数字化技术在档案管理系统中的应用

引言

近年来，随着我国现代化科技水平的不断发展，信息技术在各个领域中取得了广泛应用，其中档案管理也不例外。在新时期环境下，传统的档案管理工作模式已无法满足当下的实际需求，为此，档案管理部门应积极创新与改良传统的工作模式，灵活应用数字化技术来建设档案管理系统，在此管理模式下，不仅能够减少档案管理人员的工作量，同时还可以使档案资源实现充分利用，进而显著提升档案管理的整体质量与效率。

1、档案管理数字化的内涵

针对档案数字化管理而言，其主要指的是档案部门充分采用大数据技术、信息技术、互联网技术等时下前沿的方式方法，对档案资源展开深度开发，通过将传统纸质档案转化为电子档案，来在根源上显著提升档案管理工作的可靠性、安全性，进而真正意义上实现档案资源的实时共享、维护及升级，进一步提升档案管理的规范化、标准化水平。而若想充分发挥出数字化技术的真正价值，档案部门需要依据单位实际情况，来构建档案数据信息，对档案资料展开数字化管理，这样一来，便可以采用多媒体信息技术来对档案进行当细化存储与调取。另外，在数字化档案管理系统中，档案资料不再单纯依赖纸质载体，而是通过数据库、云端进行储存，在此情况下，档案资料的收集、分类均是利用计算机系统所完成，无需再耗费大量的物力资源、人力资源，且档案存储空间更大。由此不难发现，数字化技术在档案管理系统中占据着重要作用，能够有效弥补传统管理工作中存在的不足，为此，档案管理部门应当将数字化技术与档案管理工作进行密切结合，以推动档案管理工作的高效、顺利推进，进而使其为企业的可持续健康发展，提供有力支持。

2、数字化技术应用在档案管理系统中的重要意义

2.1 增加档案的存储量

现阶段，数字化档案资料的保存方式大多以光盘、磁盘为介质，此种保存方式具有储存量、密度较大的特点，不仅可以有效节约储存档案的库房，无需占据过多库存，而且还能够减少人力、财力、物力等资源的投入，这将有利于高效实现既定的档案管理目标。另外，在计算机中储存着大量的电子档案，为了避免出现档案被篡改、遗失等问题，减少因硬盘故障而产生的损失，档案管理人员需要在安装杜绝病毒入侵的防火墙、杀毒软件的基础上，还要进行定期检查与维护，以将安全隐患扼杀在摇篮里，保证档案管理工作的顺利进行。

2.2 方便进行检索利用

将数字化技术灵活应用到档案管理系统之中，可以使档案资料的查找、检索越发便捷，在数字化技术的大力支持下，档案管理人员可以直接在计算机中实施各项操作 [1]。一般来讲，计算机的运行速度高达每秒亿次，在此情况下，档案管理人员不但能够随时进行修改，同时还可以使档案资料实现快速共享，这样一来，将能够进一步提升档案资料的利用率，充分发挥出档案管理工作的真正价值，进而助力企业的持续稳定发展。

3、数字化技术在档案管理系统中的有效应用对策

3.1 引入网络化技术，构建档案的数据库

档案管理部门在进行数字化管理过程中，需要基于新型网络技术的应用优势，来加快档案数据库的构建速度，以进一步实现数字化档案管理效果。具体来说，由传统档案管理方式向着新型数字化档案管理方式转变过程中，通过引入网络化技术，可以搭建一个全新的网络平台系统，在此系统实际应用的过程中，可以将大量的传统档案内容快速转变为信息化档案内容。经过两者对比，新型数字化档案管理无需占用过多的实质空间，这将能够有效减轻档案物理管理工作的压力 [2]。在具体管理环节中，管理人员仅需要安排一定的硬件设施储存空间，就可以将大量的信息化档案资料存储在电子系统里，如此便可实现方便、快捷的信息化管理效果。同时，互联网与社会网络环境的连接，为保证档案信息资料的安全、可靠，需要对各类档案信息资料进行加密处理，其中加密方式可以是密码形式、指纹形式、面部识别形式等，唯有具有权限或密码的人员，才可以使用和查阅档案资料，以充分提升档案资料管理的安全保障。

3.2 运用数字化体系，实现档案管理组织重构

通过数字化技术的有效应用，还可以实现对档案管理组织的进一步优化。一般来讲，在以往的档案管理工作中，大多都是以实质档案资料管理为基础，对其进行收集、分类、整理、保管等，这其中的每一个步骤，往往都需要大量的人力与时间 [3]。而在应用了数字化管理体系之后，基于网络虚拟技术来进行档案资料管控，则可以进一步优化档案管理组织构架。在数字技术介入档案资料管理工作之后，所有的管理步骤与程序都有了很大的变化，这无疑是形成了一种全新的档案管理方法与理念，在此情况下，就需要将现代化因素与数字技术管理影响考虑到管理过程之中，以真正意义上实现档案管理工作新的突破与变革。具体来说，在档案基础数据收集过程中，除了对原有档案管理资料文件进行收集与归纳外，还可以在大数据环境中搜索更多的数据资料，将这些资料进行整合后，则可以实现对档案资料的进一步完善。同时，基于三维数字技术来进行档案整理与分类，还可以形成档案数据模型，从而清晰、直观的展示出各类档案关系，如此将能够进一步提高了档案整理的整体效果。另外，凭借强大的智能搜索引擎，在对档案进行应用环节中，也能够极大程度上提高了档案资料使用的便捷性与高效性，从而使得档管理整体水平得到了显著提高。

3.3 优化信息系统，提高档案数字化水平

在数字化技术引入档案管理工作之后，还要对信息系统进行科学、合理的优化与完善，以在源头上进一步提高档案管理水平。具体来说，在档案管理信息化软件优化时，可以购买专业的档案管理软件，做到内部管控效果。通过对各个相关部门的端口连接，来实现整体的网络化办公效果，各个部门的档案资料一旦形成，可以自动归纳到系统之中，这将能够进一步提高档案收集的效率，实现所谓的互联网+ 移动APP 模式，促进人人参与档案管理的良好效果[4]。同时，还要加大对档案管理中的移动 APP 建设力度，这是因为移动 APP 的应用，相比较与固定的电子设施，能够有效加大档案管理的便捷性与高效性，大幅提高档案资料管理与应用水平。并且，档案管理人员需要深刻意识到，档案管理信息系统的优化，还要同时考虑对客户实际需求的满足。随着信息技术的不断发展，电子信息系统的功能也有了更多的发展方向，在档案信息管理系统优化中，对于一些不适用的系统功能或者干扰档案信息管理工作有序开展的电子模块，可以适当删除或隔离，以使得电子信息系统的运行更加流畅。

4、结束语

总而言之，在如今新时期背景下，数字化技术在档案管理系统中的有效应用，不但能够显著提升档案管理效率，而且还可以降低档案管理成本，充分发挥出档案管理的真正价值。为此，档案管理部门应紧跟社会发展步伐，依据自身实际情况来灵活应用数字化技术，使二者实现密切结合，以保证档案管理工作的顺利、有序进行，显著提高档案管理水平。

参考文献：

[1] 辛维 . 人工智能技术在数字化档案管理中的应用研究 [J]. 档案记忆 ,2025,(04):59-61.

[2] 张丽 . 数字化技术在智慧档案管理中的应用策略研究 [J]. 办公室业务 ,2025,(07):80-82.

[3] 江春燕 . 人工智能技术在数字化档案管理中的应用研究 [J]. 信息记录材料 ,2025,26(02):102-104.

[4] 傅英治 . 数字化档案管理技术在城市园林绿化工程中的应用及实施策略 [J]. 行政事业资产与财务 ,2024,(08):114-116.