事业单位档案管理数字化转型的困境与突破路径研究

1. 事业单位档案管理数字化转型的重要价值

事业单位档案管理数字化转型契合其公益属性的核心要求，通过构建高效的数字化档案服务体系，实现对民生档案、业务档案、人事档案等各类高频需求档案查询服务的便捷化办理。数字化转型为事业单位职能转型提供坚实的数据支撑，通过整合档案信息资源，为政务数据共享、业务流程优化奠定基础，促进跨部门、跨区域的协同合作，提升事业单位的履职能力和服务水平[1]。这一转型顺应档案事业发展的时代趋势，推动档案管理模式从传统的 “ 保管型” 向 “ 服务型” “ 智慧型” 转变，通过运用现代信息技术，激活档案资源的潜在价值，满足新时代对档案管理提出的新要求。

2. 事业单位档案管理数字化转型的现实困境

2.1 思想认知困境

部分事业单位对档案管理数字化转型存在理念滞后的问题，简单将“ 数字化” 等同于 “ 纸质档案扫描” ，忽视了数字化转型所蕴含的管理流程重构与服务模式升级的深层内涵，导致转型工作停留在表面。许多单位将档案管理数字化视为 “ 辅助工作” ，在资源分配和工作优先级排序上低于核心业务，使得转型工作缺乏有力推动，推进速度缓慢[2]。

2.2 资源保障困境

档案管理数字化转型需要长期持续的资金投入，涵盖系统开发、设备采购、维护升级等多个方面，但部分事业单位受限于预算约束，难以保障稳定的资金支持，导致数字化项目推进受阻。人才储备短缺成为制约转型的关键因素，既掌握档案管理专业知识，熟悉《档案法》《数字档案管理基础规范》等法规标准，又具备数据处理、系统运维等数字化技术能力的复合型人才严重不足。基层事业单位普遍存在硬件设施薄弱的问题，档案存储服务器容量不足、备份设备缺失、网络带宽不够等情况，无法满足数字档案存储与传输的基本需求。

2.3 数据治理困境

由于缺乏统一标准，不同科室、不同时期形成的档案数据在格式、元数据字段等方面存在显著差异，导致数字档案整合困难，难以实现跨源数据关联和有效利用。存量档案数字化质量问题突出，早期纸质档案扫描存在分辨率不足、信息残缺、索引标注错误等问题，严重影响数字档案的可用性和利用效率。数字档案面临多种安全风险，包括网络攻击、病毒入侵、权限泄露等，而部分单位缺乏完善的数据加密、异地备份、应急恢复等防护措施，难以保障档案数据的安全完整[3]。

2.4 制度机制困境

专项制度缺失使得数字档案管理工作无章可循，缺乏针对数字档案收集范围、著录规则、归档流程、保管期限等方面的明确规定，导致数字化操作不规范。档案管理部门与业务部门之间缺乏有效联动，协同机制不畅，业务数据与档案数据无法实现同步对接，形成 “ 数据孤岛” ，影响档案资源的整体性和连续性。考核激励机制不完善，未将档案管理数字化成效纳入单位绩效考核体系，导致业务部门与工作人员参与转型的积极性不高，缺乏推动转型的内生动力。

3. 事业单位档案管理数字化转型的突破路径

3.1 树立数字化转型理念

加强政策宣贯与案例引导，组织学习《“ 十四五” 全国档案事业发展规划》等国家档案数字化政策文件，分享东北财经大学 “ 历史声像档案数字化保护工程” 等同类型事业单位转型成功经验，让工作人员充分认识数字化转型的重要价值。开展 “ 数字化转型与档案服务创新” 专题培训，引导管理人员转变观念，认识到转型是涉及管理流程、服务模式、技术应用的全流程变革，避免陷入 “ 重技术轻管理” “ 重扫描轻应用” 的误区[4]。邀请技术专家解读数字档案安全防护技术，通过蚌埠市档案馆等单位的实际案例说明合规防护措施的有效性，消除对技术应用的顾虑，树立正确的风险认知。

3.2 完善资源保障体系

构建多元资金投入机制，积极争取财政专项经费，参考韶关市纸质档案数字化工作的实践经验，将档案数字化费用纳入财政预算，优先保障档案管理系统开发、存量档案规范化扫描等核心数字化项目。探索 “ 共建共享” 模式，联合同区域、同类型事业单位分摊数字化建设成本，通过共用档案云服务平台等方式提高资金使用效益。加强复合型人才培养，对现有档案管理人员开展数字化技术培训，对技术人员进行档案管理规范培训；同时招聘档案学、信息管理、计算机技术等专业人才，组建跨学科转型团队。优化硬件设施配置，按需采购高容量存储服务器、异地备份设备，升级网络带宽以满足数字档案传输需求，优先选用符合国家档案管理标准的硬件设备，确保与后续系统升级兼容。

3.3 优化数据治理能力

依据《数字档案管理基础规范》《档案著录规则》等标准，制定单位内部统一的数字档案格式、元数据字段、编码规则，实现数据 “ 同源同构” 。针对文书档案、业务档案、科研档案等不同类型档案制定专项数字化细则，确保分类清晰、著录规范。建立 “ 扫描 - 审核 - 修正” 三级质控流程，对早期低质量数字档案进行重新扫描与补录，提升存量档案数字化质量。引入 OCR 技术，实现数字档案文本可检索，借鉴东北财经大学应用 AI 技术的经验，提升档案利用效率。构建全流程安全防护体系，技术上采用数据传输与存储双重加密、访问权限分级管理、病毒防护等手段；管理上建立本地与异地双备份制度、应急恢复预案，定期开展安全漏洞检测与演练，参考蚌埠市档案馆的 “ 三位一体” 安全防范体系建设经验。

3.4 构建制度保障框架

完善专项管理制度，制定《档案管理数字化转型实施细则》，明确各部门职责、转型时间表与验收标准；出台《数字档案归档与保管办法》，规范数字档案收集、审核、归档全流程操作，使数字化工作有章可循。建立跨部门协同机制，设立档案数字化协同工作组，由档案管理部门牵头，联合业务部门制定数据对接方案，实现业务数据与档案数据实时同步。搭建单位内部档案共享平台，打通科室间数据壁垒，支持跨部门档案查询与调用，参考档案部门与研发团队的协同模式。优化考核激励机制，将档案数字化工作纳入部门绩效考核指标，考核内容包括数字档案质量、数据对接效率、服务响应速度等；对转型工作中表现突出的团队与个人给予表彰，激发全员参与转型的积极性。

结束语：

总之，事业单位档案管理数字化转型是一项系统工程，面临着思想、资源、技术和制度等多方面的挑战，但同时也蕴含着提升档案管理水平、优化公共服务的重大机遇。通过树立正确的转型理念，完善资源保障体系，优化数据治理能力，构建健全的制度保障框架，事业单位能够有效突破转型困境，推动档案管理实现从 “ 保管型” 向 “ 服务型” “ 智慧型” 的转变，为推进国家治理体系和治理能力现代化贡献力量。

参考文献：

[1]杨益. 数字时代事业单位人事档案管理的机遇与挑战[J]. 黑龙江画报, 2024, (20): 89-90.

[2]林方敏. 事业单位档案管理工作的优化路径研究[J]. 办公室业务,2024, (18): 72-74.

[3]邢馨月. 新时期机关事业单位档案管理数字化的实践探究[J]. 办公室业务, 2024, (09): 56-58.

[4]徐雯雯, 汪亚琼. 信息化时代档案管理数字化转型探析[J]. 黑龙江档案, 2023, (06): 129-131.