事业单位档案管理信息共享机制的构建与优化

摘要：事业单位作为公共服务体系的重要组成部分，其档案管理工作在支撑政务运行、提升管理效能和推动信息化治理方面具有基础性作用。然而，受制于管理模式滞后、系统间数据壁垒和权限配置不合理等因素，档案信息资源共享效率普遍偏低，难以满足数字化时代对档案服务的实时性、精准性和协同性需求。基于此，本文主要针对事业单位档案管理信息共享机制的构建与优化进行详细分析与探讨，旨在构建安全高效、智能精准、灵活可控的档案信息共享体系，全面提升事业单位档案资源的管理效能与服务能力。

关键词：事业单位；档案管理；信息共享机制

引言

《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出，要构建以数字化管理为基础的信息共享机制，实现档案资源跨层级、跨部门、跨系统的整合利用。在政策指引与实践需求双重驱动下，档案信息共享已成为事业单位档案管理转型升级的关键方向。当前，事业单位作为行政管理与社会服务的重要执行主体，其档案信息不仅涵盖人事、财务、项目、科研等多领域业务，还承载着高频次的查询利用与协同管理需求，亟需建立覆盖全流程、全要素、全过程的共享机制。在此背景下，亟需从机制层面进行系统性设计，推动档案管理理念、模式和技术的全面重塑，为实现事业单位信息化治理与高效服务提供坚实的档案支撑。

一、破除部门壁垒，打通共享链路

在构建与优化事业单位档案管理信息共享机制的过程中，通过破除部门壁垒、打通共享链路，能够有效推动事业单位档案信息资源在更大范围、更高层次、更深程度上的协同利用，为实现档案管理现代化、服务高质量发展提供坚实保障。为实现这一目标，可从以下几个方面入手：其一，应建立健全跨部门档案信息共享的协调机制。事业单位内部应设立由档案管理部门牵头的信息资源共享联席会议制度，明确各职能部门在档案信息管理中的责任边界和数据归属，构建权责明晰、上下贯通的档案资源共享协调体系。其二，推动档案信息资源的标准化建设。按照国家电子文件管理和档案信息化建设标准体系，统一档案信息元数据结构、编目规则和数据接口标准，实现不同部门、不同系统间档案数据的语义互通和格式兼容，提升跨平台数据交换的效率和准确性[1]。其三，应依托信息化手段，构建部门间互联互通的档案信息共享平台。通过建设事业单位内部档案信息资源共享服务平台，集成各部门档案数据，实现基于角色权限管理的档案资源分类查询、动态调用和智能推送。平台可嵌入区块链、人工智能、大数据分析等新一代信息技术，实现档案数据的可信传输、智能标签识别和价值挖掘，提升档案利用的智能化水平。其四，强化档案信息共享的安全保障机制是破除壁垒的制度支撑。应制定严格的信息共享访问控制机制和数据安全审计机制，确保档案信息共享在合法、合规、安全的框架下进行。同时加强对档案管理人员的信息安全意识培训，建立健全责任追溯机制与风险防控体系，防范档案信息在共享过程中的泄露、篡改和滥用风险。

二、嵌入业务流程，实现动态更新

不同于传统档案管理模式中“事后归档、静态管理”的方式，现代事业单位档案管理应以业务全流程为牵引，以档案信息实时生成、同步更新为目标，构建“档随事生、事结档成”的动态管理机制，从根本上提升档案信息共享的时效性、完整性和精准性。首先，应实现档案管理与业务流程的深度融合。通过业务系统与档案管理系统的对接集成，在业务办理环节实时生成档案信息，并自动归集至档案管理系统。各类原始电子数据、过程记录、审批流程、决策文书等业务信息，应在流程节点中按照档案管理规范进行信息标引与元数据提取，确保归档信息具备可溯性和业务上下文完整性。事业单位应结合自身职能特点，梳理业务流程节点与档案要素的对应关系，构建“流程—数据—档案”一体化映射模型，实现档案信息的全过程采集与动态更新。其次，构建以流程驱动的档案信息更新机制。在档案信息管理系统中引入工作流引擎，对接行政审批系统、人事管理系统、财务系统、科研管理系统等业务平台，实现档案数据随业务变动自动更新[2]。例如，在人事档案管理中，人员岗位变动、职称晋升、奖惩情况等信息可通过对接人事系统实现自动归档与动态维护，有效解决传统模式下数据更新滞后、信息不对称等问题。最后，推动档案信息生命周期管理。按照“前端规划、中端控制、后端利用”的思路，构建涵盖档案形成、收集、整理、鉴定、利用、销毁等全流程的生命周期管理体系。通过在各业务节点部署档案自动分类与编码模块，实现档案信息的分类归档、分级管理与版本控制，确保在信息共享过程中的数据一致性与历史溯源能力。

三、分级开放权限，精准匹配需求

由于事业单位档案类型多样、内容敏感程度不一、使用对象层级分明，单一权限管理模式难以兼顾信息安全与资源利用的双重目标。必须依据档案信息属性、业务需求类型及用户使用权限，建立分级授权、精细化匹配的档案信息开放机制，推动档案资源在合法合规基础上实现差异化共享与按需供给。一方面，构建基于用户角色与业务场景的分级访问控制机制，应建立统一的用户身份认证体系。通过接入事业单位内部的人力资源管理系统、OA系统等，实现用户身份的唯一性识别和统一管理。结合岗位职责与业务职能，将用户划分为档案管理人员、业务办理人员、领导决策人员、科研技术人员、外部评审人员等多种角色类型，并为每类角色建立相应的权限模板。同时，在档案管理系统中引入RBAC与ABAC融合的权限管理模型，RBAC用于静态角色权限定义，ABAC则结合用户的行为特征、访问设备、地点、时间等动态属性，形成多因素权限判断机制。例如，同一位科研人员在办公网与外部访问环境下，其可见档案内容范围可自动调整，确保权限灵活管控。

另一方面，推动档案信息共享从“全量开放”向“按需推送”转变，应以用户行为数据为基础，建立档案使用行为分析机制。系统应自动记录用户的访问频率、查询关键词、下载记录、浏览路径等行为数据，构建动态用户画像，并通过机器学习算法识别用户使用偏好与信息需求倾向。基于画像结果构建档案资源标签体系与推送规则库，实现档案内容的智能聚类与主题关联匹配[3]。同时，应开发用户需求反馈模块，支持用户主动设定关注档案类型、时间范围、关键词等内容偏好，并将其纳入推送引擎配置参数。系统可结合用户任务周期、业务节点等因素，定期自动推送相关档案内容。例如，在年度考核期间自动推送人事档案摘要，在项目验收阶段推送相关合同档案与财务佐证材料，确保信息服务的前瞻性与适用性。此外，应设置推送档案内容的可操作等级，例如仅推送标题摘要、提供访问链接或直接提供全文，依据用户权限匹配对应内容展示形式，形成可控、定向、分层的档案信息服务体系。

结语

综上所述，事业单位档案管理信息共享机制的构建与优化，是提升档案治理能力、增强公共服务效能的关键路径。通过破除部门壁垒、打通共享链路，推进业务融合、实现动态更新，实施权限分级、精准匹配需求，能够有效解决当前档案信息孤立、数据更新滞后与安全风险并存的问题，构建起制度化、智能化、安全化的共享机制。未来应继续深化政策支撑与技术创新的双轮驱动，完善标准体系，提升系统兼容能力，推动事业单位档案信息共享由系统互通向业务协同和智能服务迈进。

参考文献：

[1] 盛琦. 事业单位人事档案数字化建设策略研究[J]. 兰台内外，2025（1）：4-6.

[2] 王芳. 大数据时代事业单位人事档案管理创新的思考[J]. 兰台内外，2024（33）：36-38.

[3]阿丽玛，魏伟，王丽娜，等. 大数据背景下机关事业单位提高档案管理效率策略探析[J]. 兰台内外，2024（22）：1-3.