基层机关事务管理中心的档案管理的探究

引言：

随着信息化社会的快速发展，档案管理在基层机关事务中的重要性日益凸显，档案不仅是机关工作的历史见证，更是政策制定、公共服务和监督审计的重要依据。基层机关受限于资源、技术和人才等因素，档案管理往往存在规范化不足、技术应用滞后、安全风险较高等问题，国家大力推进“放管服”改革和数字政府建设，对档案管理的科学化、标准化和信息化提出了更高要求。探究基层档案管理的优化路径，对于提升机关运行效率、保障数据安全、服务群众需求具有重要意义。

1. 建立档案定期盘点机制，保障库存资料完整无误

基层机关事务管理中心的档案管理是确保政务运行高效、信息保存完整的重要环节，建立档案定期盘点机制，是保障库存资料完整无误的关键举措，定期盘点能够及时发现档案遗失、损坏或错位等问题，避免因长期疏于检查而导致的信息缺失或管理混乱。借助制定科学的盘点计划，如按季度或半年度对档案进行分类清点，并结合数字化管理系统进行核对，可以有效提升档案管理的准确性和时效性。盘点过程中应注重细节管理，例如对档案的存放环境、标签标识、借阅记录等进行全面检查，确保每一份档案的可追溯性，盘点工作还需与责任落实到人相结合，明确各环节的负责人，形成闭环管理，从而避免推诿扯皮现象。

档案定期盘点机制的建立还需注重与信息化手段的深度融合，随着数字化技术的普及，基层机关事务管理中心可借助电子档案管理系统，实现档案信息的实时更新与动态监控，减少人工盘点的误差率。例如利用扫描条形码或 RFID 技术，快速完成档案的定位与清点，大幅提升工作效率，信息化管理还能生成盘点报告，自动标注异常情况，为后续整改提供数据支持。定期盘点应与档案管理制度优化同步推进，例如根据盘点结果调整档案分类规则、完善借阅流程或强化保密措施，从而形成持续改进的管理闭环。

2. 规范档案借阅审批流程，强化文件流转痕迹管理

基层机关事务管理中心的档案管理中，规范档案借阅审批流程是确保档案安全与高效利用的关键环节，借阅审批流程的规范化首先需要明确权限划分，根据不同档案的密级和重要性，设定差异化的审批层级。例如普通行政类档案可由部门负责人审批，而涉及人事、财务等敏感信息的档案则需分管领导签字确认，建立统一的借阅申请表单，要求借阅人详细填写档案名称、用途及预计归还时间，避免口头申请导致的权责不清[1]。

强化文件流转痕迹管理是档案动态监管的重要手段，其核心在于实现档案从借出到归还的全周期可追溯，实践中可采用“一档一码”的追踪方式，为每份档案生成唯一标识码，利用扫码记录借阅人、时间节点及流转路径。对于跨部门流转的档案，需在交接时由双方签字确认，并在系统中更新状态，避免因责任真空导致档案失控，档案室应定期生成流转日志，对逾期未归还的档案自动触发预警机制，督促相关人员及时处理。

3. 开展档案管理技能培训，提升人员专业操作水平

档案管理作为一项基础性工作，其规范化与科学化水平直接影响机关运行效率和服务质量，当前部分基层单位档案管理人员存在专业素养不足、操作流程不规范等问题，亟需利用系统性技能培训加以改善。开展档案管理技能培训应注重理论与实践相结合，围绕《档案法》《机关档案管理规定》等政策法规进行解读，强化人员的法律意识与责任意识，针对档案收集、分类、归档、数字化等核心环节开展实操演练，帮助工作人员掌握标准化操作流程。

提升档案管理人员专业操作水平是一项长期工程，需要构建常态化培训机制，基层机关可采取 " 请进来 + 走出去 " 模式，定期邀请档案领域专家开展专题讲座，同时选派骨干人员到先进地区交流学习，拓宽视野。建立 " 传帮带 " 制度，由经验丰富的档案员指导新人，促进经验传承，配套完善考核激励机制，将培训成果与职称评定、评优评先挂钩，调动人员学习积极性。随着信息技术发展，培训形式可依托网络平台开展线上课程，解决基层人员工学矛盾问题，要将培训成效转化为实际工作能力，通过定期开展档案质量检查、业务技能比武等活动，巩固学习成果。

4. 落实档案室环境监测措施，预防虫蛀潮湿等损害

落实档案室环境监测措施是保障档案长期保存的关键环节，档案室的环境条件直接影响档案的物理和化学稳定性，因此必须建立科学的环境监测体系，重点防范虫蛀、潮湿等常见损害。针对虫害问题，需定期检查档案室角落、柜架缝隙等易滋生虫卵的区域，并采用无污染的物理防治方法，如放置樟木条或硅藻土等天然驱虫材料，避免化学药剂对档案纸张的二次伤害。

档案室环境监测还需建立常态化的管理机制，将被动应对转为主动防控，制定详细的日常巡检清单，包括每周检查空调除湿系统运行状态、每月核查虫害防治效果、每季度评估档案装具的密封性等，并形成书面记录以便追溯问题根源。对于纸质档案而言，霉菌防控同样不可忽视，可在档案室入口设置风淋设备减少外部微生物带入，或在密闭空间使用紫外线灯定期消毒 [2]。环境监测不能仅依赖技术手段，还需加强人员培训，让管理人员掌握档案保护的基本原理，例如认识到温度骤变会导致纸张脆化、酸性物质会加速字迹褪色等科学常识。

5. 开展档案利用效果评估，优化管理服务流程

档案利用效果评估的核心在于系统分析档案资源的实际应用情况，包括查阅频率、利用目的、用户反馈等，从而判断档案管理的科学性和实用性，借助评估，可以识别档案分类、检索方式或服务流程中存在的不足，例如档案检索效率低、部分档案利用率不高等问题。管理中心能够有针对性地优化档案分类体系，简化检索程序，或加强档案数字化建设，确保档案资源更好地服务于机关决策和公众需求。

优化管理服务流程是档案利用效果评估的延伸，也是基层机关事务管理中心实现高效运作的重要途径，在评估结果的基础上，管理中心需对现有流程进行梳理，剔除冗余环节，引入信息化手段，例如借助电子档案管理系统实现快速检索和共享，减少人工操作带来的效率损耗。建立动态调整机制，定期根据实际需求更新档案管理标准和服务模式，确保流程设计与工作实际紧密结合，需加强档案管理人员的培训，提升其专业素养和服务意识，使其能够熟练运用新技术、新方法，为用户提供更高效的支持。

结语：

基层机关事务管理中心的档案管理是一项系统性、长期性的工作，其优化不仅关乎机关内部效率，更影响着公共服务的质量与公信力，尽管面临诸多挑战，但随着技术的发展和治理理念的更新，档案管理正迎来新的发展机遇。需进一步结合基层实际，推动管理创新、技术赋能和人才培养，逐步实现档案管理的规范化、智能化和高效化，为基层治理现代化奠定坚实基础。

参考文献：

[1] 戴学华 . 基层机关档案规范化管理的有效途径探索 [J]. 山东档案 ,2024,(01):78-79.

[2] 张志刚 . 浅谈如何加强基层机关事务管理中心档案管理 [J]. 黑龙江档案 ,2023,(05):172-174.