新时期档案管理信息化的对策探究

一、新时期档案管理信息化的核心需求与现存问题

（一）核心需求

新时期档案管理信息化的核心需求体现在三个方面：一是档案资源数字化转换需求，随着档案数量持续增长，需将传统纸质档案、声像档案等转化为数字格式，实现档案资源的集中存储与统一管理，减少物理空间占用，降低保管成本；二是档案利用便捷化需求，用户对档案的查询、借阅、共享需求日益频繁，需通过信息化平台实现档案的快速检索、在线调取，支持跨部门、跨地区的协同利用，提升服务效率；三是档案管理智能化需求，借助人工智能、大数据等技术实现档案分类、著录、鉴定的自动化，减少人工操作误差，同时通过数据分析挖掘档案背后的关联信息，拓展档案的应用场景与价值。

（二）现存问题

档案管理信息化推进过程中仍存在诸多问题：一是技术应用碎片化，部分单位信息化建设缺乏整体规划，不同系统间数据标准不统一、接口不兼容，导致档案数据难以互通共享，形成 “ 信息孤岛” ，影响管理效率；二是安全防护体系不完善，档案数据包含大量敏感信息，当前部分单位存在数据加密技术落后、访问权限管控不严、应急备份机制缺失等问题，易引发数据泄露、丢失或篡改风险；三是管理机制与信息化不匹配，传统档案管理制度侧重纸质档案的保管与利用，对数字档案的采集、归档、销毁等环节缺乏明确规范，同时部门间职责划分不清晰，导致信息化流程衔接不畅，影响工作推进。

（三）人员能力短板

人员能力不足是制约档案管理信息化的重要因素：一方面，部分档案管理人员缺乏系统的信息技术知识，对数字化采集设备、档案管理系统的操作不熟练，难以高效完成档案数字化转换与系统维护工作；另一方面，复合型人才匮乏，既懂档案管理专业知识，又掌握大数据分析、网络安全技术的人员较少，导致无法充分发挥信息化技术对档案资源开发与安全防护的支撑作用，限制了档案信息化的深度发展。

二、新时期档案管理信息化的关键对策

（一）优化技术应用，构建一体化档案信息系统

优化技术应用是推动档案管理信息化的基础，需从三个方面入手：一是制定统一的数据标准与技术规范，明确档案数字化转换的格式、分辨率、元数据著录规则等，确保不同来源、不同类型的档案数据格式统一、信息完整，为数据共享奠定基础；二是构建一体化档案信息系统，整合档案采集、存储、检索、利用、备份等功能模块，打通与其他业务系统（如政务服务系统、办公自动化系统）的接口，实现档案数据与业务数据的互联互通，消除 “ 信息孤岛” ；三是引入智能技术提升管理效率，利用人工智能技术实现档案自动分类、关键词提取与错误识别，借助大数据分析挖掘档案数据的关联信息，为决策提供支持，同时采用云存储技术实现档案数据的分布式存储，提升存储容量与访问便捷性。

（二）完善管理制度，筑牢档案数据安全防线

完善的管理制度与安全防护是档案信息化的重要保障：一是健全档案信息化管理制度，结合数字化档案的特点，制定涵盖数据采集、归档、保管、利用、销毁全流程的管理规范，明确各部门与人员的职责，规范操作流程，确保信息化工作有序开展；二是强化安全防护技术应用，采用数据加密、身份认证、访问权限分级管控等技术，限制不同人员对档案数据的操作权限，同时部署防火墙、入侵检测系统，实时监测网络安全风险，防止外部攻击；三是建立应急备份与恢复机制，定期对档案数据进行异地备份与离线备份，制定数据丢失、系统故障的应急处理预案，明确应急响应流程与责任人员，确保在突发情况下能快速恢复数据，保障档案安全。

（三）加强人员培训，打造复合型档案管理队伍

提升人员能力是档案管理信息化落地的关键：一是开展分层分类培训，针对基础操作人员，重点培训档案数字化设备操作、管理系统使用等实操技能，确保能熟练完成日常工作；针对管理人员，增设信息技术规划、数据安全管理等课程，提升其统筹协调与风险防控能力；二是拓展培训形式，采用线上课程与线下实操结合、专家讲座与案例研讨结合的方式，增强培训的针对性与实效性，同时鼓励人员参加行业交流活动，学习先进经验；三是建立人才激励机制，对掌握信息化技能、在档案信息化工作中表现突出的人员给予表彰与奖励，同时通过引进专业技术人才、与高校合作培养等方式，充实复合型人才队伍，为档案信息化发展提供人力支撑。

三、对策实施的保障措施

（一）强化组织领导与统筹规划

强化组织领导是对策实施的前提：一是成立档案信息化工作领导小组，由单位负责人牵头，协调档案、技术、财务等部门，明确各部门职责与工作目标，形成工作合力；二是制定科学的信息化发展规划，结合单位实际需求与技术发展趋势，分阶段明确信息化建设的任务、时间节点与资源投入，避免盲目建设，确保各项对策有序推进；三是加强资源保障，合理安排信息化建设资金，优先保障系统开发、设备采购、人员培训等关键环节的投入，同时优化资源配置，提高资金与设备的使用效率。

（二）推动跨部门协同与社会参与

档案信息化需多方协同支持：一是加强跨部门协作，建立档案管理部门与其他业务部门的常态化沟通机制，在档案数据采集、共享利用等方面密切配合，确保档案数据能及时、准确获取，同时推动档案信息在各部门间的合理共享，提升服务效能；二是鼓励社会力量参与，通过政府购买服务、与信息技术企业合作等方式，借助专业机构的技术优势开展档案数字化转换、系统开发与安全维护工作，减轻单位自身压力，提升信息化建设质量；三是加强宣传引导，通过内部培训、行业交流等方式，宣传档案信息化的重要性与成效，提高全员对档案信息化的认识与重视程度，营造良好的工作氛围。

（三）建立动态评估与优化机制

建立动态评估机制是持续提升信息化成效的关键：一是制定档案信息化评估指标体系，从系统功能、数据质量、安全防护、人员能力、服务效率等维度设置评估指标，定期对信息化建设成效进行评估；二是根据评估结果及时优化调整，针对评估中发现的问题（如系统功能不足、安全风险隐患），制定整改方案，完善技术应用与管理制度，同时结合技术发展与需求变化，动态更新信息化规划与对策，确保档案管理信息化始终适应新时期发展要求；三是总结推广经验，将信息化建设中的成功做法与典型模式进行梳理，在行业内交流推广，推动整体档案管理信息化水平提升。

结束语

综上所述，新时期档案管理信息化是顺应技术发展与时代需求的必然选择，其推进过程需直面技术、制度、人员等方面的挑战。通过优化技术应用构建一体化系统、完善制度筑牢安全防线、加强培训打造复合型队伍，同时辅以组织领导、跨部门协同与动态评估等保障措施，可有效破解档案管理信息化的发展难题。未来，随着技术的不断迭代与实践的深入，还需持续探索创新，推动档案管理信息化向更深层次、更高质量发展，充分发挥档案资源的价值，为社会发展提供更优质的信息服务。

参考文献

[1]郭占元. 新时期档案管理信息化的对策探究[J]. 兰台内外, 2025,(25): 10-13.

[2]吴慧萍. 新时期档案管理信息化的对策探究[J]. 兰台内外, 2022,(19): 7-9.

[3]于芳. 新时期档案管理信息化对策探讨[J]. 现代商贸工业, 2013, 25(02): 92.