新时期基层单位档案管理创新思路的研究

引言：

社会快速发展，信息化技术应用范围逐渐扩大，基层单位作为服务人民的重要机构，应不断促进档案管理革新，综合提升档案管理与利用效率，更好地为人民服务。在新时期发展背景下，优化基层单位档案管理模式，加强数字化建设，不断完善相关配套设施，在标准化的管理机制下促进档案管理工作规范开展。

1. 基层单位档案管理创新与改革的现实意义

为适应新时期发展需求，基层单位应创新档案管理模式。（1）基层单位是保障公众利益、提供基础服务的组织，档案管理的革新能够在管理的方式方法层面与先进思路相融合，灵活运用信息技术，促进档案信息高效运用，形成高效检索、共享互通的局面，使公共服务快速响应。（2）推动档案管理朝着数字化方向转型，建立完整的电子档案管理系统，档案信息被全面化、精准化收集，整体信息更加可信、更加透明，既能促进公民高效办理业务，又能给予公民参与权、知情权[1]。

2. 新时期背景下基层单位档案管理的创新发展思路

2.1 积极构建档案管理信息化平台

在基层单位中，要想促进档案管理标准化、创新化开展，有必要构建稳定的信息化平台，并明确平台建设的主要目标，致力于转变档案信息存储方式，形成数字化的存储模式，保证工作人员高效调用、检索信息，相关部门安全、高效共享信息资源。当设计平台时，应结合基层单位的实际情况分析档案管理方向，保证单位平时工作推进时快速调用档案资料。引进档案信息一体化系统，丰富系统功能，使档案收集工作、整理工作、检索工作等一体化开展。打造业务系统的同时，有效对接档案管理系统，如此条件下档案资料能够在自动条件下被收集，并做到快速编目归档。比如，当涉及文件的编目、盖章、登记等需求时，系统支持在线模式自动完成处理，应用时间较短，可在 5min 内完成 [2]。

考虑系统应用便利性，在系统中具有远程查询端口，要想查询资料，可不受时间、空间条件的制约通过网络途径办理，达到“指尖办”的效果。系统建设期间有效对接其他业务系统，能够深层了解当地各项管理政策的历史和经验，真正做到实时条件下的资源共享。比如某地政府加大投入力度，不断完善信息化技术设施，同时搭建智能化水平高的数字孪生平台，为数据的共享创建途径，使数据自动化传送、处理，方便各个管理部门传递和利用数据。

2.2 注重档案安全管理与防护

如今正处于大数据时代，信息量激增，档案是基层单位执行管理工作的重要资料，应加大安全管理力度。当前，要采用先进的加密技术，综合化管理档案信息，确保加密保护落实到位。考虑档案应用阶段的存储、传输等需求，在安全维度选择运用 AES-256 等高级加密标准。若现实阶段存在不法访问，在加密技术的保护下使数据整体破解难度增加，有利于监管私密信息。基层单位考虑到访问安全，积极实行权限管理举措。从不同的角色出发，推出严格的RBAC 访问控制模型，细致划分各员工的职责、业务需要，给出合适的权限。为增强整体安全防御力，还有机结合了多因素的身份认证系统。当用户想要申请访问，应经过设定的认证条件。

实现动态化安全监管。当档案资料形成后，辅助多元化方式，如内容校准、线上审核等，使档案内容符合规范要求。在网络文件中，积极运用加密技术手段，比如 HTTPS 技术，实现文件资料的加工处理。负责审核档案的工作人员严格按照规定执行工作，明确档案经手人员，检查档案内容格式等。收集不同部门的反馈信息，整合排查遗漏信息，进一步调整档案的收录体系，在动态化条件下实现整编。安全威胁频繁出现，要想做到实时监控，并能尽早应对，基层单位推出完整的安全审计体系。系统正常运行期间，针对用户的每一项操作行为，均能在自动条件下清晰记录，记下的信息有访问文件、系统登录时间、操作内容等。经过详细检测，当查出存在不合理的行为操作，将快速发出预警，优先按照设定的策略展开应对处理。此外，要想做好档案信息管理工作，不应忽视物理安全管理。档案信息量较大，涉及大量的基础设施，有关人员安排存储设备、服务器时，应置于专门的机房中，优化周围消防设施，与火源设定足够的安全距离，周围配备烟感设备、防盗系统，如有异常会第一时间被查出。

2.3 积极创新档案管理服务模式

作为基层单位，以自身实际情况为主，构建专属的档案管理网站，若用户想要运用信息，支持为其提供在线查询渠道，并允许预约借阅等。用户在网站管理服务功能的支持下，享受便捷的途径，找出需要的信息，也可以展开线上操作，节约业务处理时间。档案管理系统创新环节，依托当前先进的技术手段，如智能搜索技术，辅助用户短时间内检索所需内容。系统中融入自然语言处理算法，同时搭配运用深度学习技术，用户登录系统时率先分析其查询目的，以便给出具体的档案信息。档案管理环节融合云计算技术，为档案提供数据共享技术，且能做到远程存储。

基层单位的档案管理服务创新发展阶段中，要努力建立系统化的电子文档体系。单位内引进专门的电子文档管理系统，整理一系列纸质版的档案资料，经过转化形成电子化版本，有效减少档案资料的存储空间，同时控制档案损坏、丢失的情况。为促进各单位协同工作，创建联合系统，推行跨平台的档案流通方式。若具有档案资料调取需求，资料的调取会以目录类别为参考进行处理。电子档案的存在为信息利用提供了便利，工作人员能够在不同部门、不同区域一同共享资料，实现协同办公的效果。优化档案管理系统，存储的各项数据应坚持做备份处理，保护重点信息内容，积极运用可持续的存储管理方案。在创新改革阶段，改变以往的档案管理工作过度依赖人工的状况，推广和应用智能化的档案资料编辑系统，其中充分发挥OCR 技术的功能作用，加上自动分类算法的支持，缩短档案资料的处理时间，并能进行精准编目[3]。

2.4 严格建立档案信息的准入制度

档案管理过程中为保证信息安全、准确合规，需跟进建立严谨的审查机制。机制内需囊括不同的审查流程，力争做到细节化检查，保障档案收集、整理等工作有序推进。当处于档案收集环节，各项信息的收集应做到无遗漏，获取真实可靠的信息内容。当处于整理环节，面对大批量的档案内容，精准划分类别，给予清晰的编码，并在特定区域准确标注。在归档阶段，给予档案安全存储条件，避免出现信息丢失等情况。

需要查阅档案、复制档案、外借档案时，为严格约束各项操作，创建档案利用的审批制度，通过严格监督防范档案的泄露、滥用等情况下使用档案。

结语：

通过上述分析可知，在新时期背景下，信息化技术愈发成熟，基层单位要想高效利用档案资源，应在全新视域下积极探寻创新的档案管理模式，积极构建档案管理信息化平台，注重档案安全管理与防护，积极创新管理服务模式，严格建立档案信息的准入制度，实现动态化安全监管。

参考文献：

[1] 侯培培 . 试论基层单位档案科学化管理的提升路径——以社保服务中心为例 [J]. 黑龙江档案 ,2024,(05):54-56.

[2] 丁小妮 . 大数据视角下基层单位档案管理创新路径探索——以河务局为例 [J]. 办公室业务 ,2025,(05):151-153.

[3] 万鹏鹏 . 提升铁路基层单位档案管理规范化建设的对策探析 [J]. 陕西档案 ,2023,(03):54-55.