办公室综合档案的规范化管理实践

一、办公室综合档案管理存在的问题

（一）管理制度不完善

有些单位缺少完备的办公室综合档案管理制度，针对档案的搜集，整理，归档，保存，应用等环节并没有具体的规定和流程，在实际工作中，档案管理工作往往凭经验来做，随意性很大，如哪些文件材料应当归档，归档时间的要求，档案的保存期限等没有统一的标准，致使一些重要的档案被漏掉归档，或者归档的档案杂乱无章，难以有效查找和应用。同时对于一些需要销毁的档案监管不足，导致部分档案长期积压，挤占了档案储存空间。

（二）档案收集整理不规范

档案收集整理是档案管理工作的第一步，但这一步也存在很多问题，在收集工作上，一些办公室工作人员档案意识不强，对档案资料管理不够重视，未把工作中产生的文件材料及时交于档案管理人员。有些重要文件由于时间长就丢失掉。有些文件在传输过程中没有记录，在出现问题时难以追溯源头，在整理方面，档案未按类归档，未依据有关标准和单位自身情况做出正确的整理和归档，造成档案堆放混乱，即不美观也难以查找。

（三）档案保管条件有待改善

档案保管是档案安全的基础，有些单位档案保管条件差，档案库房不达标，库房面积小，潮湿，通风不好，易造成档案纸张发霉，虫蛀，字迹褪色等，缩短档案寿命，档案存放设备简陋，缺少档案柜，防潮柜，防火设备等，有些档案随便堆放在角落，加大档案损坏，丢失的危险。还有一些特殊纸张如光敏纸记录的材料也未能采取相应的避光措施，导致材料褪色，造成数据档案的损毁。

二、办公室综合档案规范化管理的实践措施

（一）健全档案管理制度体系

建立健全完善的档案管理制度是实现办公室综合档案规范化管理的基础，各单位应当按照《中华人民共和国档案法》以及相关法律法规的要求，结合本单位实际情况，制定涉及档案收集、整理、归档、保管、利用、保密等方面制度，明确各个工作环节的具体要求、操作流程及责任分工，使档案管理工作做到有章可依，如制定《办公室档案收集管理制度》，明确文件材料收集范围、时间及责任人，通过设置专人专岗的方式将档案管理工作落实到个人，确保权责明确，避免各部门在档案储存时产生推诿扯皮的现象。

（二）规范档案收集整理流程

规范档案的收集整理过程，保证档案的完整与有序，在收集环节，加强办公室人员的档案意识教育，提高他们对档案收集工作的重视程度，要求他们及时将工作中形成的文件材料移交给档案管理人员，并做好移交记录，在移交档案时要设置监交人，完成移交工作时三方同时签字。档案管理人员需积极跟进各项工作的开展情况，及时收集各部门和个人手中的档案材料，做到应归尽归，在整理环节，依据国家和行业的档案整理标准，结合本单位实际，制定科学合理的档案分类方案和编号规则。对于一些超过保管期需要销毁的档案文件，要及时销毁，避免因档案不及时销毁挤占档案储存空间。

（三）改善档案保管条件

为档案营造良好的保管环境，保障档案安全与完整，合理规划档案库房，库房面积要充足，通风要良好，干燥整洁，配备必需的温湿度调节设备，防火设备，防潮设备，防虫设备等，符合档案保管环境需求，选用符合标准的档案柜，档案盒等存放设备，把档案妥善存放起来，防止档案被挤压，碰撞，污染，加大档案库房安全管理力度，创建起严格的出入登记制度，非档案工作人员，未得到允许时，不能踏入库房。对于一些特种纸张要采取对应的储存方式，避免因为光照、潮湿等环境造成档案文件损毁。可以在档案室添加温湿度计，在超出预警值时及时处理，改善档案保管条件。

结束语

综上所述，办公室综合档案的规范化管理是项系统工程，对单位发展意义重大，当下办公室综合档案管理存有管理制度不完善，收集整理不规范，保管条件差，利用效率低等状况。通过健全制度体系、规范收集整理流程、改善保管条件、提高利用服务水平和加强人员队伍建设等实践措施，可以有效解决这些问题。

参考文献

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[2] 陈雪洁 . 论新《档案法》规制下办公室档案工作的新职能 [J]. 档案管理 . 2022 (05):103-104.