数字档案馆建设背景下档案管理工作分析

摘要：数字档案馆应具备档案业务“收集、管理、存储、利用”等功能要求。收集功能即系统能收集增量数字化档案，包括数字化的存量档案与立档单位移交增量的电子化档案。对于存量档案，其数字化工作主要通过外包服务的方式进行，由于存量档案年代跨度大、数量多、档案规范不一等原因，对存量档案进行目录著录与数字化扫描存在着相当的困难，保证其数字化质量是实际项目进行中的一个难点。鉴于此，本文将以数字档案馆建设为背景，重点探讨数字档案馆建设存在的问题，并提出合理对策。

关键词：数字档案馆；档案工作者

前言：信息时代，信息技术迅速发展，逐步渗透社会各个领域，影响着人们的工作与生活。信息化浪潮也为数字档案馆建设带来了契机。

1.数字档案馆建设的意义

1.1能够集中展示档案信息化成果

企业数字档案馆建设彻底打破了传统档案馆的管理模式，实现由传统管理向现代化管理方式的转变，这是大力推进档案信息化发展最终成果的集中展示平台，数据管理、人员管理、利用管理等均发生了改天换地的变化。同时，企业数字档案馆对不同档案管理制度规范及行业标准制定的要求更高，成体系展现数字档案资源管理的运维理念，档案管理更加规范化和标准化。企业数字档案馆建设，对档案人员综合素质和业务能力都有了更加专业、更加全面、更加系统的要求，必将促使档案人员以积极主动的态度去学习信息技术、数字管理、信息化标准等，倒逼档案人员不断提升档案业务能力和素质。

1.2对于工作的创新有强化作用

数字档案馆的建设，使得档案管理工作者管理档案的方式由线下转变到线上，而线上的档案管理有着诸多的功能创新与便捷手段，能够实现原本无法想象的工作开展方式。在此情况下，档案管理工作的内容将出现大量的创新与变革。档案管理工作者能够发挥自身的工作素养与创新思维，对档案管理工作的形式与方式展开创新，进一步提升相关工作的现代化水平。

2.数字档案馆建设的不足与问题

2.1数字化资源建设质量不高

各档案馆对于数字资源建设都较为重视，许多档案馆的文档数字化率有了明显提升。但在实际工作中，一是由于存量文书档案数量较大，部分档案馆的馆藏文档数字化率相对仍然较低；二是部分档案馆的数字化项目启动较早，早期的一些数字化成果在著录规范、图像扫描质量、归档方式等方面均不够成熟，导致部分数字化成果质量不高，难以直接利用。

2.2人才紧缺问题

社会竞争的关键就是人才，有了人才支撑就能够使企业掌握巨大的生产先机，掌握巨大的生产力，使其在社会竞争中占据主导地位。在档案管理工作中，人才的严重缺失是档案管理工作数据化发展的一大阻碍。在档案管理工作中，部分职员的专业水平以及专业能力较低，并不能为档案管理工作的数据信息化发展提供有力支撑。而部分掌握专业技能的档案管理工作人员掌握的也仅仅是基础操作技能，对更深层地的数据管理技术并不了解，当档案管理出现较大难度的问题时，就会无从下手。大数据时代的来临对档案管理工作者的专业技能提出了更高的要求，但就现阶段的档案管理人才培养来看，档案管理市场的人才短缺在未来很长一段时间内将无法得到有效改善。

3.档案管理工作的成长与发展思考

3.1确保档案信息的安全性

在大数据的今天，计算机网络已经成为人们生活和生产中的一个重要组成部分。无疑，这样的保护措施极大地提高了档案管理工作的效率，但也存在着对信息安全的潜在威胁。这主要是由于计算机网路是透明的，因此，只要计算机技术高超，便能进入资料库，对档案资料进行损毁、盗用，危害档案资料的安全。特别是当黑客获得资料信息后，他们可以通过资料信息进行非法交易，从而危害到个人和财产的隐私权。所以，在进行存档和拷贝存档时，必须要注意归档资料的安全。事业单位档案工作人员在加强对档案资料安全的监督的同时，也要加强对档案资料安全的保护，例如安装安全软件、安全密钥等一些相关的对策，这样才能够使得档案信息管理的安全性得到进一步加强。

3.2更新档案管理观念

在进行档案管理工作时，要从优化管理入手，找到管理的关键，从思想上进行更新，以解决问题。同时，管理者应在工作中不断地更新自己的管理理念，加强对事业单位的档案资料的关注，并处理好管理中存在的问题。在大数据背景下，很多事业单位的管理者没有意识到其重要意义，很难适应时代发展的要求，而现在的档案资料的类型比较丰富，信息比较丰富，因此必须从传统的管理观念入手，在充分发挥其自身的作用的同时，进行创新性工作，解决事业单位管理中的问题。在充分利用信息化技术的前提下，充分发挥信息技术的优越性，保证档案管理工作的正常进行，并及时地处理好档案管理工作中存在的问题。

3.3优化企业档案信息化系统

在档案收集、储存过程中，要进一步规范档案的格式与结构，提高档案的组织化程度，使档案资料得到有效的分析与利用。不同类型、不同来源的档案资料要根据企业的实际情况，进行科学的分类和归档。在档案信息管理系统中，应运用现代的统计技术，剔除重复、无效的内容，把价值较低的资料转化为具有较高价值的信息。同时，要对档案资料进行动态的分析、比较，将各部门、各产业的资料进行全面的综合，从而得出具有一定价值的预测结果，为今后的发展提供参考。在系统的建设中，要加强系统的安全性，配备防火墙和入侵检测系统，并配备专业的系统管理员，对系统中出现的各种问题进行及时的检查，防止黑客入侵，导致档案资料的泄露和损坏。

3.4制定考核和激励制度，提高管理能力

由于档案管理发展速度较快，组建优秀的管理团队后，还应制定考核和激励制度，用以强化工作人员主动学习的思想意识，确保工作人员的管理能力随档案管理工作发展而提高，保障管理能满足不断发展的档案管理工作的需求。第一，管理者应积极组织培训，培训内容应包含思想意识、信息技术应用能力两方面，以此提高工作人员的管理能力；此外，需适当优化培训内容，结合管理队伍的实际情况，适当增加和删减内容，并设置可实践的项目，以提高培训的针对性、有效性；第二，根据实际情况优化考核制度，用考核制度激发工作人员学习的积极性和主动性。考核制度以考核工作人员能力为主，考核方式应以实操为主。评价方式不应以单一的分数为标准，而是以工作人员的掌握水平为主；第三，落实激励制度。根据实际情况制定激励制度，并设计多元化的激励方式，如工作人员完成考核、表现优异，态度认真，可用假期、奖金、锦旗、礼品等多种方式予以鼓励；如工作人员未通过考核，消极对待培训与工作，可采取罚金等形式进行处罚。除培养人才外，还应重视人才引进。可发挥信息技术的作用，将用人需求发布于各个平台，并利用大数据技术对应聘人员的资料进行分析，科学评价每位应聘者，邀请与岗位匹配度较高的人员前来应聘，选择出兼具创新能力、学习能力、前瞻意识的优秀人才，为管理团队注入活力。

4.结束语：

综上所述，企业数字档案馆建设本身在档案信息存储、利用、检索和管理等方面的能力占有绝对优势，是信息技术、网络技术和档案信息化发展的共同产物，必将深刻改变档案工作环境和档案事业的发展变革。加强档案管理队伍建设，以更好地进行当前大数据背景下的企业档案信息化建设工作，深入推进企业的信息化发展。

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本论文系《基于共建共享的数字档案馆建设研究--以兴安职业技术学院为例》课题项目的阶段性成果研究报告。