央企建设项目档案数字化过程中的风险管理与应对策略

摘要：伴随信息技术的飞速发展，档案数字化已成为央企建设项目管理现代化的关键部分，本文按照央企建设项目档案数字化实践展开，深度分析了数字化转型阶段所面临的主要风险，囊括数据安全、技术、管理类风险，且给出了相应的风险管控与应对办法，搭建完整的风险评估体系、增强技术保障水平、健全管理机制是应对档案数字化风险的关键行动，对推动央企建设项目档案管理步入现代化意义重大。

关键词：央企；建设项目；档案数字化；风险管理；应对策略

建设项目档案是央企经营管理活动的重要记录，随着数字化转型，传统纸质档案管理已难以满足央企高效运营与决策需求。档案数字化虽提高了利用效率，但也带来数据安全、技术应用与管理机制等风险。本文分析央企建设项目档案数字化过程中的主要风险，提出相应的管理与应对策略，为央企档案数字化工作提供参考，助力企业数字化转型与高质量发展。

一、央企建设项目档案数字化的理论基础与现状

1.1央企建设项目档案数字化的理论基础

央企建设项目档案数字化风险管理应综合多元理论：运用ISO 31000搭建系统化的风险识别、分析、评估及处理流程；结合全生命周期管理理论让档案与业务流程实现深度融合，保障各阶段档案的完整性；依靠DCMM，从组织、制度、流程、技术几个维度提高数据治理能力，建立起标准体系与质量保障机制；依照ISO 27001，从安全策略、访问控制、加密措施等不同层面搭建数据安全屏障，综合应用此类理论框架，可为档案数字化提供全面的风险防控指导意见，助力档案管理向数字化、智能化转型过渡。

1.2央企建设项目档案数字化现状

目前，随着国家数字化战略的推进，央企建设项目档案数字化已取得积极进展。据统计，超过70%的央企已开展建设项目档案数字化工作，但整体推进程度不平衡，存在"数字孤岛"现象。在房地产开发领域，档案数字化涉及土地获取、规划设计、工程建设、销售运营等全周期资料，内容复杂多样，涉及部门众多，给档案数字化工作带来较大挑战。

1.3央企建设项目档案数字化特点

央企建设项目档案数字化具有信息量大且类型多样的特点，建设项目档案包含文字、图纸、影像、音视频等多种类型，数据体量巨大。同时，建设项目档案专业性强，涉及规划、设计、施工、验收等多个专业领域，对数字化技术和人员专业素质要求高。此外，建设项目档案安全要求高，档案中包含企业商业机密、技术参数等敏感信息，对数据安全保护要求严格。最后，建设项目档案需要长期保存，数字化过程中需考虑数据长期可读性和系统兼容性。

二、央企建设项目档案数字化过程中的主要风险

2.1数据安全风险

央企在开展档案数字化工作时，面临三类主要数据安全风险：其一为数据泄露方面的风险，敏感数据或许会通过网络传输、存储设备或未恰当授权的途径泄露；二是有数据丢失的相关风险，硬件故障、软件漏洞或人为操作失误可引起档案数据丢失损坏；三是面临着数据完整性的潜在风险，数字化转换过程或许会有数据不完整、失真或被篡改的问题出现，影响到档案的真实性，若不能对这些风险进行切实有效的防控，将给央企造成重大信息安全隐患。

2.2技术风险

档案数字化面临的主要技术风险有三种：技术选型风险，不当选择可能导致系统兼容性差、扩展性不足，无法满足长期需求；技术迭代风险，技术快速更新换代，可能使早期数字化档案无法被新系统识别使用；技术依赖风险，过度依赖特定供应商，可能面临技术"锁定"，增加后期维护成本。央企需在技术选择上保持前瞻性和适度开放性，平衡当前需求与长期发展。

2.3管理风险

档案数字化过程中的管理风险主要表现为三个方面：流程断裂风险，档案数字化与业务流程脱节，导致档案收集不及时不完整；标准缺失风险，缺乏统一档案数字化标准，各部门各阶段标准不一，影响档案质量；人才缺口风险，既懂建设项目管理又精通档案数字化的复合型人才不足，影响数字化质量。这些风险直接关系到档案数字化的效果和价值实现。

2.4法律合规风险

伴随数据保护法规持续完善，档案数字化期间的法律合规风险愈发凸显，知识产权风险主要体现为数字化过程可能涉及第三方知识产权事宜，好比未经授权便动用他人技术或内容；监管合规风险呈现出档案数字化也许不满足行业监管要求，以国有经济重要代表身份的央企，更应在档案数字化实施时高度重视法律合规，避免合规问题引起法律风险及声誉折损。

三、央企建设项目档案数字化风险管理与应对策略

3.1建立健全风险评估体系

央企要构建周全的风险评估体系，实现对档案数字化风险的科学管控，搭建风险识别矩阵，按照项目的生命周期识别各阶段风险点，归集风险清单，厘定风险评估标准，按照发生概率、影响程度进行分级归类，圈定重点防控板块，开展阶段性风险审计，实施对档案数字化系统的安全评估，马上发现并处理潜在隐患，采用这些方式，央企可达成风险防控精准化和系统化目标，为档案数字化筑牢安全防线。

3.2强化技术保障措施

技术保障成为档案数字化风险管理的核心支撑，央企要打造多层级安全防护体系，依靠防火墙、访问控制、加密传输等技术手段，构建纵深防御阵势，实施数据备份规划，实施异地多副本备份，保障数据恢复的可操作性，处于技术选型阶段，理应采用开放标准技术，摆脱对技术的依赖，增强系统长期的可维护水平，制订技术更新机制，按周期评估技术趋势，设定更新规划，实现档案数据无缝迁移，及时应对技术迭代风险。

3.3完善管理机制与标准体系建设

央企应把档案数字化加入业务流程，实现建设项目全生命周期管理，开展“三同步”原则实施工作：跟工程建设同步开展规划、实施与验收，预防档案缺失及滞后现象，搭建统一的档案数字化标准体系，触及数据全生命周期范畴，以ISO 23081为基础建立元数据管理矩阵，以实体类型及元数据类型双维度对档案描述进行规范处理，增强逻辑上的关联。创建标准监督及动态更新机制，按周期开展符合情况检查，按照技术发展与业务变化对标准进行优化，着重培养复合型人才，厘清各部门职责，创建起协同工作机制，把档案标准要求嵌入至业务系统，实现标准同业务的深度融合，从事情源头预防质量方面的毛病。

3.4加强合规管理

合规管理为央企档案数字化起到法律保障作用，央企应增进知识产权保护意识，严肃审核数字化期间的知识产权事宜，消除侵权隐患，依从建设行业和档案管理相关法规，保证数字化工作合法合规，就涉及个人信息的档案而言，构建专门的隐私保护机制，符合数据保护的相关要求，实施合规管理行动，央企可凭借法律框架安全推进档案数字化工作，防范法律隐患，保障企业名誉。

四、新技术应用前景

4.档案与建筑信息模型（BIM）相融合

BIM技术跟档案数字化融合指明了建设项目信息管理的发展方向，作为建筑全生命周期的数字表达途径，BIM与档案系统集成可实现自设计、施工至运维全过程信息的无缝对接，就风险管控层面而言，两者融合会借助搭建统一数据环境，切实应对数据割裂的风险，做到跨专业、跨阶段的信息传递及共享。BIM模型里的参数化信息可径直转化为结构化档案数据，减少数据转换出错的风险，央企推动BIM和档案系统对接时应留意标准统一，建立模型跟档案元数据的对应映射，保障数据交换准确可靠，推动BIM从项目管理工具过渡为企业级信息资产管理平台。

4.2 数字孪生技术在运维档案中的应用

央企建设项目运维档案管理借助数字孪生技术开启新范式，依靠构建物理设施的数字映射，实时认知、动态表明设施状态，使档案从静态记录过渡为动态管理工具，就风险防控而言，数字孪生可利用物联网设备实时采集运行中的数据，自动实现档案信息的更新，稳妥应对运维档案时效性方面的风险隐患，保障档案的及时性与精确性。其预测分析功能可找出潜在风险，为预防性维护提供数据方面的支撑，央企要创建基于数字孪生的档案管理新样式，设立起物理空间、数字空间与档案空间的三维映射关系，达成数据多向对流与价值挖掘，同时重视传感器数据安全以及系统集成带来的风险，构建完善的数据质量把控机制。

4.3 档案智能编研里生成式AI的风险管控

生成式AI技术在档案智能编研里显现出巨大的潜力，可自动提取档案内容，再进行分析，生成报告、摘要和知识图谱，极大提升档案利用的效率，应用的过程里存在多重风险：其一为内容准确性方面的风险，AI生成内容有概率出现“虚构”，进而导致事实性错误发生；其二是知识产权相关的风险，模型训练与内容生成或许会牵涉版权方面的问题；另外是安全合规层面的风险，涉密信息有可能经模型间接泄露出去。为切实管控风险，央企应构建起多层次的防控体系：构建人机配合的审核机制，保证专业人员对关键内容实施复核；建立起AI模型的隔离环境，杜绝敏感信息外漏；建立模型使用的伦理规范，厘清责任边界；同时打造针对央企的专属模型，依靠内部档案数据展开训练，提高模型对专业术语及行业知识的理解本领，保障生成内容的专业性与安全性。

五、结语

央企建设项目档案数字化是信息时代的必然选择，科学风险管理是保障其顺利实施的关键。通过建立风险评估体系、强化技术保障、完善管理机制和加强合规管理，央企可有效应对数字化过程中的各类风险。基于风险管控视角，建议央企采取分阶段实施策略：短期（1年内）完成标准体系搭建、风险评估体系构建；中期（3年内）建成智能管理平台，实现BIM与档案融合；长期（5年）实现知识图谱应用，打造专属AI模型。同时建立多维评估指标：数字化率年均提升15%，查档时间缩短85%，安全事件年均下降20%。央企应保持技术敏锐度，不断完善风险管理体系，推动档案数字化健康发展，为数字化转型与高质量发展筑牢基础。

参考文献：

[1]信息时代下档案管理风险识别及防范策略研究[J]. 姜红霞.山西档案，2023（01）：132-134

[2]大数据时代企业电子文件归档和电子档案管理的探索与实践. 姚姮.陕西档案，2021（06）：38-39+37

[3]浅谈档案数字化过程中的风险和对策.张璐.机电兵船档案 . 2020 （03）：75-77

[4]城建档案数字化过程中质量控制的必要性. 谢艳.城建档案，2017（07）：21-22

[5]建设电子文件与电子档案管理规范.CJJ/T117-2017.中华人民共和国住房和城乡建设部，2017

[6]Technical Guidelines for Digitizing Archival Materials for Electronic Access： Creation of Production Master Files – Raster Images. U.S. National Archives and Records Administration （NARA），2021