基于大数据技术的基层卫生院档案管理工作改革研究

引言

基层卫生院作为农村三级医疗预防保健网络的枢纽，承担着疾病预防、基本医疗、健康教育等重要职能。档案管理作为卫生院管理的基础性工作，记录着患者诊疗信息、医疗设备维护记录、人员培训档案等核心数据，是卫生院运营决策、医疗质量追溯、公共卫生服务优化的重要依据。然而，传统档案管理模式存在效率低下、信息孤岛、利用价值低等问题，难以适应新时代基层医疗发展需求。大数据技术的兴起为档案管理提供了新的解决方案，通过数据整合、智能分析、云端共享等技术手段，可实现档案管理的数字化转型，提升基层卫生院的综合服务能力。

一、基层卫生院档案管理现状与问题

（一）管理意识薄弱，重视程度不足

基层卫生院普遍存在“重医疗、轻管理”的现象，档案管理被视为辅助性工作，缺乏战略规划与资源投入。例如，部分卫生院将档案室设在偏僻角落，设备陈旧，甚至未配备专职档案管理人员，导致档案收集、整理、归档工作滞后。昆山市档案馆的调研显示，基层卫生院档案管理人员兼职比例高达 70% ，专业档案知识培训覆盖率不足 30% ，直接影响了档案管理质量。

（二）制度体系不完善，管理流程混乱

档案管理制度是规范工作的基础，但基层卫生院普遍存在制度缺失或执行不力的问题。例如，档案分类标准不统一、借阅登记不规范、销毁流程不严谨等现象普遍存在。以华漕镇卫生院为例，其早期档案库房面积仅 56.5 平方米，无独立整理用房，导致档案堆积、查找困难，甚至出现档案遗失事件。此外，跨部门协作机制缺失，导致医疗、行政、财务等档案分散管理，信息共享困难。

（三）技术手段落后，信息化水平低

传统档案管理依赖纸质载体，存储空间大、检索效率低、易受环境影响。尽管部分卫生院引入了电子档案管理系统，但存在系统不兼容、数据格式混乱、安全防护不足等问题。例如，某乡镇卫生院采用单机版档案管理软件，无法实现与 HIS 系统（医院信息系统）的数据对接，导致患者诊疗信息与档案记录脱节，降低了档案的实用价值。

二、大数据技术赋能基层卫生院档案管理的价值

（一）提升管理效率，降低运营成本

大数据技术可实现档案的自动化采集、分类、存储与检索，大幅减少人工操作误差。例如，华漕镇卫生院通过引入数字档案室，将文书档案数字化率提升至 100% ，档案查询时间从原来的 30 分钟缩短至 3 分钟，库房面积从 56.5 平方米扩展至 150 平方米，存储容量提升 5 倍。此外，云端存储技术可降低硬件投入成本，实现档案的长期安全保存。

（二）打破信息孤岛，促进资源共享

大数据平台可整合医疗、行政、财务等多源数据，构建“一站式”档案服务体系。例如，昆山市档案馆通过建立市镇村三级查档服务体系，实现民生档案“家门口查”，2023 年累计服务村民近千人次，满意率达 100% 。基层卫生院可借鉴此类模式，与上级医院、疾控中心等机构建立档案共享机制，为患者转诊、远程诊疗提供数据支持。

（三）挖掘数据价值，支撑决策优化

大数据分析技术可从海量档案中提取有价值的信息，为卫生院管理决策提供依据。例如，通过分析患者诊疗档案，可识别高发疾病类型，优化科室资源配置；通过挖掘设备维护档案，可预测设备故障，降低维修成本；通过分析人员培训档案，可制定个性化培训计划，提升团队专业能力。

（四）强化安全防护，保障数据隐私

大数据技术可通过加密存储、权限管理、审计追踪等手段，提升档案信息的安全性。例如，昆山市档案馆采用“本地备份 + 异地备份 + 云备份”模式，

确保档案数据零丢失；通过设置分级权限，限制敏感档案的访问范围，防止信息泄露。

三、基层卫生院档案管理改革路径

（一）构建数字化档案管理体系

硬件设施升级：扩建档案库房，配备智能温湿度控制系统、防火防盗设备；引入高速扫描仪、OCR 识别设备，实现纸质档案的快速数字化转换。

软件系统整合：采用兼容性强的档案管理软件，实现与 HIS 系统、LIS 系统（实验室信息系统）、PACS 系统（影像归档和通信系统）的数据对接，构建“电子病历- 档案- 统计”一体化平台。

云端存储部署：利用政务云或私有云，建立档案数据备份中心，实现数据的实时同步与异地灾备。

（二）优化档案管理流程

标准化分类编码：参照《医疗卫生机构档案管理规范》，制定统一的档案分类标准与编码规则，确保档案的规范性与可追溯性。

全生命周期管理：从档案生成、收集、整理、归档、利用到销毁，建立全流程管理制度，明确各环节责任人与操作规范。

智能化检索服务：开发基于自然语言处理的检索引擎，支持关键词、语音、图像等多模态查询，提升档案利用效率。

（三）强化人才队伍建设

内部培训机制：定期组织档案管理、大数据技术、信息安全等专题培训，提升现有人员专业能力。

外部人才引进：与高校、档案局合作，引进兼具医学与信息技术背景的复合型人才，充实档案管理团队。

绩效考核激励：将档案管理质量纳入科室与个人绩效考核，对在档案数字化、数据分析应用等方面表现突出的人员给予奖励。

（四）完善制度保障体系

制定专项管理制度：出台《基层卫生院档案管理办法》，明确档案分类、借阅、销毁等流程，强化制度执行力。

建立协同管理机制：成立由院领导、档案管理人员、IT 技术人员组成的档案管理委员会，定期召开联席会议，协调解决档案管理中的问题。

加强监督考核：引入第三方机构对档案管理进行审计，定期公布考核结果，倒逼管理质量提升。

结语

大数据技术为基层卫生院档案管理改革提供了技术支撑与路径选择。通过构建数字化管理体系、优化管理流程、强化人才队伍建设、完善制度保障，可实现档案管理的效率提升、资源共享、价值挖掘与安全防护，为基层医疗服务优化提供坚实的数据基础。未来，基层卫生院应持续探索大数据与人工智能、区块链等技术的融合应用，推动档案管理向智能化、精准化方向发展，助力基层医疗事业高质量发展。

参考文献：

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