数智化背景下档案工作面临的挑战与机遇

引言

随着信息技术快速地向前发展，人类社会现在已经步入数智化时代，数智化以大数据人工智能等技术为核心，正推动社会生产生活治理方式深刻变革，档案作为人类社会活动所形成的原始记录，肩负着历史记忆留存和文化传承重要使命，其工作开展和时代技术发展存在紧密关联 [1]，在数智化这个大背景之下，档案工作的环境对象以及方式等有显著变化，传统档案管理模式难以适应新时代发展需求，所以深入探究数智化给档案工作带来的挑战机遇，对于推动档案工作创新发展有着重要现实意义。

一、数智化相关概念界定

（一）数智化的内涵

数智化指的是数字化和智能化进行有机结合，是在数字化基础之上借助人工智能等智能技术，达成更高效、更精准以及更智能的决策和运营工作，数字化重点在于把各类信息转化成数字形式，以此实现数据的存储以及传输相关操作，智能化着重强调运用算法、模型等对数据开展分析和挖掘工作，赋予机器类似人类的智能行为，进而实现自动化处理、智能预测和优化决策等功能，数智化不只是技术层面的升级，更是一种思维方式和管理模式方面的变革，它以数据作为核心驱动要素，通过数据的流动和价值挖掘，提升各个领域的效率和质量 [2]。

（二）档案工作数智化的意义

档案工作数智化成为档案事业发展必然趋势意义重大，一方面数智化可打破传统档案管理时空限制，实现档案信息快速共享与高效利用，让档案资源更好服务社会各界，另一方面数智化能够提高档案管理精准性与安全性，借助智能技术对档案自动分类识别保护，降低人为操作失误率保障档案完整真实，档案工作数智化还能促进档案文化传播与传承，让更多人便捷接触了解档案背后历史文化价值[3]。

二、数智化背景下档案工作面临的挑战

（一）档案管理模式转型压力大

传统档案管理模式主要依靠人工操作，从档案收集整理鉴定到保管利用等环节，都依赖档案工作人员经验与手工劳动，效率低下还容易出现差错，数智化背景之下档案管理需实现转变，要从人工模式转向智能化自动化，这就要求档案管理模式进行全方位变革，然而众多档案机构尤其是基层档案机构，在思想观念管理体制和人员配备等方面，都难以适应档案管理模式的这种转型，部分档案工作人员对传统管理模式有依赖，缺乏对数智化管理的认识与理解，不愿意接受新的档案管理方式，现有的档案管理体制相对较为僵化，部门之间协同不顺畅难以形成合力，导致档案管理模式转型面临巨大压力。

（二）档案安全风险加剧

数智化给档案工作带来便利的同时让档案安全面临更严峻挑战，档案数字化过程里数据在存储传输处理等环节易遭黑客攻击病毒感染等网络安全威胁致档案信息泄露篡改或丢失，随着档案数据量急剧增长数据存储设备安全性面临考验硬件故障自然灾害等都可能造成档案数据损坏，数智化环境下档案知识产权保护难度加大因数字档案易复制易传播特点易出现盗版侵权等问题损害档案所有者合法权益，档案工作人员安全意识不足也是加剧档案安全风险重要原因部分工作人员缺乏数据安全防护知识操作中易出现违规行为给档案安全带来隐患

（三）档案专业人才短缺

在数智化背景下的档案工作对专业人才有了更高要求，不光得具备扎实的档案学专业知识，还得掌握大数据人工智能云计算等相关技术知识，不过目前我国档案领域专业人才短缺问题比较突出，一方面传统档案教育体系培养的人才大多侧重档案学理论和传统管理技能，缺乏对新兴技术学习和应用能力，难以满足数智化档案工作的需求，另一方面档案机构人才吸引和培养机制不够完善，因为档案工作社会关注度相对较低，薪酬待遇和职业发展空间有限，难以吸引高素质技术人才加入档案队伍，并且许多档案机构缺乏系统人才培训计划，现有工作人员技术水平和综合素质无法及时提升，导致档案工作数智化进程受到严重制约。

（四）档案数据质量参差不齐

数智化档案工作把数据当作核心内容，数据质量高低直接影响档案工作效率与效果，然而当下档案数据质量参差不齐的问题较为严重，在档案数字化进程里，因为缺乏统一标准和规范，不同地区和不同部门档案数字化工作存在差异，这就导致数字化档案数据格式不统一、信息不完整以及准确性不高等问题，部分档案在数字化扫描操作时，由于扫描设备精度不够和操作人员责任心不强等原因，出现图像模糊不清、文字识别错误等实际情况，还有一些档案的元数据采集不够完整，这影响了档案的检索和实际利用，随着时间不断地向前推移，部分档案数据会出现老化、失真等系列问题，而缺乏有效的数据质量管理相关机制，难以对档案数据进行及时更新和维护，这进一步降低了档案数据的整体质量。

三、数智化背景下档案工作迎来的机遇

（一）档案管理效率显著提升

数智化技术应用给档案管理效率提升带来巨大机遇，借助大数据技术可对海量档案数据快速分析处理，实现档案自动分类、著录和标引，大幅减少人工操作工作量，提高档案整理效率与准确性，人工智能技术引入像智能检索系统、智能辅助鉴定工具等，能实现档案智能化管理与利用，智能检索系统可依据用户需求从海量档案数据中精准定位所需信息，节省用户查询时间，智能辅助鉴定工具能通过算法评估档案价值，为档案鉴定工作提供科学依据，提高鉴定效率，云计算技术应用实现档案资源集中管理与共享，档案工作人员可通过网络随时随地访问处理档案数据，打破时间和空间限制进一步提升档案管理效率。

（二）档案服务模式不断创新

在数智化背景之下档案服务模式正发生深刻变革，从传统被动服务朝着主动与个性化服务转变，利用大数据分析技术档案机构可对用户需求深入挖掘分析，了解用户兴趣爱好以及利用习惯等方面的信息，进而为用户提供更加精准且个性化的档案服务，依据用户的历史查询记录能够为用户推送相关的档案资源，针对特定用户群体需求可开发专题档案数据库和服务平台，数智化技术还拓展了档案服务的渠道以及具体方式，通过构建线上档案服务平台和移动应用程序等，让用户可以足不出户就能够获取到档案服务，提高了档案服务便捷性与可及性，档案机构还可借助虚拟现实和增强现实等先进技术，打造沉浸式的档案服务体验使用户更直观生动了解档案内容，增强档案服务吸引力与感染力。

（三）档案资源开发利用空间扩大

数智化技术给档案资源开发利用提供更广阔空间，通过对海量档案数据做深度挖掘与分析，能发现档案里蕴含的有价值信息和知识，为政府决策、学术研究及文化传承等提供有力支持，利用历史档案数据开展城市发展变迁研究，可为城市规划和建设提供相应参考，通过对企业档案数据进行分析处理，能为企业经营管理和市场拓展提供决策依据，数智化技术还可促进档案资源实现跨界融合，把档案资源跟文化创意、旅游等产业进行结合，开发出具有特色的档案文化产品和服务，像档案主题展览、档案文创产品及档案旅游线路等，以此实现档案资源价值的最大化，档案资源数字化和网络化让共享变得更加便捷，不同地区、不同部门的档案资源可实现互联互通，形成强大档案资源合力为社会各界提供丰富档案服务。

（四）档案工作规范化水平提高

在数智化的大背景之下档案工作规范化水平显著提高，为适应数智化管理方面的需求国家和地方相继出台系列标准规范，这些标准规范对档案收集整理存储传输利用各环节都做了明确规定让档案工作有章可循，数智化技术的应用也给档案工作规范化提供了有力的技术支撑，借助区块链技术能够实现档案信息不可篡改且全程可追溯以此保证档案真实性与完整性，利用自动化处理技术可减少人工操作随意性确保档案管理流程规范统一，档案管理系统的应用还能对档案工作进行全程监控管理及时发现并纠正不规范行为提升工作质量与效率 [4]。

四、数智化背景下档案工作的应对策略

（一）推动档案管理模式转型升级

要推动档案管理模式实现转型升级，就得先转变档案工作人员思想观念，提升他们对数智化管理的认识与重视程度，要通过开展培训以及宣传等活动，让档案工作人员充分了解数智化技术在档案工作里的重要作用，树立起数智化管理理念并主动接受适应新管理模式，其次要对档案管理体制进行改革，建立健全跨部门且跨地区的协同管理机制，打破部门之间存在的壁垒以实现档案资源整合与共享，要加强档案机构和信息技术部门、科研机构等的合作，形成优势互补的局面共同推进档案管理模式创新，还需加大对档案管理信息化建设的投入，引入先进的档案管理系统和设备来优化档案管理流程，实现档案管理自动化与智能化，要采用智能档案柜、自动化扫描设备等提升档案处理效率，要构建一体化的档案管理平台，实现档案从形成到利用全流程的数字化管理 [5]。

（二）加强档案安全保障体系建设

加强档案安全保障体系建设是应对数智化背景下档案安全风险的关键要点，强化网络安全防护需采用先进防火墙、入侵检测系统、数据加密技术等构建多层次网络安全防护体系，以此防止黑客攻击、病毒感染等各类网络安全威胁，定期对网络安全进行检测和评估并及时发现修复安全漏洞，确保档案数据在存储、传输和处理过程中的安全，加强数据存储安全管理要选择可靠存储设备和存储方式并建立数据备份和恢复机制，定期对档案数据进行备份以防止数据丢失或损坏，做好存储设备的维护和管理避免因硬件故障导致数据损坏，加强档案知识产权保护要建立健全档案知识产权保护制度明确权利归属和使用规范，加强档案数字化过程中的版权管理防止盗版、侵权等问题发生，提高档案工作人员的安全意识和技能需定期开展安全培训，让工作人员掌握数据安全防护知识和操作技能并规范操作行为，减少人为因素造成的档案安全风险。

（三）加强档案专业人才培养

加强档案专业人才培养对推动档案工作数智化发展起着重要保障作用，首先要做的是改革档案教育体系并调整人才培养方案，在档案学专业课程里增加大数据、人工智能、云计算等相关技术课程，以此培养既懂档案学专业知识又掌握信息技术的复合型人才，同时要加强高校与档案机构之间的合作并建立实习实训基地，让学生在实践过程中积累经验进而提高应用能力，还要完善档案机构的人才吸引机制，提高档案工作的薪酬待遇以及职业发展空间来吸引高素质的技术人才加入档案队伍，并且制定优惠政策鼓励信息技术专业人才转行从事档案工作以优化档案队伍结构，另外要建立健全人才培训机制，定期组织档案工作人员参加技术培训和学习交流活动来不断提升其技术水平和综合素质，依据不同岗位的需求开展针对性培训，像档案数字化技术培训、档案管理系统操作培训等，确保工作人员能够熟练运用数智化技术开展工作。

（四）提升档案数据质量管理水平

提升档案数据质量管理水平得从数据采集、处理、存储等各环节着手，首先要制定统一档案数据标准和规范，明确档案数字化技术要求、数据格式、元数据采集标准等内容，以此确保档案数据一致性和规范性，同时加强对档案数字化工作监督和管理，建立质量验收机制对数字化档案数据严格审核，不符合标准的数据需及时返工处理，其次要加强数据采集过程质量控制，提高档案工作人员责任意识和业务水平，规范数据采集操作流程，在档案数字化扫描过程选用高精度扫描设备，确保扫描图像清晰完整，在元数据采集过程做到准确全面，为档案检索和利用提供可靠依据，再者要建立档案数据质量动态管理机制，定期对档案数据进行检查、清理和更新，及时发现和纠正数据错误并补充完善缺失数据，确保档案数据准确性和完整性，利用大数据技术对档案数据质量进行分析和评估，找出数据质量问题根源并采取针对性改进措施，不断提升档案数据质量。

五、结论

在数智化背景之下档案工作面临管理模式转型、安全风险加剧、专业人才短缺、数据质量参差不齐等严峻挑战，同时也迎来管理效率提升、服务模式创新、资源开发利用空间扩大、工作规范化水平提高等难得机遇。档案工作者要正确认识数智化带来的影响并积极采取有效的应对策略，以此推动档案管理模式转型升级且加强档案安全保障体系建设，还要加强档案专业人才培养并提升档案数据质量管理水平。通过持续不断地创新和改革让档案工作更好地适应数智化发展趋势，进而充分发挥档案价值并为社会经济发展和文化传承做出更大贡献。未来伴随数智化技术不断发展和应用档案工作还会面临新的挑战和机遇，档案领域需持续关注技术发展动态并加强研究和探索，从而不断完善档案工作体系推动档案事业实现高质量发展。

参考文献：

[1] 李阳 . 数智化背景下高校档案的育人功能拓展与智慧服务探析 [J]. 吉林广播电视

大学学报 ,2025(02):92-94.

[2] 张成成 . 数智赋能下的档案信息服务工作实践路径探究 [J]. 机电兵船档

案 ,2024(05):42-44.

[3] 章燕华 . 以数智化驱动引领档案事业现代化的发展进程与实施路径 [J]. 档案学通

讯 ,2023(06):4-13.

[4] 张颖 . 数智环境下企业档案管理模式创新研究 [J]. 山西档案 ,2023(04):164-

167+131.

[5] 赵文玉 . 档案数智化管理优化路径 [J]. 现代企业文化 ,2023(16):45-48.