企业档案信息化建设的思考与研究

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档案作为企业在其经营发展全过程中自然形成的原始记录，其核心价值不仅在于忠实记载历史活动本身，更在于通过系统化、专业化的整理、保管与利用，持续为企业未来的战略决策提供不可或缺的依据支撑和智慧源泉。与此同时，国家层面的“数字中国”、“数字经济”战略持续深化推进，对组织数字化转型提出了更高、更具体的要求，加之各行各业围绕数据资产管理的理念创新与实践探索不断涌现，企业内部的业务流程再造、管理精细化提升以及风险控制强化，都使得对高效、规范、智能的档案信息支持系统产生了实质性依赖，档案工作的数字化转型不再是可选项，而是在外部环境驱动、内生需求倒逼以及技术成熟条件支撑下的必然选择与紧迫任务，推动着档案信息化建设进入需要系统性规划与实践推进的关键阶段。

一、企业档案信息化建设面临的困境

（一）技术应用深度不足与系统兼容性受限的制约

企业档案信息化进程虽已启动，但在技术层面的实际应用深度与系统间兼容互通的能力仍面临显著短板，数字档案的真实性、完整性、可用性与安全性等核心要求往往因技术手段的限制未能得到充分满足，异构数据标准的统一困难导致不同业务系统生成的电子文件格式繁杂多样难以有效整合归档，档案管理信息系统在功能设计上对诸如复杂元数据的自动捕获、档案价值的智能鉴定预警、基于内容语义的高效检索、以及对非结构化数据如音视频档案的深度处理等核心业务环节支持不足或存在较大差距[1]。

（二）标准规范体系滞后与管理制度保障欠缺的局限

推动档案信息化迈向规范化、可持续化发展的基础性工作——建立健全标准规范体系与配套管理制度在实践中进展相对缓慢且执行效力不佳，目前在国家层面虽有部分指导性框架，但针对企业档案特别是特定行业电子档案形成、流转、归档、保存、利用全生命周期的具体实施细则、元数据规范、格式标准、长期保存策略等尚未形成清晰统一且具备强约束力的顶层设计，企业内部往往也缺乏配套的、可操作的电子文件全程管理流程规范与实施细则，对生成系统、归档范围、元数据著录、格式转换等关键环节缺乏明确且刚性的规定，实际操作中存在较大的随意性。

（三）资源投入瓶颈与专业支撑能力薄弱的内生掣肘

档案信息化建设本质是一项涉及多领域融合、跨周期投资的系统工程，持续稳定的财力物力投入以及具备复合专业能力的执行团队是其推进的重要保障，然而在现实中企业普遍面临资源配置与能力建设的双重困境。长期形成的对档案工作的传统认知误区导致其在企业预算体系中资源获取优先级偏低，信息化项目所需的一次性建设投入如软硬件购置、系统开发费用以及长期运维成本如系统升级、存储扩容、安全防护、专业培训等资金投入缺乏稳定的保障机制而时断时续，特别是中小型企业在资源有限的情况下更倾向于优先保障直接生产或营销相关的IT 投入，导致档案信息化建设资金捉襟见肘。

二、企业档案信息化建设的优化方针

（一）夯实技术底座，构筑融合互联的系统支撑体系

企业档案信息化的有效推进必须建立在坚实可靠且具备前瞻兼容性的技术平台基础之上，亟待围绕核心信息系统架构、数据标准规范以及智能化应用深化布局，核心举措在于优先推动企业级统一档案管理信息系统的选型或自主研发工作，该平台应具备良好的可扩展性与开放性设计，能够无缝集成企业现有的各类业务运营系统，通过制定并强制执行统一的企业内部电子文件格式转换规范、元数据著录标准以及数据接口通信协议，从底层架构层面为企业档案全生命周期管理的数字化运作提供稳定安全的技术保障支撑。

（二）健全制度框架，细化权责清晰的流程管控规范

档案信息化建设的可持续健康发展高度依赖于配套制度规范体系的健全完善与刚性执行效力，迫切需要从宏观制度设计与微观操作规程两个维度进行协同规划与细化落地，宏观层面须结合国家档案行业法规政策导向与企业自身发展战略要求，正式制定并颁布具有企业内部强制约束力的《企业电子档案管理办法》作为纲领性文件，明确规定档案信息化工作的目标定位、管理原则、组织架构、部门职责边界、安全等级要求以及违规责任追究机制，建立涵盖电子文件形成办理阶段的前端控制规则、归档环节的范围鉴定与元数据捕获标准、长期保存过程中的格式管理与迁移转换策略、以及利用服务阶段的隐私与敏感信息脱敏规则、权限分配模型和利用审批流程等全生命周期关键节点具体管理规范；在微观执行层面则需针对核心业务流程制定详细可操作的实施细则与作业指导手册。

（三）强化资源保障，构建长效可持续的投入支撑机制

克服档案信息化建设中资源不足与能力短板的问题要求建立科学长效的资源配置机制和专业化的能力提升途径，在资金投入维度必须将档案信息化明确纳入企业整体信息化发展规划与年度财政预算体系，建立稳定且具前瞻性的专项资金池，不仅覆盖信息化系统初期建设投入，更要保障系统长期稳定运行所需的全周期运维成本投入 [2]。

总结

综上所述，随着大数据、人工智能、区块链等新兴信息技术的不断演进与应用场景的持续深化，企业档案信息化建设将面临更为广阔的发展空间与更具挑战性的升级要求，特别是在档案数据智能分析挖掘与知识图谱构建、跨组织供应链生态下的可信电子档案交换共享、基于隐私计算技术的档案安全利用等领域将萌发新的应用突破点，这些技术进步将极大地拓展档案信息化的服务维度与服务深度，可以使档案信息化建设真正成为企业在数字时代提升核心竞争力和实现可持续发展的关键支撑力量，不断开辟企业档案价值释放的新阶段。

参考文献

[1] 王莹 , 刘畅通 . 国有企业档案信息化建设的思考 [J]. 城建档案 ,2021,(12):23-24.

[2] 孙新红 . 档案信息化建设与服务创新的思考思路构建 [J]. 甘肃冶金 ,2021,43(03):124-127.