数字化转型背景下档案信息资源共享机制研究

引言

现代企业的数字化转型可以理解为数字经济时代企业借助先进的数字技术如“云计算”“大数据”“区块链”等实现企业的业绩增长和可持续发展。在数字经济蓬勃发展的大趋势下，企业档案管理部门却面临着“生与死”的考验。数字化转型背景下，档案管理正从传统保管向智能服务转型，档案数据已成为推动企业创新发展的关键信息资源。数字化技术的普及推动档案管理向数字化、智能化转型，档案信息资源的战略价值愈发凸显。作为重要的信息资产，档案在政务服务、学术研究、社会治理中发挥着不可替代的支撑作用。

一、数字化转型背景下档案信息资源共享机制的重要性

1.1 提升档案信息资源利用效能

在数字化转型中，档案信息资源呈现爆发式增长，分散存储于不同部门和系统中，形成大量 “信息孤岛”。共享机制通过建立统一的资源整合路径，将分散的档案资源按主题、领域进行系统化归集，实现资源的集中化管理与调度。这一过程打破了传统档案利用中地域、部门、载体的限制，使有需求的组织和个人能够通过数字化平台便捷获取所需档案信息。无论是学术研究所需的历史文献，还是政务办理所需的凭证材料，都能通过共享机制快速流转，让档案的凭证价值、参考价值和研究价值得到充分释放，避免资源闲置与浪费。

1.2 支撑政务服务与社会治理现代化

政务服务与社会治理的现代化离不开数据资源的高效流通，档案信息作为政务活动和社会运行的原始记录，是治理决策的重要依据。共享机制通过打通各部门档案信息通道，实现户籍、社保、不动产等民生档案的跨部门共享，减少群众办事时的材料重复提交，优化审批流程，提升服务效率。在社会治理中，通过共享人口、企业、城市建设等档案信息，能够为精准施策、风险预警提供数据支撑。

1.3 推动档案管理数字化转型深化

共享机制的构建对档案管理全流程提出了数字化升级要求，倒逼档案管理从传统模式向现代化转型。为实现资源共享，档案收集需采用数字化采集技术，确保电子档案的规范生成；档案整理需运用元数据管理、智能分类等数字化手段，提升资源组织效率；档案存储需依托云存储、分布式数据库等技术，保障数据安全与可访问性；档案利用需搭建数字化服务平台，满足多样化共享需求。

二、数字化转型背景下档案信息资源共享机制的现存问题

2.1 跨部门协同共享壁垒尚未打破

受传统管理模式影响，不同部门、单位的档案管理系统多为独立建设，缺乏统一的协同规划，形成 “各自为政” 的局面。部分部门因担心信息泄露、责任划分不清等问题，对档案共享持抵触态度，存在 “不愿共享” 的现象。同时，各部门档案管理流程、业务规范差异较大，缺乏有效的沟通协调机制，在共享对接时容易出现流程不畅、责任推诿等问题，导致 “不会共享” 的困境。这种跨部门壁垒使得档案资源难以在区域间、层级间自由流动，即使部分资源实现共享，也多为浅层次的局部共享，无法形成全域覆盖的共享网络。

2.2 共享标准与技术规范不统一

档案信息共享依赖统一的标准与规范支撑，但当前数字化档案的标准体系尚未完善。在档案数字化过程中，不同地区、部门采用的数字化格式存在差异，有的使用 PDF格式，有的采用图片格式，甚至部分系统仍保留专有格式，导致数据兼容性差。元数据标准、著录规则也不统一，同一类档案的描述字段、分类方式各不相同，影响信息的准确识别与关联。技术层面，各部门档案系统的开发技术、接口协议不一致，在数据交换时易出现格式错乱、信息丢失等问题，增加了共享的技术难度和成本，严重制

约了档案信息的高效流转与深度利用。

2.3 安全保障体系存在薄弱环节

数字化环境下，档案信息的开放性与安全性之间的矛盾日益突出，现有安全保障体系难以满足共享需求。技术层面，部分档案系统缺乏先进的加密技术和访问控制机制，易遭受网络攻击、数据篡改等安全威胁。管理层面，安全管理制度不完善，对档案信息的分级分类保护不明确，存在权限分配不合理、操作记录不完整等问题。人员层面，部分工作人员安全意识薄弱，在数据传输、存储过程中存在操作不规范的情况，增加了信息泄露的风险。

三、数字化转型背景下档案信息资源共享机制的构建策略

3.1 构建多元协同的共享组织体系

打破跨部门壁垒需要建立强有力的组织保障，应成立跨部门的档案信息共享协调机构，由政府牵头，吸纳档案管理部门、各业务主管部门、技术支撑单位等多方参与。该机构负责制定共享规划、明确各参与方的权责分工，如政府部门承担统筹协调职责，档案管理部门负责资源整合与标准制定，业务部门负责提供优质档案资源。同时，完善沟通协商机制，定期召开共享工作会议，解决共享过程中的矛盾问题。通过建立 “政府主导、部门协同、社会参与” 的共享格局，形成上下联动、左右协同的工作合力，推动各部门从 “被动共享” 向 “主动共享” 转变，打通跨区域、跨层级的共享通道。

3.2 健全统一规范的标准与技术体系

标准与技术的统一是实现档案信息高效共享的基础。应加快完善档案数字化标准体系，制定涵盖档案数字化加工、元数据管理、数据交换等环节的系列标准规范，明确数字化格式、著录规则、元数据字段等关键要素，确保不同来源的档案信息能够被统一识别和处理。技术层面，推广兼容性强的共享技术平台，采用标准化的数据接口和协议，实现不同档案系统之间的无缝对接。同时，引入大数据、人工智能等技术，开发智能分类、自动关联等功能，提升档案资源的组织效率和共享精准度。通过标准统一与技术适配，降低共享的技术门槛，保障档案信息在流转过程中的完整性与准确性。

3.3 完善动态适配的安全保障体系

平衡共享与安全需要构建技术与管理并重的安全保障体系。技术层面，采用加密技术对档案数据进行全程加密，运用访问控制技术实现基于角色的权限管理，确保不同用户只能访问权限范围内的信息；建立数据备份与恢复机制，定期对档案数据进行备份，防范数据丢失风险。管理层面，建立档案信息分级分类保护制度，根据档案的敏感程度划分安全等级，实施差异化保护策略；完善安全操作规范，加强对数据采集、传输、存储、利用等全流程的安全管理。

四、结论

数字化转型背景下，构建科学的档案信息资源共享机制对提升资源利用效能、支撑政务治理现代化、深化档案管理转型具有重要意义。当前档案共享存在跨部门协同壁垒、标准不统一、安全保障薄弱等问题，制约了资源价值释放。通过构建多元协同的组织体系、健全统一规范的标准与技术体系、完善动态适配的安全保障体系，可有效打破共享障碍，推动档案信息资源高效流转。

参考文献

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