电子档案管理的安全风险与防范策略

引言

在信息化办公环境日益普及的背景下，电子文档已成为组织机构数据管理的关键介质。但在日常操作环节中，从创建到调阅的整个流程里，数字档案容易遭遇信息外泄、内容被恶意修改以及意外损毁等各类安全隐患，这些威胁直接影响到档案数据的真实性与保密程度。针对这一现状，深入分析电子文档管理环节存在的安全漏洞并制定科学防护方案，对于优化信息资产保护机制、确保资料安全具有决定性意义。

一、电子档案管理发展背景与安全风险的基本类型

在数字化浪潮席卷各行各业的背景下，电子文档作为信息存储的核心介质，已深度融入政府机构、商业组织及社会团体的常规运作体系。相较于传统纸质文档，电子文档展现出存储密度大、查询响应迅速、空间占用小等显著特点，然而其共享便捷性与技术依赖性也带来了更为严峻的信息防护难题。电子档案管理面临诸多安全隐患，主要包括信息外泄、恶意修改、存储设备故障、权限滥用以及恶意程序攻击等突出问题。特别是在互联网应用场景下，软件缺陷、人为操作错误、访问控制疏漏等状况极易导致数据失控。为此，准确辨识电子档案保管环节中的各类风险因素，并建立合理可靠的保护体系，对确保档案资料的保密性、准确性和可获取性具有决定性意义。

二、电子档案管理安全风险的典型表现与现实影响分析

（一）档案数据泄露事件的成因分析与典型案例解读

电子档案信息外泄已成为现代档案安全领域最具破坏性的隐患之一，其诱发因素主要涵盖技术层面与管理环节的双重缺陷。从技术维度来看，防护体系脆弱、访问权限设置不当、加密技术存在漏洞等问题，极易遭受网络攻击或病毒入侵；而在管理维度，工作人员操作失范、权限管控失效以及安全培训不足同样会造成敏感档案的非法外流。以某地政府为例，由于内部文件传输时未采取加密措施，导致重要信息被第三方非法获取，引发重大安全事件。某高校因服务器系统更新滞后，造成教职工个人信息遭黑客入侵并泄露。

（二）非法篡改与操作痕迹缺失对档案真实性的威胁

电子档案的法律效力与实用价值直接取决于其内容的真实可靠性。当前技术防护措施不足与审计体系缺失，使得电子文档极易遭受人为篡改且难以被发现。从内部管理来看，若权限分配存在漏洞或身份验证系统不够严密，工作人员可能私自变更档案信息；与此同时，倘若系统未配备完整的操作记录与溯源功能，任何修改行为都将失去追查线索，这将从根本上损害档案的原始性与公信力。在涉及人事调整、资金往来及协议签署等关键文档管理过程中，若发生恶意修改且未能及时察觉，将严重影响机构决策效力并引发法律纠纷。为此，强化电子文档的防伪性能与操作留痕机制，需综合运用电子签章、时间认证、操作记录核查等专业技术，建立具备验证功能与溯源特性的文件真实性防护系统。

（三）存储介质损坏与系统故障引发的数据不可用问题

在数字化档案管理实践中，硬件设备故障与软件系统异常是造成档案信息不可访问的关键原因。首先，存储设备如硬盘老化、闪存单元失效、供电不稳定等物理层面的问题会直接导致档案载体功能丧失，引发数据损毁或读取障碍；其次，系统层面的故障包括操作系统瘫痪、数据库结构破坏、应用程序兼容性冲突等，这些都会对档案资料的完整保存和正常调取产生负面影响。当备份方案缺失或恢复手段不足时，文档损毁通常难以修复，对档案的持久保存与正常使用构成重大隐患。为有效控制这类威胁，需构建分级防护机制，通过周期性数据核验、跨区域多重备份以及实时系统状态监控等综合手段，保障档案信息即便遭遇意外事件也能维持可复原状态与业务稳定运行。

三、提升电子档案安全防护水平的综合应对与优化路径（一）构建分级分类的电子档案安全管理制度体系

构建科学规范的档案安全分级管理体系，是增强电子档案防护效能的关键前提。各类档案在信息敏感度、调用频次和保管周期等维度呈现显著差异，需依据其价值等级划分为普通档案、核心档案和机密档案三个层级，并配套实施差异化的安全管控方案。在分类管控框架下，同步建立权限分级管理机制，必须严格界定可接触人员、操作权限及审批程序，杜绝未经许可的查阅与超越权限的行为。此外，需将档案分级管控贯穿于整个管理周期，包含建档、保管、借阅、移交及处置等所有流程。借助标准化制度和清晰的责任划分，保证不同密级档案在对应防护等级下获得妥善管理，从而为建立可靠、有序、运转良好的电子档案系统奠定制度基础。

（二）强化基于加密认证与访问控制的技术防护措施

在数字化档案管理体系中，技术层面的安全防护是确保档案信息安全的关键要素。作为核心保护机制，加密技术能够有效防范档案数据在存储和流转环节遭受未授权访问或恶意篡改。运用公钥加密体系、电子签名技术以及安全通信协议（例如HTTPS、SSL/TLS）可以充分保障信息的保密性和真实性。此外，结合多重身份验证机制、生物特征识别技术以及一次性动态密码等验证方式，能够显著提升用户身份核验强度，有效遏制非授权登录和权限盗用行为。在权限管理层面，建议采用基于角色的访问控制机制（RBAC），通过分级授权审批流程与操作行为追踪功能，严格限定档案资料的访问权限范围。同时整合动态日志监控与异常操作预警系统，有效提升对潜在安全威胁的检测与处置效率，最终形成完整、稳定的电子档案安全防护架构。

（三）建立多节点异地备份与容灾恢复的数据安全机制

为切实应对自然灾害、设备故障或人为破坏引发的数字档案损毁及服务停滞问题，建立跨区域多节点容灾备份体系具有关键意义。该体系依托地理分散的数据镜像部署方案，达成信息动态同步与多点存储目标，显著增强系统抵御突发事件的能力。在数据保护方案设计方面，需综合运用完整备份与差异备份两种模式，兼顾信息保全需求与存储资源利用率。在灾难防护体系建设中，建议部署双机热备架构，当核心系统出现异常时，备用节点能够即时响应接管工作，保障服务持续稳定运行。结合周期性的应急演练、备份数据验证以及操作记录审计等措施，有效保证突发状况下数据与系统的及时复原能力。

结语：电子档案作为数字化信息的关键存储形式，其防护措施直接影响组织运营效能与核心数据资产的安全状态。本研究针对电子档案管理过程中存在的典型安全隐患，系统性地探讨了信息外泄、内容篡改、文件损坏等常见威胁，并从规范体系、技术防护和数据冗余等维度提出了应对方案。分析结果显示，建立规范化、技术化与智能化的复合型防护架构，能够显著提升电子档案的安全保障能力。后续工作需要持续优化管理体系，加强人员专业能力培养，实现整体安全防护能力的持续提升。

参考文献：

[1]龚水英.单套制电子档案管理风险及安全措施探究[J].兰台内外， 2023（12）：32-34.

[2]郭强.电子档案管理工作的风险及应对措施[J].中国科技投资， 2023（1）：87-89.

[3]张宁，宋燕，王爽，等.智慧医院电子档案管理中的信息安全与风险管理研究[J].办公室业务， 2025（3）：37-39.

[4]张可凡.数智时代下档案信息化管理的安全风险与对策建议[J].山西档案， 2025（2）：150-152.

作者简介：孙晴雯（1988.09）， 女， 汉族， 内蒙古自治区阿拉善左旗， 本科，职称：无，研究方向：档案方向

作者简介：孟恬恬（1990.10），性别：女，民族：汉族，籍贯：内蒙古自治区阿拉善左旗，学历：本科，职称：初级，助理馆员，研究方向：档案方向