国企办公室管理的重要性和提升途径研究

引言：

国企办公室管理工作较为复杂，在提高企业行政工作质效方面发挥关键作用。为建立完善的办公室管理体系，优化国有企业管理效能，需明确办公室管理的重要性，结合国企发展需求，采取措施，提高办公室工作质量。

1 国企办公室管理的重要性

国有企业的办公室具有资源整合、组织协调、行政管理、制度政治性、决策辅助和信息处理的职能，是推动行政工作顺利实施的关键。通过日常管理工作，助力管理层和其他部门工作顺利实施，对提高国企综合管理水平有促进作用。国企办公室管理的重要性主要表现在以下方面：

第一，提高企业运行效率。办公室管理工作的实施，能使企业各项管理工作更有秩序，解决国企运行问题，进而创造更多的效益。例如，管理层投资决策中，需要财务及业务部门提供相关的数据，辅助管理者决策。通过办公室管理工作可以快速获取信息，使管理层了解企业内部经营情况，并借助数据分析决定是否投资项目。若确定投资后，那么办公室会向各部门下达任务，并分配资源，要求各部门在预计时间内完成。如此一来，可以增加各部门之间的交流频率，能提高运行效率[1]。

第二，提高员工工作质量。办公室管理工作中，可以根据各部门、岗位工作内容，制定规则制度、考核评价制度、奖惩制度，将此作为规范员工行为的依据，让员工在规章制度的约束下高质量完成工作任务。国企员工数量较多，且分布在各个部门，若没有专门的人力资源管理制度，会出现较多问题，不能保证部门工作目标执行情况。办公室管理工作的实施，能有效解决这一问题，提高员工工作质量与效率。

第三，有助于塑造企业形象。经济全球化发展背景下，国企面临越来越多的挑战，如何将发展压力转化成动力，获得更多市场份额，是国企发展的重点。办公室管理工作，能维护企业经营管理的稳定，保证业务活动顺利开展。同时，可以针对国企发展问题，采取多种措施，如企业文化建设、制度建设、纪律建设等等，通过有效的管理手段营造良好工作氛围，促使企业塑造良好形象。

2 提高国企办办公室管理水平的对策

2.1 促使办公系统数智化发展

提高办公室管理效能的方法之一，就是提高办公系统运行质量与效率，借助大数据技术、云计算、人工智能等现代化技术手段，使办公系统保持先进性。数智化办公系统的应用，实现无纸化办公，节约资源，增强员工的环保意识。虽然大部分国企都建立办公系统，但是升级更新不及时，只具备基础功能，无法实现跨部门工作。针对这一问题，国企可以建立一体化智慧办公系统，打破时间、空间的限制，将其他部门业务体现在该平台中，通过线上操作即可实现数据共享。构建智慧办公系统时，做好顶层设计，明确业务和财务部门信息系统运行规则和数据处理标准，基于此制定统一的信息系统建设标准，防止因技术或者数据处理造成信息孤岛。此外，还应做好数据安全管理工作。智慧系统的应用虽然能提高工作效率，但是会因为操作不当出现数据丢失的情况[2]。在办公系统转型过程中，应用安全防护技术，利用加密技术、识别技术、防火墙等，维护信息系统运行的安全，避免因为黑客攻击或者病毒导致重要数据被破坏。

例如，我国一国企在 OA 国产化全面适配的基础上，通过 OA 与办公新质生产力平台 WPS 365 的深度整合，建设一站式办公门户，该平台将复杂的办公室工作流程化、简单化，打通 IM、文档、会议等核心工作场景，通过 WPS 365上的多维表格等工具，创新性地克服了传统办公与管理方式所面临的众多挑战，例如公司投资事项、经营事项、安环稳事项、改革工作等项目的管理，通过多维表格实现了“一张表管全局”，大大提高了管理效率。通过该平台的应用，满足企业对数据主权和信息安全的严格要求。

2.2 提高办公室人员综合素质

办公室人员应该具备专门的知识技能，能熟练地解决各种问题。部分办公室人员存在工作态度消极、业务能力薄弱的情况，难以适应数字化工作环境。鉴于此，国企可以根据办公室工作内容组织培训活动，建立人员管理制度，为办公室人员创建良好的工作环境。

第一，针对办公室人员制定岗位责任制度、绩效考核评价制度，利用规章制度约束办公室人员，培养其责任意识和积极工作态度。以责任制度为例，确定各岗位人员承担的责任，并进行详细说明，要求工作人员在责任制度的驱动下主动完成岗位任务。

第二，组织多元化培训活动。为提高办公室管理水平，使工作人员掌握各种技能和工作方法，组织多种类型的培训活动，将现代化工作理念、智能办公系统等渗透培训中。例如，湖南一国企为了加速数字化转型，组织办公室人员参与“AI 赋能高效办公”培训活动，活动围绕“如何将AI 真正用起来、用得好”开展，重点讲授了大语言模型工具在材料撰写、数据处理、会议记录、PPT 生成等常见办公场景中的实用技巧。同时，设置了演练互动、实操 PK 等多个环节，引导参训人员现场练、当场用，帮助大家迅速完成从“听说过”到“能上手”的转变。

第三，组织办公室人员参与职业技能比赛活动，使其在实践中提升业务水平和专业技能。国企可以定期开展技能比拼活动，根据办公室工作内容，设置比赛内容，引导办公室员工参与其中，使其在比赛中意识到自身的不足，并主动提升自我。

2.3 健全办公室管理制度

没有规矩不成方圆，办公室管理制度建设十分重要，是发挥办公室管理职能的影响因素之一。随着时代的发展和国企的改革，原有管理制度已经无法满足办公室运行需求，无法提高办公室工作质量。为提高办公室工作效率，增强国有企业的市场竞争力，需要制定健全完善的管理制度，加大对各项工作的约束和管控，使办公室管理工作高效进行。第一，明确工作流程。根据办公室管理内容，结合信息系统运行情况，制定统一标准的工作流程，确定各项工作操作标准与流程，使办公室工作高质量进行。清晰明确的工作流程，能解决工作效率低下、部门沟通不及时的问题，是提高办公室工作成效的有效措施 [3]。第二，信息沟通机制。办公室管理工作中，需要与多个部门交流，掌握基层工作情况，为企业决策、战略目标制定提供参考。信息沟通机制的建设，可以提高办公室人员资源共享意识与信息交流意识，对解决办公室工作问题有促进意义。第三，持续改善和优化办公室制度。办公室管理作为国企工作重点，应根据工作环境的变化调整管理制度，制定符合企业实际情况的规章制度。规章制度建设与执行过程中，应坚持动态化原则，不断优化管理制度，实现对国企办公室工作的有效管理。

结语：

综上所述，办公室管理工作，提高国企员工工作效率，优化企业运行质量，促使国企塑造良好的社会形象。为提高办公室管理水平，从信息系统建设、人员管理和制度建设三个方面入手，优化办公室工作流程，提高从业人员专业素养，使办公室管理工作高质量进行。

参考文献：

[1] 陈又麟 . 国企办公室管理的问题表征与精细化策略 [J]. 办公室业务 ,2025,(10):1-3+7.

[2] 吴可超 . 新时代国企办公室服务职能的创新与精细化管理实践 [J]. 中外企业文化 ,2025,(03):96-98.

[3] 郭自立 . 国企办公室后勤管理利用信息技术提升水平和质量的措施 [J].办公自动化 ,2024,29(14):7-9.

作者简介：严磊（1974.9-），男，汉族，本科，湖南邵阳，政工师，研究方向：行政管理（综合事务）