数字化转型背景下档案管理的信息安全风险与防控机制研究

引言

在政务服务数字化、企事业单位智能化管理不断深入的趋势下，档案作为承载历史信息和现实活动的重要载体，也步入了深度数字化阶段。数字档案管理以其存储效率高、检索速度快、共享便捷等优势，正逐步替代传统纸质档案模式，成为现代信息治理的重要组成部分。然而，伴随着数字系统的广泛部署，档案管理所面临的信息安全威胁也在不断升级。数据泄露、非法篡改、黑客攻击等安全事件频发，严重威胁档案信息的完整性、真实性与可控性。因此，在推进数字化建设的同时，强化档案信息安全风险的识别与防控机制构建，已成为当务之急。本文旨在从实际风险出发，探讨数字档案管理中的安全痛点与应对策略，推动档案信息安全体系的系统化、规范化建设。

一、数字化转型下档案管理面临的主要信息安全风险

1.1 数据泄露与篡改风险

在数字化环境中，档案以电子数据形式储存于计算机系统或云平台中，数据传输和存储过程中若缺乏加密与访问控制机制，极易发生信息泄露、篡改等问题。尤其在多部门协作、远程访问频繁的背景下，一旦身份认证与权限配置不到位，黑客或内部人员可能通过系统漏洞获取敏感档案数据，进而对组织造成重大损失。此外，一些旧系统与新平台并存的混合环境，也增加了数据同步不一致与被恶意修改的可能。

1.2 系统漏洞与技术攻击风险

数字档案管理系统通常依赖复杂的软件与硬件基础设施，任何一环存在安全漏洞都可能成为攻击入口。如操作系统或数据库未及时更新补丁，系统后门未被发现等，都可能被利用进行拒绝服务攻击（DDoS）、勒索病毒攻击等破坏性行为。此外，不规范的外部接口管理、未审查的第三方插件也会引入未知风险，形成档案系统的“技术软肋”。

二、信息安全风险成因分析

2.1 技术保障体系不完善

当前许多单位档案数字化系统建设过程中，注重业务功能实现而忽视了信息安全基础设施的同步建设。例如，加密算法应用不规范、缺乏日志审计机制、数据备份未形成容灾机制等，导致档案系统在突发安全事件中缺乏抵抗与恢复能力。此外，一些系统开发商安全意识薄弱，未对系统安全架构进行充分测试评估，也埋下了后期运行的隐患。

2.2 管理制度与权限控制松散

档案管理部门在数字化转型初期，往往缺乏适应信息系统运作的新型管理制度，存在岗位权限界定不清、操作流程混乱、权限层级划分不合理等问题。有的单位甚至存在“同一账号多人使用”“超权限访问”等不规范操作，极大增加了内部泄密和信息被误用的风险。同时，信息系统中的权限管理机制如果未定期更新、未与组织结构变化同步，也会导致权限滥用问题频发。

2.3 从业人员信息安全素养不足

档案人员普遍受传统纸质档案管理模式影响，对数字系统的安全操作流程不熟悉，缺乏必要的网络安全防范意识。一些工作人员在日

常操作中存在弱密码设置、随意插拔外接设备、点击不明链接等行为，为病毒入侵与数据被盗提供了可乘之机。此外，缺乏针对信息安全的岗位培训与考核机制，也进一步弱化了全员安全防范能力。

三、档案信息安全防控机制的构建策略

3.1 完善技术防护体系

构建牢固的信息安全防线，首先需从技术层面着手，建立多维度、多层级的防护架构。一是引入先进的身份认证机制，如动态口令、生物识别、双因子验证等，确保系统访问的合法性；二是强化数据传输加密与存储加密，提升档案信息在物理与逻辑层面的安全性；三是部署防火墙、入侵检测系统、恶意代码识别工具等安全组件，对档案系统进行实时防护与行为监控；四是建立全面的数据备份机制，支持异地备份与自动恢复，确保在遭遇系统崩溃或攻击时可迅速恢复档案内容；五是加强系统安全测试与渗透评估，定期更新补丁与组件，提升系统整体抗风险能力。

3.2 建立健全制度机制与权限体系

在制度层面，应根据数字档案管理的实际需求，制定切实可行的信息安全管理制度体系，涵盖档案分类分级制度、用户权限管理制度、安全事件应急响应制度、操作审计制度等。对不同类型档案进行风险评估并分级管理，依据岗位职责设定最小化访问权限，确保“谁使用、谁负责”的原则得以落实。权限管理需动态维护，及时调整因人事变动产生的权限冗余问题。此外，需加强对系统操作的全过程记录与可视化审计，对异常行为形成预警与追踪，防止隐蔽操作造成数据损失。

3.3 提升人员安全意识与应急处置能力

信息安全的最后一道防线是人。为提高从业人员的安全意识与应对能力，应定期组织信息安全教育培训，强化员工对常见攻击方式（如钓鱼邮件、社交工程等）的识别与防范能力。同时，应制定应急响应预案，明确突发事件的响应流程、责任分工、技术支持与信息通报机制，确保在信息安全事件发生时能够第一时间处置，最大限度减少损失，提升组织的整体应急响应水平。

总结

数字化转型为档案管理带来了高效、智能与集成化的机遇，但也带来了严峻的信息安全挑战。本文从数字档案管理的实际出发，系统分析了信息安全风险的主要表现及深层原因，进一步提出了涵盖技术防护、制度保障与人员能力三位一体的防控机制构建路径。未来，档案管理工作应在技术创新与制度规范双轨并行中持续优化，不断提升系统安全性与运行稳定性，切实保障档案信息在数字化环境中的安全可控、真实可靠，实现档案资源的可持续利用与国家信息安全的整体维护。

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