新形势下事业单位人事档案管理工作实践与方法创新

摘要：随着信息化时代的来临，现代信息技术被广泛应用于各行业、各领域当中，事业单位档案管理工作的信息化建设已成为普遍现象。推进事业单位档案管理信息化建设不仅能够进一步提升档案管理工作的整体效率，还有助于增强档案工作的准确度，具有重要的现实意义。然而当前事业单位在开展档案管理工作期间仍存在重视程度不高、工作人员专业水平不高等问题，因此事业单位应积极创新档案管理工作模式，以高质量的档案管理工作为事业单位可持续发展保驾护航。

关键词：新形势；事业单位；人事档案管理；实践；方法创新

1 新形势下事业单位人事档案管理工作的难点

1.1 事业单位人事档案管理模式过于陈旧

目前，部分事业单位在人事档案管理过程中依然受到传统思想的影响，在信息化时代没有对人事档案管理模式进行更新。相应地也就没有为人事档案数字化转型升级投入必要的设备和人才支持，这也就客观地造成了事业单位人事档案管理模式落后时代发展，难以适应大数据时代对于人事档案管理的诉求。当前，随着事业单位数字化人事档案数量的不断增加，对事业单位人事档案管理也提出了新的要求。

1.2 档案管理工作人员专业水平有待提升

档案管理工作是一项复杂且繁琐的日常性工作，因此事业单位从事档案管理工作的人员应具备相关领域专业知识，从而能够实现对档案收录、整理、归纳、检索的全流程把控。近年来，随着我国机构改革工作的深入推进，事业单位组织机构设置也随之发生了一定变化，其内部从事档案管理工作的人员在岗位设置、工作范畴方面也进行了部分调整，导致其专业水平下降，甚至存在身兼数职的问题，使得档案管理工作秩序混乱，不利于事业单位档案管理创新工作的顺利开展。

1.3 数据整合与共享不足

第一，部门之间存在信息壁垒。各业务部门在开展工作中生成的人事信息各自独立，缺乏统一标准和规范，导致数据格式各异，难以集成整合。例如，教育培训部门记载的员工进修情况、考核部门记录的工作绩效评估结果等，这些重要的动态信息未能及时、完整地录入人事档案，严重影响了人事档案的完整性与准确性。第二，内部人事档案信息共享机制尚不健全。人事档案本应是单位人力资源决策的重要依据，但由于数据封闭，使得各部门在进行人事调整、职务晋升、工资待遇核定等重大决策时，无法方便快捷地获取所需的档案信息，降低了决策效率和精准度。

2 新形势下事业单位人事档案管理工作的方法创新

2.1 构建专业化的档案人员队伍，推动人事档案管理质量和效率的提升

在推进事业单位人事档案管理工作方法创新过程中要充分认识到人才的价值和作用。一方面，在人才引进过程中把好入门关，既要吸纳专业的档案人才，又要结合信息时代对于人事档案管理具体要求，引进部分技术型人才。实现专业人才与技术型人才的有机匹配，丰富事业单位人事档案管理人才队伍的结构，为事业单位人事档案管理信息化转型提供复合型人才。另一方面，重视人才的教育培训。让事业单位人事档案管理人员对信息技术真正地学懂弄通，同时也要将政治意识、保密意识、安全意识和服务意识等作为培训的重要内容，为事业单位人事档案管理工作顺利开展奠定坚实的人才保障。

首先，重视事业单位档案管理人员的专业化建设。一方面，培养事业单位档案管理人员专业知识。目前，随着档案事业的不断发展，档案管理部门对于事业单位人事档案管理也提出了新要求。相应地，需要事业单位给予人事档案管理人员更专业的教育培训，使人事档案管理人员更加充分地认识到人事档案管理工作的严肃性与重要性。另一方面，要求事业单位档案管理人员将专业化知识运用到实际工作之中，引导事业单位档案管理人员学习与人事档案相关的法律法规，在档案资料审核过程中更加严格，对于材料中出现的不规范问题要及时甄别，进一步提升事业单位人事档案管理的整体质量。其次，积极推进事业单位人事档案管理队伍信息化建设。在信息时代背景下，要求事业单位将信息化建设作为人才队伍建设的重要方向。传统的人事档案管理模式主要以人工为主，不仅效率低，还容易出现失误和问题。而在信息时代背景下，通过信息技术的加持，能够进一步提升人事档案管理效率，同时也能够自动甄别人事档案的相关信息，对于存在的问题及时预警，通过人工核查的方式切实保障事业单位人事档案信息的真实性、完整性和客观性。

2.2 推动档案管理信息化建设

现阶段，推进档案管理信息化建设已成为事业单位创新改革的重点工作内容，不仅能够进一步提升档案管理工作效率，还有助于提升档案管理工作的精准度。近年来，推进档案管理信息化建设的必要性日益凸显：首先在日常工作当中电子档案的使用频率逐渐增多；其次是档案资料的数量逐渐增加，需借助计算机设备才能实现有效管理。针对以上情况，事业单位应对现阶段所需以及归档的资料进行信息化转化，依托现代信息技术将大量的档案资料转化为数字化模式并上传到信息共享平台，从而进一步保障档案资料的完整性，避免出现档案丢失的问题。完成以上步骤后，需结合档案资料相关内容制定检索目录，在后期管理过程中，仅仅需要输入关键字即可实现档案资料的调取。

2.3 建立共享机制

数据共享机制是促进资源整合、提高工作效率的有效途径。一是制定好共享标准。对于文本和图形等格式的电子文件来说，在共享中需要将这类数据转化成规范格式，并按一定组织方式存储。对于文件是传统载体的文字或图像来说，要按照统一规范采用文本方式、扫描录入方式和存储图文方式等统一处理，加强人事档案的信息化建设。二是建设好共享平台。要以业内其他共享模式为参照，相关软件、技术要求和共享内容需要在分级分类管理的基础上，通过人事档案数据管理平台获取或浏览，严禁数据被泄露和第三方非法获取。在此过程中，不同密级的档案要做到分类共享，对用户名、口令和浏览下载操作等全流程管理，杜绝数据被滥用和篡改。三是挖掘好数据容量。常态化做好系统数据维护工作，及时更新最新相关档案数据信息，保持数据真实与可靠性。及时协调、解决共享开放中存在的数据整理与库表更新等问题，解决部门“不敢共享、不能共享与不愿共享”的难题。

2.4 优化人事档案管理内容，促进档案规范与安全管理

首先，完善事业单位人事档案管理制度机制。事业单位人事档案信息事关单位人员的切身利益，也是单位未来发展的重要参考和依据。一方面，要从事业单位人事档案管理信息化角度入手，对原有的制度机制重新梳理，对于符合事业单位人事档案管理现状的制度要加大落实力度，对于不适应事业单位人事档案信息化进程的制度机制要及时废止。同时也要完善信息录入标准、数字档案接收标准、数字档案共享标准等，为相关业务工作开展提供依据，切实保障事业单位人事档案管理工作有章可循，有法可依。另一方面，要加大监管力度，切实保障相关制度规范真正落地。同时还要对相关制度标准及时进行调整优化，实现事业单位人事档案管理制度机制与实际工作相匹配，更好地发挥制度机制的规范性和引导性作用。其次，加强事业单位人事档案信息安全管理工作。在事业单位人事档案管理工作中，一定要将信息安全作为重要工作加以落实。结合事业单位档案管理的内容特点，完善事业单位人事档案管理信息系统，设置信息安全防护系统，防止档案管理系统在运行过程中遭受外部病毒或木马的攻击，为后续事业单位人事档案信息开发利用创造有利条件。通过区块链、防火墙和融合云存储等相关技术，实现事业单位人事档案信息的多点存储，防止因意外造成人事档案信息丢失或损毁而造成不必要的损失。

结论

总之，新形势下，事业单位在人事档案管理过程中一定要充分认识到当前面临的新情况与新任务，要在意识层面主动改变传统的工作思路，树立大数据思维和互联网思维，积极推进事业单位人事档案信息化，为事业单位人事档案管理工作信息化转型升级创造有利条件。

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