智慧档案馆建设背景下档案信息资源的智能化检索系统开发实践

一、引言

智慧档案馆以 “ 智能化管理、精准化服务、协同化共享” 为目标，依托新技术推动档案管理转型。截至 2024 年，我国省级以上档案馆已启动智慧化建设，馆藏档案数字化率超 85% ，但档案信息检索利用面临瓶颈，如传统检索系统无法理解语义需求、档案资源分散存储、缺乏个性化服务能力等。因此，开发适配的智能化检索系统成为关键任务。

二、传统档案检索系统的局限与智能化转型需求

2.1 传统检索系统的核心局限

传统档案检索系统局限性凸显，一是检索模式单一，需准确输入特定信息，表述偏差则检索失败；二是语义理解缺失，无法关联同义词等，检索覆盖面不足；三是资源整合不足，不同类型档案独立存储，检索需切换模块，操作繁琐；四是服务被动化，无法主动推送资源。

2.2 智能化检索系统的核心需求

基于智慧档案馆建设目标，智能化检索系统需满足四项需求，即语义化检索、跨源化整合、个性化服务、可视化呈现，同时要具备高兼容性与可扩展性，适配已有平台与设施。

三、智能化检索系统的开发设计

3.1 系统总体架构设计

系统采用 “ 数据层 - 技术层 - 应用层” 三级架构。数据层汇聚并标准化处理档案数据，整合多源数据构建统一资源池，建立档案知识图谱。技术层集成智能技术，提供技术服务。应用层面向用户提供检索服务，通过多终端开放，包括语义检索等功能模块。

3.2 核心技术融合应用

核心技术深度融合是系统智能化关键。一是应用自然语言处理技术，用 BERT 预训练模型解析用户自然语言查询语义，识别意图与核心实体；通过同义词词典和语义相似度计算扩展同义词、近义词，如将 “ 1985 年北京高校建设” 扩展为 “ 1985 年度 北京市 高等学校 校园建设 基建项目” ，提升检索覆盖面。二是应用知识图谱技术，基于档案元数据与内容信息构建含 50 万 + 实体、100 万 + 关系的档案知识图谱，通过图谱推理挖掘隐藏关联，实现 “ 一查多联” ，如从 “ 某会议档案” 关联 “ 参会人员档案” 等。三是应用机器学习技术，用协同过滤算法与逻辑回归模型分析用户检索历史等数据，构建用户画像，预测潜在需求，实现个性化资源推荐。

3.3 关键功能模块开发

3.3.1 语义检索模块

语义检索模块是系统的核心功能，支持用户以自然语言（文字、语音）输入查询需求。文字检索时，系统对查询语句进行分词、词性标注、实体识别后，结合知识图谱进行语义匹配，返回精准结果；语音检索时，通过语音识别技术（如百度语音 API、科大讯飞语音识别引擎）将语音转换为文字，再执行语义检索流程。模块还具备 “ 模糊检索” 功能，当用户输入信息不完整时（如 “ 199X 年上海经济政策” ），系统通过实体链接与上下文补全，推送相关候选结果供用户选择。

3.3.2 跨源整合检索模块

该模块打破多源档案资源的壁垒，实现 “ 一次检索、全库响应” 。通过建立统一的检索索引（基于 Elasticsearch 搜索引擎），将文本、图像、音频、视频等不同类型档案的索引信息整合存储；用户检索时，系统同时查询多源索引库，按相关性排序返回结果，并通过标签区分档案类型（如“ [文本] 1990 年城市规划批复” “ [视频] 2000 年国庆阅兵纪录片” ）。针对图像、音频等非文本档案，通过 OCR（光学字符识别）、语音转文字技术提取内容信息，纳入检索索引，实现 “ 以文搜图” “ 以文搜声” 。

3.3.3 个性化推荐模块

基于用户画像与需求场景，提供精准化资源推荐服务。按用户身份分类推荐：为科研人员优先推荐原始档案、专题研究汇编；为学生推荐教育类档案、历史科普资源；为普通公众推荐民生类档案、文化记忆资源。同时，根据用户检索历史进行关联推荐，如用户检索 “ 改革开放初期深圳建设档案” 后，自动推荐 “ 珠海经济特区设立文件” “ 厦门开发区规划资料” 等相关资源。推荐结果通过 “ 猜你喜欢” “ 相关资源” 栏目在检索页面展示，提升用户检索效率。

3.3.4 可视化分析模块

通过可视化技术直观呈现检索结果的关联关系与分布特征。开发知识图谱可视化界面，以节点 - 连线形式展示检索结果涉及的实体及关系，用户可通过点击节点扩展查看关联档案；开发统计分析图表，如档案数量年度分布柱状图、地域分布热力图、主题分布饼图等，辅助用户把握档案资源的整体特征。例如，用户检索 “ 抗战时期档案” 后，系统自动生成 “ 抗战档案地域分布热力图” 与 “ 主要战役档案知识图谱” ，帮助用户快速定位重点资源。

四、系统应用实践与效果分析

4.1 应用场景与实施过程

某省级档案馆智慧化升级引入智能化检索系统，实施分三阶段：一是数据准备阶段，6 个月完成 800 万件馆藏档案数字化整合，构建含 30 万实体的档案知识图谱；二是系统部署阶段，完成检索系统与档案馆现有数字资源管理平台对接，配置 2 台应用服务器、1 台数据库服务器及网络环境；三是试运行与优化阶段，3 个月试运行收集 2000+ 用户反馈，优化语义解析模型与推荐算法，使检索准确率从 75% 提升至 90% 以上。

4.2 应用效果分析

系统正式运行 1 年后效果显著：一是检索效率大幅提升，响应时间从5 - 8 秒缩至 1 - 2 秒，用户平均检索时长从 15 分钟缩至 5 分钟；二是检索准确性显著提高，语义检索查全率达 88% 、查准率达 92% ，较传统关键词检索分别提升 35%.40% ；三是用户体验明显改善，多终端访问率达 70% （移动端占 45% ），个性化推荐点击率达 30% ，好评率达 92% ；四是服务范围持续扩大，年访问量达 50 万人次，较传统系统增长 200% ，提升了档案馆公共服务能力。

五、结论

智慧档案馆背景下的智能化检索系统，通过融合自然语言处理、知识图谱等智能技术，有效解决了传统检索系统的痛点，实现了档案信息资源的语义化、跨源化、个性化检索。系统的开发与应用，不仅提升了档案检索的效率与准确性，更推动了档案服务从 “ 被动响应” 向 “ 主动推送” 、从 “ 单一查询” 向 “ 深度挖掘” 转型。

参考文献

[1]宋丽伟. 事业单位档案信息资源利用的现状与优化路径研究[J].兰台内外，2025，（26）：35-37.

[2]邵亚伟，王亿豪. 面向开放科学的档案信息服务新拓展实践场景与创新策略[J].信息与管理研究，2025，10（04）：62-74.

[3]石彩红. 共享理论下高校档案数字化建设中信息资源整合探究[J].兰台内外，2025，（24）：39-41.