国有企业档案管理中的风险防控

一、国有企业档案管理风险分析

（一）收集环节风险

档案工作的起点为收集环节，该步骤主要是把各种各样的信息集中到一起，在实际操作过程里，有部分国企在档案收集方面未具备规范的操作流程，文件核对、转交和传送等环节频繁会出现问题，某些单位未曾建立统一登记制度，也未挑选专门的交接岗位人员，这引发一些重要材料未能及时归档，时不时会有文件丢失的情形。在单位彼此之间传递文件的时间段，若未实施加密传输、密封包装等防护手段，文件或许会被不法分子截获进而改动，就电子文件而言，部分员工会采用私人邮箱或聊天软件传送文件，这些做法无法跟踪文件的去向，也不存在安全保障机制，进一步拉高了信息泄露的风险水平[1]。

（二）整理环节风险

档案收集完毕后要赶紧进行分类整理，这般才能达成规范管理，但在实际去操作的时候，各单位执行标准未达成一致，分类方式、编号规则以及归档顺序老是乱七糟八，有单位让外行人员、临时工去做档案整理工作，这些人对专业分类方式一窍不通，时常会有同一份文件重复归档、重要资料类别弄错等现象，对于电子档案相关情况而言，若没有统一的命名样式、格式规范或标签体系，电脑系统自动识别难度增大，对查找及使用效率产生影响，有些单位没去核对电子版跟纸质版是否一致，引发扫描件跟原始档案对不上的情形。

（三）鉴定环节风险

档案鉴定工作直接左右着文件的去留和销毁情况，是档案管理里的关键一步，但部分国企在这块工作安排上显得混乱，操作随意性明显、标准界定不明，有一些业务部门靠个人经验胡乱评判档案价值，未全面考量历史意义、法律效力和使用价值。更离谱得不像话的是，部分单位找了不懂行的人承担鉴定工作，不存在专家进行把关，也不存在多层审核环节，结果时常出现错删关键档案、过早销毁不该销毁文件的情形，要是销毁实施不规范，没有审批单、销毁记录或者未留取样本，还可能会碰到审计麻烦乃至吃上法律官司。

（四）保管环节风险

档案长期留存必须满足安全、完整、可探寻的标准，然而部分企业在档案保管的设施和技术手段方面存有明显缺陷，部分传统档案库房未设置防火、防潮、防盗、防虫等基础保障，没办法让纸质档案在自然环境下维持稳定，就电子档案而言，要是未部署容灾备份系统或没有数据恢复机制，若面临系统故障、黑客攻击或者误操作的状况时，将会有文件永久丢失的隐患，少数企业在日常管理里对库房温湿度控制、电气设备检测等环节的维护不上心，也会给档案造成物理相关的损害。

（五）检索环节风险

要实现档案的有效利用，前提是要有科学的检索机制，部分单位在档案检索权限的设置事宜上缺少分级分类原则，导致内部人员能随意翻看涉密或敏感文件，信息泄露风险明显上扬，某些单位未配置档案检索系统，仍旧依赖人工弄的台账或表格查找，效率很低还易出差错。在一些状况里，检索活动无痕迹留存、不审批，档案的查询操作无法追踪溯源，引发管理的无监管区，从电子档案管理系统的角度看，若没有创建访问日志或用户操作记录，同样难以发现异常的访问举动，知情范围把控不得当将直接碰到单位保密底线，甚至致使内部信息被不恰当利用、外传，进而引发商业纠纷[2]。

（六）编研环节风险

档案编研活动承担起信息加工与成果转化的功能，是实现知识资源挖掘的重要渠道，从实际操作情况来看，部分编研项目存在定密不确切、资料脱敏不彻底、发布渠道不审慎等弊端，容易引发涉密信息泄露或企业机密暴露，有一些单位把档案编研内容对外透露，未进行信息审核流程，引发涉及商业计划、合同协议以及高层决策的敏感信息被错误流传。编研人员若在信息安全意识上有所欠缺，贸然引用未经批准的档案数据，可能侵犯知识产权，进而造成法律上的风险，部分单位未对编研成果开展等级分类及使用限制工作，引发内容在社交媒体、内部简报上泛化式传播，损害企业名声或触发舆论风波。

（七）利用环节风险

档案利用环节直接关乎信息价值的呈现，是容易引发违规操作现象的阶段之一，部分单位审批制度存在缺陷，员工可直接查看、复制、转发档案内容，引发文件的非法散布或内容被篡改，有部分档案的借阅记录不完整，未设置文档归还期限及回收机制，文档使用完后长时间留在非授权的环境里面，引发信息失去约束的风险，处于数字化档案系统当中，有些用户把下载好的电子档案存到个人设备里，未做任何加密跟权限的相关控制，要是档案丢失或被传播出去，将对信息安全构成严重威胁。

（八）统计环节风险

档案统计反映档案收管利用情况，是决策支持和管理改进的重要依据。部分企业在统计过程中存在数据采集不全面、台账更新不及时、报表填写随意等问题，导致统计结果严重失真 [3]。缺乏统一统计标准与数据口径，容易使同一类型档案在不同部门中出现数量不一致、状态难以追踪等情况。一些单位尚未建立电子统计平台，仍依赖人工记录、手动汇总，增加了差错概率和操作负担。

二、国有企业档案管理风险防控建议

（一）党要管档，认识到位

国有企业肯定要坚持党的全面领导，把档案安全作为重要工作范畴，企业党委应定期掌握档案工作进展，清楚档案部门职责边界，配全配强人员组合，领导班子得增强政治上的意识，把档案管理风险防控加入到企业日常治理范畴里，企业要推动档案工作融入每一项业务流程，促成领导带头示范、层层承担责任的工作机制，搭建覆盖各部门、各环节的管理制度体系。

（二）制度严格，责任明确

国有企业须构建起完善的档案管理制度，界定不同环节的操作要求，企业需制定档案分级保护、利用审批、查阅权限等相关具体制度，做到管理工作有凭借，需为各个岗位列出具体职责清单，做到谁来操作谁就得负责，杜绝管理上的空白地带，处于档案电子化推进阶段，要结合实际情况及时对制度的内容做出更新，保证制度能契合工作的变化，只有制度一目了然、责任一清二楚，才能有效抵御各类档案管理风险。

（三）物防技防，全力保障

企业在档案管理中必须加强物理防护和技术防护两方面的措施。实体档案库房应配备防火、防潮、防盗等必要设备，保障档案材料安全。电子档案应设置本地备份、异地容灾和云端存储等多层保护，提升数据稳定性。要引进信息安全技术，加强用户身份验证、访问权限控制和操作日志记录。

（四）关键在人，慎重考察

企业在选拔档案管理人员时要把好政治关和能力关，优先安排政治素质好、责任心强的员工。要通过集中培训和实际操作，不断提升员工的专业能力和安全意识。建立人员轮岗、定期考核和奖惩制度，激发员工的责任感。对于负责涉密档案的岗位，应开展背景调查和审查，确保人员可信可靠。

三、结论

档案作为国有企业核心信息资产，其管理质量直接影响到企业的规范运行和长远发展。在当前多元化、数字化的发展环境下，企业从制度、技术和人员三个方面同时着手，努力建立一个全面、系统、可持续的档案风险管理体系。

参考文献：

[1]高瑞琴 . 国有企业纸质档案与电子档案的融合管理与风险防控 [J]. 办公室业务 ,2024,(11):68-70.

[2]苏煜尧 , 梁志霞 . 国有企业纸质档案与电子档案的融合管理与风险防控 [J]. 互联网周刊 ,2023,(13):72-74.

[3]孔安琦.S 融资担保公司风险防控研究[D]. 南京农业大学,2023.