的合法性，确保档案在存储环节持续更新与完善，符合相应法律规范的要求。档案的周期性保养有助于提升其存续年限，确保档案资料的有效性与精确性，从而为后续的使用与参考提供保障。

（四）档案销毁阶段

档案销毁阶段是档案生命周期的终结阶段，涉及对不再需要保存的档案进行合法、安全的销毁。必须恪守相应法律法规与方针政策，确保销毁活动遵循相关法规，防范数据泄露及个人隐私侵害，关于纸质档案，可借助碎纸机等工具实施实体粉碎处理；电子档案销毁应采取数据抹除或物理销毁存储介质的方法，在予以销毁之际，评估档案的敏感度，确保未涉及个人隐私及国家秘密的档案资料免遭误毁。采用规范化的销毁程序，确保档案保密性与安全防护，完成档案生命周期的最后一环[1]。

三、全生命周期视角下档案资源动态管理的实施路径

（一）信息化平台建设与技术支撑

全生命周期视角下的档案资源动态管理离不开信息技术的支持，尤其是在数字化和智能化时代。档案管理的核心任务是确保档案资源的高效存储、流转、检索与安全保护。大数据技术可对档案资料进行深入挖掘，协助管理者掌握档案应用状况、流动轨迹及潜在威胁，进而制定精确的管理抉择，人工智能的应用有助于提升档案管理的智能化水平。实时监测与数据呈现技术，提升档案资源管理的透明度与直观性，依托智能化档案管理平台，显著提升档案管理精确度，仍可高效应对大规模档案管理所面临的各种挑战，确保档案安全，提升工作效率]。

（二）标准化与规范化管理体系的构建

在全生命周期视角下，档案资源的管理从生成到销毁的每一环节都必须遵循标准化和规范化的流程。这不仅是提高档案管理效率、确保档案资源高效流转的基础，也是保证档案长期保存性与合规性的关键措施。档案构建阶段，档案管理需遵循标准化规范，实现统一记录、分类及存档，各类档案的文件格式、存储介质、存档路径等需遵循既定规范进行管理，确保档案生成即具备优良的管理特性，便于后续流通与查询，标准化管理有助于降低人为错误和失误的发生，防止档案资料丧失、损毁及误操作。

（三）档案保护与安全管理的多维保障

在数字化档案管理模式下，档案资源的安全性成为全生命周期管理的核心问题之一。档案安全保障涉及技术层面以外的诸多方面，尚需管理体系的协同，除却技术途径，档案管理人员的安保意识与作业规程亦为维护档案安全的关键要素[2]。

（四）人才培养与管理创新驱动机制

全生命周期视角下的档案资源管理要求高素质的专业人员和技术支撑。伴随着信息技术迅猛进步，档案管理行业同样亟需拥有相应技术素养的管理人才，针对数字化与智能化管理需求之应对。人才培养需涵盖档案管理基本理论教育，关于现代信息技术应用的培训，档案工作者需具备一定的创新精神与问题处理能力，在实践中创新管理理念与技术运用，管理革新亦为档案资源现代化管理的推动力。档案工作者应倡导创新思维，通过精炼作业流程、升级存储技术、采纳智能化手段等途径，促进档案管理模式革新与进步，进一步促进档案管理行业迈向智能化与现代化进程[3]。

结论

全生命周期视角下的档案资源动态管理，能够从档案生成到销毁的各个环节，提供全方位的管理支持，有效提高档案资源的使用效率与安全性。信息化平台的建设、标准化管理体系的实施以及档案保护的多维保障措施，都是实现这一目标的关键。为了应对数字化时代的挑战，进一步推动档案资源管理的现代化和智能化，必须加强相关技术支持、提升档案管理人员的专业技能，并创新管理模式。

参考文献

[1]孙颖杰.高校校史档案资源建设、管理及利用路径研究[J].兰台内外，2025，（02）：72-74.

[2]黄顔萍.基于稀疏聚类的分布式档案信息资源共享方法研究[J/OL].自动化技术与应用，1-7[2025-01-20].

[3]梁苑曼.数字化档案馆建设与信息技术创新的融合研究[J].佳木斯职业学院学报，2024，40（12）：100-102.

作者简介：米佳（1984-），男，汉族，本科，河北石家庄人，就职于河北特尧信息科技有限公司，研究方向为档案专业。