事业单位印章管理的规范化路径与实践探索

一、印章管理规范化的核心原则

1. 印章管理需以“安全、合规、高效”为导向，贯穿全流程，形成权责清晰、流程严密的管理逻辑。

2. 权责统一原则：明确各环节责任主体，保管人对物理安全负责，审批人对合规性负责，用章人对内容真实性负责，形成“一岗一责、环环相扣”的责任链条，避免“人人有责却无人担责”。

3. 分级管控原则：按印章重要性差异化管理。行政公章、党组织公章等最高效力印章由主要领导审批；财务、合同专用章等经分管领导与业务部门双重审批；部门业务章（如档案室查阅章）在授权范围内由部门负责人审批，定期向办公室备案。

4. 全程留痕原则：确保从刻制到废止的每步操作都有记录。印模备案、用章登记、交接记录、销毁凭证等形成完整档案，即使紧急用章也需事后补全记录，杜绝“无痕迹操作”。

5. 风险前置原则：预判用章场景风险，在审批环节设“防火墙”。如合同金额超相关制度要求 xx 万元以上需法律顾问审核，出具证明须附原始凭证复印件，从源头降低风险。

二、规范化管理的实践要点

（一）全流程闭环管理：从刻制到废止的精细化把控

1. 刻制环节：执行“申请- 审批- 备案”程序。业务部门提交申请，说明刻制原因、印章名称、使用场景及与现有印章的权责边界，避免“一事多章”。经分管领导审核、主要领导批准后，由办公室到公安机关指定机构刻制，严禁私自刻制。新章完成后，在内部系统登记印模、启用日期、保管信息，档案室留存印模备案，确保“每枚印章都有合法来源”。

2.  使用环节：构建“双审双签”机制。用章人填写《用章审批单》，注明事由、文件名称等，附完整材料。部门负责人先审内容真实性，确认“事项真实、符合职责”；办公室（或法务部门）再审合规性，检查是否合法、是否越权、有无潜在风险；最后按文件重要性报对应领导审批——一般文件报分管领导，重大文件（如合作协议、行政处罚决定）报主要领导。审批通过后，保管人核对一致方可盖章，同时在《用章登记簿》记录用章时间、审批单号等，确保“一章一登记，事事可追溯”。

3.  保管环节：落实“专人专管、专柜存放”制度。保管人由政治素质高、责任心强的正式员工担任，优先选党员或涉密人员，签订《印章保管责任书》。印章存放于带锁保险柜，钥匙随身携带，密码定期更换且不外泄。非工作时间锁好保险柜，出差、休假时需经分管领导批准，在监交人见证下办书面交接，记录印章状态，三方签字确认，杜绝“口头交接”。

4. 废止环节：规范“回收-销毁-公示”流程。单位更名、合并或印章磨损、业务终止时，原部门提废止申请，说明原因及处理建议，经办公室核实、主要领导批准后，由办公室回收旧章，出具《旧章回收凭证》。需销毁的，由办公室组织纪检、财务、档案人员共同采用碾压、熔毁等方式处理，拍摄过程形成《印章销毁记录表》，参与人签字存档；需封存的，密封存入档案室并标注“禁止使用”。同时内部发废止公告，必要时告知业务往来单位，避免误用旧章。

（二）风险防控：聚焦高频场景的针对性治理

1. 针对合同签订、对外证明、空白文件等风险高发领域，制定专项措施：对外签订合同时，法务部门审主体资格、权利义务对等性、违约责任等，对“对方免责过多”“付款期限不明”等提修改意见，未经法务审核不盖章。涉国有资产处置、3 年以上长期合作的合同，提交党组会或办公会审议。

2. 出具对外证明时，用章人需提供原始依据（如劳动合同、系统截图），证明上注明“仅限 XX 用途，有效期 XX 天”。“为非本单位人员证明”“越权担保证明”一律不盖章。

3. 严禁在空白合同、介绍信、纸张上盖章。确因异地紧急签约需用空白文件的，经主要领导特批，注明“仅限XX 事项，有效期至XX”，保管人全程陪同，用后回收剩余文件销毁，记录使用详情。

（三）人员管理：强化责任意识与能力建设

1. 选拔与培训：关键岗位人员经严格筛选，确保可靠负责。入职后接受专项培训，内容包括《印章管理规定》《合同法》及典型案例，考核合格方可上岗。2. 考核与问责：印章管理纳入年度考核，对规范管理者表彰；对违规用章、保管不当者，视情节给批评教育、通报批评等处分；造成损失的追赔偿，涉罪的交司法机关。

三、数字化时代的创新探索

1.“互联网 + 政务服务”推进中，电子印章依托区块链、时间戳等技术，具不可篡改、可追溯、跨地域使用等优势，解“异地用章难”“伪造印章”等问题。

2. 事业单位可在以下场景推广应用：内部文件流转：通知、请示等通过OA系统线上审批、签章，减纸质成本，系统自动记审批轨迹，避“登记遗漏”。

3. 对外业务办理：与企业签协议、向监管部门报报告等，通过官方电子签章平台完成，缩周期降遗失风险。如某公益单位用电子印章签物资捐赠协议，将签约时间从3 天缩至4 小时。

4. 存档管理：电子文件直接同步至档案系统，便于检索，避纸质档案占地、易损问题。

5. 电子印章需符合《电子签名法》，选认证服务商，加强密钥保管（Ukey+密码），定期更新防护，防冒用篡改。同时保留实体印章服务，兼顾老年人等群体，实现“线上线下”衔接。

四、保障机制：确保制度落地生根

1. 监督检查常态化：办公室每季度专项检查，核登记完整性、审批合规性等，对问题下发《整改通知书》；纪检部门不定期突击检查，对违规“零容忍”。

2. 应急处置机制：制定预案，明确遗失、被盗等突发情况处理——遗失后立即报告、报案、登报声明；滥用时发函撤销文件，降损失。

3. 文化培育：通过宣传栏、案例会等强化“盖章即担责”意识，让全员知责，形成“人人重视”氛围。

五、结语

印章管理是事业单位治理的“微小切口”，折射规范化水平与防控能力。从刻制审批到使用把关，从保管防护到废止处置，每环节优化都是对“权责法定”的践行。数字化转型中，事业单位需以系统思维推进创新，将制度与技术结合，让印章守护公信力与公共利益，为高质量发展筑牢防线。

参考文章：

[1] 李 展 . 新 中 国 成 立 以 来 印 章 管 理 制 度 的 演 变 路 径 [J]. 秘书 ,2016,(11):20-23.

[2] 汕头市事业单位印章管理规定 [N]. 汕头日报 ,2013-11-06(004).[3] 滕州市出台印章管理意见 [J]. 机构与行政 ,2013,(02):22.[4] 国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定[J]. 河南政报 ,2000,(04):6-7.