高校教学秘书在教学管理中的协调工作及作用研究

引言：现阶段，教学管理是高校教育体系中重要组成部分，管理水平和教育教学质量有紧密关系。然而，整个管理环节中，秘书的角色非常关键，是学院和教务处之间良好沟通的重要桥梁，也是教师以及学生之间连接的主要纽带，具有重要教育意义。所以，在教育工作持续革新环境下，我国高校教育规模在不断扩大，对教学管理工作带来很大压力。基于对高校教学秘书在教学管理中协调工作的深入探讨，发现了秘书工作重要作用，积极克服各项工作困难，通过各项措施的有效运用，让高校的教学管理工作协调效果越来越显著。

一、高校教学秘书在教学管理中的协调工作问题和解决方式

1.1 工作问题

分析近几年来高校教学秘书在教学管理中协调工作问题，主要包括以下几点内容：

工作压力大，整体协调效率不高。众所周知，我国高校教学管理过程中日常工作量非常大，并且管理内容比较繁琐，导致秘书的压力较大。同时，教学秘书存在人才匮乏的问题，一般是在超负荷情况下工作，导致教学秘书无法把更多精力投入到协调过程中，降低教学管理中协调效果。如学生学籍，针对异动问题，在处理期间受到时间方面限制，常常伴有沟通不及时或者协调不到位等现象。

沟通能力不够，对协调效果有很大干扰。分析高校教学管理工作教学秘书的日常工作内容，包含了对各种类型人的沟通、协调，像教师、领导。一些教学秘书自身能力不够，没有掌握科学有效沟通方法，无法在沟通期间清楚表达自己的意图，也不能轻松理解对方需求，也就对协调效果有很大影响。例如，学校政策的传达期间，基于解释的不清楚，容易出现误解。

能力提升意识不强烈，难以适应多变工作环境。考虑到高校教学管理期间各项工作的复杂性、繁琐性、实效性，对教学秘书自身能力有严格要求，经常花费很多时间、精力进行日常事务的处理，没有额外的时间进行自我提升。有些高校不注重对员工能力提升，没有提供更多科研、培训平台，也就对社会中新协调方式、技巧掌握不及时，容易在多变协调工作中犯错误。

职业认同感低，降低工作热情。由于教学秘书工作非常辛苦，因此在高强度与高负荷工作下其晋升空间不大，也就降低了秘书对协调工作的热情，不具有很强的职业认同感，抱着无所谓的态度，导致协调过程中很多问题都无法得到及时、有效的解决。

1.2 解决方式

探究高校教学秘书在协调工作中遇到的问题解决措施，重点参考以下内容：

科学分配工作，降低工作难度与压力。结合教学秘书实际工作能力、擅长之处，对各项工作任务进行合理化、针对性分配，以免发生负荷不均的问题。另外，打造健全教学秘书人才队伍，增加人员数量，以免出现工作压力较大等情况。同时，信息化技术手段的使用，积极开发各种先进教学管理系统，提高相关工作处理的自动化水平，保证工作效率与质量，还减轻了教学秘书的工作压力。

增加沟通能力培训组织次数，保证综合协调效果。通过定期组织沟通技巧培训活动，设置专门培训课程，邀请有关专家进行沟通技巧、方法的传授，像冲突解决、倾听以及表达，都可以在专业培训的推进下，让教学秘书掌握更多工作技能与要领，进而和相关人员展开有效协调，提高整体管理水平。

强调自我提升，努力适应多元工作环境。高校在充分认识到教学秘书在教学管理的协调工作重要性后，就需为教学秘书提供更多自我能力提升机会、平台，并鼓励所有教学秘书积极参与到和教学管理有关培训活动里，通过专家授课方式，掌握社会中新兴教学管理思想、手段与技能。在参与到相关科研项目后，学习理论知识，强化实践能力。当教学秘书秉持终身学习理念时，可以抽出更多时间展开自我学习，有利于他们综合素养和专业能力的提升。【1】

提高职业认同感，调动工作热情。高校在提高教学管理水平期间，从协调工作出发，注重对教学秘书的职业认同感提升，端正工作态度，提供丰厚的薪酬待遇，为其打造良好职业发展环境。通过合理绩效考核、晋升机制的设立，针对在协调工作中表现优秀的教学秘书，提供物质或者精神方面奖励。另外，注重对教学秘书的人文关怀，充分体会到高校对自己的认可、尊重以及信赖，也就对高校的教学管理工作产生强烈归属感与认同感，进而为该项工作做出更多贡献。

二、高校教学秘书在教学管理中的协调作用

2.1 有利于资源整合，保障教学质量

教学秘书在实际工作中，对各项教学资源进行充分整合，为高校教师的教学、学生学习带来很大的帮助。如对教学场地以及设备资源的整合，通过对多媒体教室以及实验室等教学场所的整合，为相关教学活动的有序展开提供良好条件。同时，在图书资源整合过程中，购买教材，保证教材配备齐全，对高校图书馆藏书种类进行丰富，为教师备课、学生学习提供很大帮助。另外，相关部门的协调，也需发挥教学秘书职能作用，做好后勤保障工作，譬如教学设备功能正常使用、教学场地卫生干净和整洁、教室设施的完善等，都是在教学秘书的管理、协调下实现的。

面对如今教育环境，很多新型科学技术被运用到教育教学过程中。因此，教学秘书还要注重对高效化、信息化教学资源共享平台的搭建，让各项教学资源以网络化、数字化形式呈现，并在学校内进行实时共享。也就是说，教学秘书不管是在线上资源整合，还是在线下教学设施的协调上，都进行了准确的衔接，让各项资源得到合理、高效的使用。【2】

2.2 支援服务功能，强化教学效果

教师教学和学生学习环节中，教学秘书为他们提供良好支援服务，进而强化教师教学以及学生学习的综合效果。如果从教师角度来看，教学秘书的责任就是为教师提供日常事务支持，像教学资料管理以及教案的打印等，促使教师有更多精力、时间展开教学。而对于学生来讲，教学秘书的工作内容就是为其选课、心理辅导等，为学生高效、高质学习提供便利条件。同时，针对新的教师或者新学生，需对其进行针对性、有效性指导，让其快速适应新的学校环境。另外，教学秘书的作用还体现在为教师、学生构建交流渠道上，有利于教师、学生之间良好沟通、交流。通过定期组织教学研讨会以及座谈会，为教师与学生的交流提供丰富平台。在秉持人性化服务理念后，掌握所有教师以及学生特征，便于为他们编制针对性、定制化的支援服务，获得所有师生的认可，进一步提高师生对教学秘书的满意程度，也就为教学质量的提升打下坚实基础。

2.3 创新引领作用，促进教学管理工作的革新

教学管理工作的持续发展，和教学秘书有很大关系，是创新引领的重要人物，维持高校教学秩序同时，也加快了教学管理工作的改革速度。面对多变教育形势，教学秘书具有敏捷的洞察力、前沿性工作思维，让高校的教学管理工作朝着更远、更高的方向前进，为高校教育事业的现代化发展打造新格局。但是，这一目标的实现，教学秘书自身一定要具有良好专业素养与职业能力，对教育改革道路上各项政策有深入的理解，具有快速、精准捕捉新教学理念的能力。而在教学管理工作时间过程中，教学秘书需敢想、敢做，大胆尝试与创新，为高校教育教学质量提升、教学改革深化等工作带来可靠的支撑。同时，教学秘书合理对教学管理制度进行改进，提出相关建议与意见，让各项管理活动都规范化、合理化进行。针对实践教学期间遇到的问题，需重点分析解决方式方法，带领高校走出教育困境。【3】

三、高校教学秘书在教学管理中的协调工作要点

3.1 以生为本，确保服务质量

教学秘书把学生作为主要工作对象，学会认真倾听学生的真实想法，定期和学生展开沟通、交流，收集、整合学生建议与意见，进而对课程、教学方法进行最优设计，真正满足学生的实际学习需求，还为学生的职业规划做好充分准备，确保学生身心健康发展。期间，采用个别交流、座谈会以及问卷调查等手段，全方位了解学生的内心想法，提高高校教学管理工作的服务水准。基于对学生真实需求的了解和分析，教学秘书针对性、合理性改进相关服务流程，譬如提高办事效率以及简化办事流程。如在线办事平台的搭建，利用先进信息技术，学生在智能手机上下载后就可以不受时间等因素限制直接查看课程信息，了解学校的教学安排以及考试成绩。另外，在提高服务效率期间，保证学生在短时间内就可以得到答复，从根本上解决学生的问题，进一步强化高校秘书整体服务功能。但是，高校学生的特点非常突出，具有多样化的特点。所以，教学秘书需为其提供个性化服务，为有需求的学生提供针对性咨询、支持、帮助。比如，马上毕业的学生，教学秘书为其提供专业职业规划建议、指导。在这种个性化服务帮助下，获得很多学生的认可与支持。另外，反馈机制低设立，使用调查问卷以及在线反馈等方式，了解学生的意见与想法，进而对服务工作进行有效改进，提高教学管理工作的优质性与有效性。【4】

3.2 注重沟通协调，保证教学管理效率

基于高校教学管理工作中内容的多样性，教学秘书的日常工作除了行政琐事，还包括了相关部门、学院以及人员的沟通协调。所以，在提高信息传递及时性与准确性期间，编制科学、合理沟通机制，譬如定期会议制度，有利于各方保持畅通的信息沟通模式。通过对各种新型沟通模式的有效运用，像电话沟通、面对面以及电子邮件等，满足不同环境下多元沟通需求。然而，在沟通、协调期间，教学秘书需有一定耐心和信心，学会认真倾听和理解他人，掌握各方真实需求，并进行良好沟通。如果识别问题，教学秘书需积极解决与处理，找到问题的解决方案，消除隐患与影响，为后面教学管理工作的有序开展提供重要支持。

在提高沟通与协调效果期间，教学秘书还需主动和其他部门、人员展开合作，产生信任感。如以诚信的态度进行沟通协调，获得各方尊重、信任，有利于教学管理协调工作开展更加顺利、高效、规范。另外，主动探寻合作机会，推进高校教学管理工作的创新、改革。

3.3 不断创新、学习，强化教学管理效能

在充分发挥教学管理工作效能和价值过程中，教学秘书需充分认识到自身工作重要性，秉持创新性工作理念，为教学管理工作贡献出重要力量和智慧。通过不断超越与探索，具有敏捷的工作思维，了解教育事业发展道路上最新动态信息。比如，时刻关注教育范畴内专家学者、积极参与到学术研讨会活动中，并对教育方面期刊进行经常性的阅读，不断延伸自身知识面，还加强了自身对教学管理工作的敏捷、洞察能力，加快教育工作创新发展脚步，为高校的日常教学管理工作开辟出新的思路、路径。在系统性、全面性、常态化学习下，了解更多教学管理协调工作理论知识和实践技能，为后续管理工作提供科学依据，提高各项决策制定的合理性与有效性。【5】

而在实践工作阶段中，教学秘书还要具有时刻反思、总结的意识，确保问题及时发现与解决，积极积累更多经验、教训，保证自身工作水平处于提升状态，促使各项工作流程、方法得到针对性的改进，对教学综合管理效率、质量提升产生积极影响。但是，在不断学习期间，需具有良好道德品质与职业素养，具有创新精神。相信在不断创新与实践下，让高校的教学课程得到合理优化，还对教学评价体系进行了有效完善，推动教育事业的改革、创新发展，在实际工作中逐渐脱颖而出，获得更多学生、教师以及领导者的赞扬，对自己的职业发展有良好的推动作用。

四、结束语

综上，处于新时代教育形势，为了强化高校教学秘书在教学管理工作能力，做好协调管理工作，是十分有必要的，可以为高校事业发展带来突飞猛进的提升效果。教学秘书的工作需具有专业性、精准性特征，还要提高工作过程的美感、艺术价值。所以，强化教学秘书沟通、协调能力，积极更新工作理念、思维，确定教学秘书的具体工作职责与任务，通过持续性学习、研究、创新，让高校教学管理水平得到明显提高，保证整体教学质量基础上，还提高人才培养工作的顺利性。

参考文献：

[1] 董宏欣. 新时代高校教学秘书教学管理水平的提升策略研究 [J]. 经济师, 2024,(04): 192-193.

[2] 王炫 . 基于教学秘书的高校教学管理工作方法探讨 [J]. 学周刊 , 2024, (01):146-149.

[3] 杨俊萍. 探析教学秘书在高校教学管理工作中的作用 [J]. 创新创业理论研究与实践 , 2022, 5 (23): 127-129.

[4] 王燕凝. 高校教学秘书在教学管理工作中的职责及发展路径思考 [J]. 现代职业教育 , 2022, (25): 103-105.

[5] 蒋洁 . 教学管理中提高高校教学秘书工作效率分析 [J]. 科技风 , 2022, (16):152-154.

作者简介：甘建辉，1978 年5 月19 日，女，汉族，籍贯，湖南湘阴，本科，教育教学管理。