新形势下基层事业单位人事档案管理问题研究重点探寻

伴随着“放管服”改革深入推进，事业单位分类改革持续进行，数字政府建设速度加快。基层事业单位人事管理模式出现深刻变化。这种变化表现在管理理念上，也表现在具体管理手段和技术应用上。人事档案管理是人事管理的基础。其功能从传统“记录保管”变成“动态服务”和“数据支撑”。实际中，多数基层单位还用传统管理模式。档案信息化、规范化、安全化等方面有明显不足，影响人事管理效能发挥。这些不足限制档案信息有效利用，也在一定程度上阻碍基层事业单位整体发展。

1 新形势下基层事业单位人事档案管理的重要性

新形势下，基层事业单位人事档案管理越来越重要。它是人力资源管理体系的基础，在人才开发和组织运营中都有体现。人事档案收集了员工的学历、专业技能等级、职业经历、绩效成果和奖惩记录等关键数据，形成了完整的人才能力数据库。这些数据为组织选拔和任用人才提供了客观系统的依据。管理者可以分析档案信息，量化员工能力，准确识别员工的能力水平和发展潜力。这样能实现人才与岗位需求的动态匹配，为组织的可持续发展提供人才保障。管理者还能根据档案显示的员工能力特点和职业倾向优化人力资源配置。通过评估人岗匹配度，管理者可以把员工安排在最能发挥效能的岗位上。这样做既提高了个人工作效率和职业认同感，又节约了组织整体人力成本。人事档案中记录了薪酬福利、社会保障、职称评审等权益信息，这些信息是员工劳动权益的法定证明。规范的档案管理能确保信息真实、完整、可追溯。这为处理劳动争议和回应权益诉求提供了权威依据，有效避免了因档案问题引发的法律风险。从组织治理角度看，人事档案管理有标准化操作。这包括信息采集、分类归档、安全保管和合规利用等环节的制度建设。这是基层事业单位实现管理规范化和精细化的重要体现。人事档案管理流程的严谨性能推动组织内部管理体系的科学升级，为履行公共服务职能奠定坚实的内部治理基础。

2 基层事业单位人事档案管理存在的问题

2.1 对人事档案管理工作重视程度不足

在部分基层事业单位中，一些领导没有全面深刻认识到人事档案管理工作的战略意义。他们把人事档案管理工作看成简单的事务性辅助工作，没有将其放进单位的核心管理体系。这种认识偏差造成资源配置严重不合理。具体表现在，一是档案管理专项经费投入不够，档案管理的基础设施老旧，不能满足现代档案管理需要。二是档案管理岗位编制减少较多，专业人员配备不足，影响档案管理正常开展。三是现代化管理设备和技术引进落后于时代发展。管理层的这种短视做法让人事档案管理工作长期被边缘化，难以适应新时代单位发展需要，限制了单位整体管理水平提高。

2.2 档案材料收集不齐全、不及时

当前，基层事业单位的档案材料收集体系有明显的系统性问题。一方面，材料形成部门和档案管理部门没有标准对接机制，信息传递出现断裂，关键信息无法顺利传递，形成信息断层。另一方面，收集流程没有严格时间限制，重要材料收集经常积压延误，影响档案材料的时效性和完整性。档案管理人员主动跟踪意识差，没有建立动态更新机制，无法及时掌握档案材料最新情况。这种碎片化管理模式增加档案内容失真风险。特别是员工职业发展轨迹的关键材料缺失，直接影响档案作为人才评价依据的权威性，档案无法真实全面反映员工实际情况。

2.3 档案管理人员专业素质不高

基层档案管理队伍普遍存结构性矛盾，制约了档案管理水平的提升。其中，兼职人员占比过高是突出问题，兼职人员精力分散，难以全身心投入档案管理工作，影响档案管理的专业性和质量。同时，缺乏系统化档案管理培训，档案管理人员知识结构老化，无法跟上时代发展，掌握最新档案管理理念和技术。职业晋升通道不畅导致人才流失严重，优秀管理人才因看不到职业发展前景而选择离开。专业能力短板在工作中表现明显：信息化管理技能不足，档案管理人员难以适应电子档案发展趋势，无法高效开展电子档案管理工作；数据分析能力薄弱，无法从海量档案数据中提取有价值信息，为决策提供有效支撑；保密意识差，存在信息泄露安全隐患，给单位和个人带来损失。

2.4 档案管理信息化程度低

基层事业单位档案管理面临一大难题，是传统管理模式与信息技术融合不够。突出体现在电子档案系统建设落后，目前还是以纸质档案手工操作为主。这种管理方式落后，效率低且容易出错。同时，数据标准化程度也低，不同部门间信息难以共享，形成信息孤岛，影响档案管理整体效能。此外，安全防护体系不完善，有网络攻击风险。一旦被攻击，档案信息可能泄露和损坏，这种技术落后导致管理效率低。

2.5 档案管理制度不完善

基层事业单位档案管理制度体系存在多重漏洞，给档案管理工作带来了各种不便。一是，档案分类标准不统一，档案管理混乱。不同类型档案存放和查找困难，影响档案管理的规范性和效率。二是，借阅审批流程不规范，增加档案失密风险，一些未经严格审批的档案借阅行为可能导致档案信息泄露。三是，没有销毁鉴定机制。冗余信息堆积，占用大量存储空间，增加档案管理成本。四是，监督考核制度缺乏力度，导致执行出现偏差，无法有效监督和考核档案管理工作，一些规定和要求得不到落实。

3 解决基层事业单位人事档案管理问题的对策

3.1 提高对人事档案管理工作的重视程度

基层事业单位领导要充分认识人事档案管理工作的重要性，将其纳入单位整体发展规划，从战略高度重视这项工作。要加强对人事档案管理工作的领导和支持，成立专门的人事档案管理领导小组，定期开会研究解决档案管理工作中的问题。要加大对人事档案管理工作的资金投入，改善档案管理硬件设施和条件，配备必要的档案管理设备和专业人员。比如，建设现代化档案室，配备防潮、防火、防虫、防盗等设备，保障档案安全保存。同时，要加强对人事档案管理工作的宣传和教育，通过开展专题讲座、培训等活动，提高单位全体员工对档案管理工作的认识和重视程度，形成良好档案管理工作氛围，让每个人都认识到人事档案管理与自身利益相关，从而积极配合档案管理工作。

3.2 加强档案材料的收集和整理工作

档案材料的系统收集和规范整理是提高档案管理质量的关键。这需要从制度建设、流程改进和质量监控三个方面共同推进。首先，应建立科学的档案材料收集制度。制度要明确各部门在档案生成、流转和归档中的责任。制定标准化的收集清单和动态时间表，形成覆盖档案全生命周期的收集规范，确保材料及时、完整收集。其次，还需建立跨部门合作机制。加强档案管理人员和业务部门的沟通，通过定期会议、信息共享平台等方式，实时捕捉和主动归档员工职业发展、培训考核等动态信息。例如，与培训部门建立数据对接，将员工参训记录、技能认证等数据自动导入档案系统，避免信息分散。在质量监控方面，要建立“三级审核”机制。材料提供部门先审核真实性，档案管理部门再审核完整性，专家委员会最后审核合规性，形成闭环管理。整理档案时，要遵循“分类科学、编号统一、编目规范”的原则。根据档案内容和逻辑关系建立多级分类体系，采用“年度-机构-问题”复合分类法提高检索效率。同时，编制纸质档案和电子档案的双轨检索目录，实现档案资源的可视化和智能化管理。最终形成“收集有标准、整理有规范、利用有渠道”的现代化档案管理体系。

3.3 提升档案管理人员的专业素质

提高人事档案管理人员的专业水平是保证档案管理规范、高效的重要保障。为此，事业单位在培训教育体系上，应建立常态、多层次的培训机制。定期开展档案管理业务培训，培训内容要兼顾基础和前沿。基础内容有档案管理学、文书学、档案法规和职业道德等理论知识，保证管理人员掌握档案收集、整理、鉴定、保管、利用等核心流程的规范。前沿内容重点包括信息化管理技术，如档案管理系统操作、电子档案归档与加密技术、区块链在档案存证中的应用等。同时，要加强数据分析利用能力的培养，包括档案数据的筛选、统计和可视化呈现，为决策提供依据。此外，要定期开展学术交流活动，邀请档案管理领域的专家学者进行专题授课和案例解析，或组织管理人员参加行业研讨会、跨单位经验分享会，拓宽专业视野，学习先进的管理理念和实践方法。激励机制建设上，要调动档案管理人员的学习积极性和自我提升意识。鼓励管理人员参加档案专业技术资格考试、职业技能等级认定和各类继续教育项目，提供必要的学习时间和费用支持。对通过资格考试取得证书、通过继续教育提升学历的人员，要制定明确的奖励和补贴标准，如一次性奖金、学费报销等，将个人成长与职业发展直接挂钩。同时，要建立科学完善的考核评价机制，考核指标要包括业务能力、服务水平和创新贡献等多个方面。通过定期考核和不定期抽查，全面评估管理人员的工作表现。对考核优秀者，要给予公开表彰、评优评先资格和晋升优先机会；对工作不力、存在失误的人员，要及时批评教育并督促整改，必要时开展补训，形成良性竞争氛围。最后，为保障队伍稳定，还需增强档案管理人员归属感和忠诚度。提高其薪酬福利，确保收入与付出匹配，缩小岗位待遇差距。改善工作环境，配备标准设备和工具，降低劳动强度，提升舒适度。加强职业通道建设，明确晋升路径，提供交流机会，让管理人员感受成长价值。减少人员流动，保持队伍稳定，避免影响档案管理工作的连续性和规范性。

3.4 加快档案管理信息化建设

加大对人事档案管理信息化建设的资金投入。引进先进档案管理软件和技术设备，建立人事档案信息管理系统。系统要具备档案录入、存储、检索、统计、分析等功能，实现档案信息数字化存储和网络化传输。把传统纸质档案转为电子档案，用扫描、拍照等方式将纸质档案转为电子文件，分类存储管理。电子档案存储时，采用先进加密技术，确保档案信息安全。同时，加强档案信息安全保护，用必要技术手段和管理措施，如设置访问权限、定期备份数据等，防止档案信息泄露和篡改。此外，积极推进档案信息资源共享利用，建立单位内部档案信息共享平台，实现不同部门档案信息共享，为单位决策制定和业务开展提供有力信息支持。比如，人员招聘时，人力资源部门可通过档案信息共享平台快速获取应聘人员信息，提高招聘效率和质量。

3.5 完善档案管理制度和监督机制

建立完善人事档案管理制度。根据国家相关法律法规和档案管理要求，结合单位实际情况，制定详细档案管理制度，明确档案管理各环节操作流程和标准规范，让档案管理工作有章可循、有据可依。制度内容涵盖档案收集、整理、保管、利用、销毁等方面，确保档案管理全过程规范。加强对档案管理制度执行情况的监督和检查，成立专门监督小组，定期评估考核档案管理工作，检查制度执行情况，及时发现纠正问题。对违反档案管理制度的行为，要按相关规定严肃处理，确保档案管理工作严肃权威。同时，建立健全档案管理责任追究制度，明确各部门和人员在档案管理工作中的职责，对因工作失误导致档案信息丢失、泄露等问题的人员，追究相应责任。

结语

基层事业单位人事档案管理重要且复杂，关乎单位发展与员工权益。新形势下问题挑战多，需重视并解决。可通过提高重视、加强收集整理、提升人员素质、加快信息化、完善制度监督等举措，提升管理质效以助单位发展。在今后的工作中，事业单位还需持续关注新趋势新要求，优化管理，推动其规范化、科学化、信息化。

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