竣工文件质量控制的关键问题与全面优化对策实践研究

引言

竣工文件是工程项目完成后的重要成果，质量直接关系到工程项目的使用、维护和管理，然而在实际工作中，竣工文件的质量控制往往存在诸多问题，导致文件的使用价值大打折扣。为此旨在探讨竣工文件质量控制的关键问题，并提出相应的全面优化对策，通过对现有文献的梳理和实际案例的分析，将揭示竣工文件质量控制的主要障碍，并探索有效的优化路径，以期为工程实践提供参考和借鉴。

一、竣工文件质量控制关键问题及对策优化实践研究特点

（一）竣工文件的基本特点

竣工文件作为工程项目实施过程的最终成果，具有以下基本特点，完整性是竣工文件的核心要求，它涵盖了从项目立项到验收全过程的技术资料、施工记录、设计变更、验收报告等，确保了项目信息的全面性。准确性体现在竣工文件中的数据、图纸、说明等必须与实际施工情况相符，误差率控制在允许范围内，以保证文件的真实性和可靠性。可追溯性要求竣工文件能够反映项目各阶段的决策过程和实施细节，便于在后期运营维护中查找历史信息，为项目管理提供有效支持 [1]。

（二）竣工文件质量控制的特殊性

竣工文件质量控制相较于其他工程管理活动，呈现出特殊性，一是跨学科性，竣工文件涉及工程专业知识的广泛性，要求质量控制人员不仅要具备工程技术知识，还需熟悉档案管理、法律法规等相关领域，以确保文件的专业性和合规性。二是动态性，竣工文件的形成贯穿于工程项目的整个生命周期，质量控制需适应项目进度，实时更新和调整，以反映工程实体的实时状态，三是系统性，竣工文件质量控制是一个多层次、多环节的复杂系统，涉及文件编制、审核、归档等多个环节的协同作业。要求建立一套系统化的质量控制体系，确保各环节无缝衔接，提高整体质量控制效率，这些特殊性决定了竣工文件质量控制必须采取更为精细和专业的管理策略 [2]。

（三）竣工文件质量控制的关键环节

竣工文件质量控制的关键环节主要包括文件的编制、审核与归档三个阶段，在编制阶段关键在于确保文件内容的真实性、准确性和完整性，这要求制定详细的编制标准和流程，对文件格式、内容要求、提交时间等做出明确规定。审核阶段是质量控制的核心，涉及对文件内容的合法性、合规性及技术正确性的审查，关键在于建立一套严格的审核机制，包括审核流程、责任分配和问题反馈系统。归档阶段则侧重于文件的长期保存和便捷检索，关键在于完善归档制度，确保文件按照规定分类、编目、存储，同时采用现代化管理手段，提升归档文件的可利用性和安全性 [3]。

二、竣工文件质量控制关键问题与对策实践研究的问题分析

（一）编制方法不规范

在竣工文件编制过程中，方法不规范的问题尤为突出，具体表现为缺乏统一的标准和模板，导致文件格式杂乱无章，影响了文件的整体质量和可读性，编制内容不全面，常出现关键信息遗漏或描述不详，未能充分反映工程项目的实际情况。再次编制流程随意，未严格按照工程进度和节点进行文件更新，导致文件内容与工程进度不同步，这些不规范的做法严重削弱了竣工文件的信息价值和使用效率，增加了后续审核和归档工作的难度。

（二）审核结果反馈不及时

在竣工文件质量控制体系中，审核结果的反馈时效性是影响质量控制效率的关键因素，现实中审核结果反馈不及时的问题较为普遍，主要表现在一是审核周期过长，导致反馈滞后，工程进度与文件审核不同步，影响了文件的实时性和准确性。二是反馈渠道不畅通，审核意见未能有效传达至文件编制人员，导致问题无法及时修正，三是缺乏有效的跟踪机制，对于审核中发现的问题，未能实施持续监督和闭环管理，使得整改措施落实不到位，这种反馈不及时的现象，不仅降低了竣工文件的质量，也影响了工程项目的整体管理效率。

（三）归档资料缺失

竣工文件归档阶段，资料缺失问题显著，严重影响了文件的完整性和后续利用价值，具体表现在一是原始资料不全，部分施工记录、设计变更单、验收报告等关键文件未能妥善保存。二是资料分类不当，导致归档时遗漏或错放，使得资料检索困难，三是电子文件与纸质文件不一致，部分电子信息未能同步更新，造成数据不一致，这些缺失现象不仅反映了归档流程的不完善，也暴露

了归档前资料整理和审核工作的疏漏。

三、竣工文件质量控制关键问题与对策实践研究的优化策略

（一）建立编制质量考核机制

为提升竣工文件编制质量，有必要构建一套科学的编制质量考核机制，该机制应涵盖几个核心要素，一是制定明确的编制质量标准，包括文件内容的完整性、准确性、规范性和时效性等评价指标。二是实施定期与不定期的质量检查，通过抽查、评审等方式，对编制工作进行监督和评价，三是建立奖惩体系，对编制质量高的个人或团队给予奖励，对不符合标准的行为进行问责。通过这一考核机制，可以有效提升编制人员的责任意识和工作质量，确保竣工文件从源头上的质量控制。

（二）完善竣工文件审核流程

针对竣工文件审核环节的不足，应着力完善审核流程，以提高文件质量控制的实效性，需明确审核层级和责任分配，建立多级审核制度，确保每个审核层级都能对文件内容进行严格把关。制定详细的审核指南，包括审核要点、标准操作程序和异常情况处理办法，为审核人员提供清晰的工作指引，再次推行审核时限管理，规定各阶段审核的完成时间，确保审核结果的及时反馈。建立电子化审核平台，实现线上提交、审核、反馈的闭环管理，提高审核效率，强化审核结果的应用，将审核意见纳入编制人员的绩效评价，形成持续改进的良性循环。通过这些措施可以确保竣工文件审核流程的规范化、高效化，从而提升竣工文件的整体质量。

（三）加强竣工文件归档管理

为保障竣工文件的长效利用和价值保存，必须加强归档管理的系统性和科学性，应制定和完善竣工文件归档管理制度，明确归档范围、归档流程、保管期限和利用权限，确保归档工作的有序进行。建立标准化归档体系，统一文件分类编码、目录结构和存储格式，便于文件的快速检索和电子化管理，再次加强归档前的文件整理工作，确保归档文件齐全、完整、清洁，无遗漏和损坏。提升归档环境的质量，采用适宜的存储设备和环境控制措施，防止文件物理损害和信息安全风险。定期对归档文件进行检查和维护，及时修复受损文件，更新存储介质，确保文件的可读性和可用性，通过这些措施可以显著提高竣工文件归档管理的专业水平，为工程项目的后续运营和维护提供坚实的信息支持。

结论

通过对竣工文件质量控制的关键问题进行系统分析，提出了一系列全面优化对策，研究指出建立健全的管理制度、提升人员素质、采用先进技术手段是提高竣工文件质量控制水平的关键。实践证明这些对策能够有效提升竣工文件的质量，确保工程项目的顺利交付和长期运行，然而仍存在一定的局限性，研究可进一步探讨竣工文件质量控制与工程项目管理其他环节的协同效应，以及在不同类型工程项目中的应用差异，总之对于推动竣工文件质量控制理论的深化和实践的发展具有积极意义。

参考文献：

[1] 夏云 , 朱咏梅 , 徐凌 , 等 . 公立医院基建项目竣工决算存在的问题及改进对策 [J]. 建筑经济 , 2024, 45(10):61-66.

[2] 聂伟涛 .N 企业工程咨询服务项目质量管理研究 [D]. 北京邮电大学 ,2023.108.

[3] 池福华 . 土木工程施工管理中存在的问题及对策分析 [J]. 建筑与装饰 , 2023(4):50-52.