基层单位档案整理现存问题与科学化管理策略探析

档案资源是基层单位提高服务质量及深化改革的有利条件之一，只有档案资源充足且系统全面，才能在基层单位日常运营管理中发挥作用。当前有些基层单位档案管理存在监督不及时、方法较单一等问题，不利于把档案资源转变为基层单位发展与改革的动力，如何提高档案管理工作质量成为有关单位需要积极解决的问题。深入分析基层单位档案整理的现存短板，探究适配其工作特点的科学化管理路径，能够提升档案管理的规范化水平，并为基层单位高效履职及精准服务提供有力保障，意义重大。

一、基层单位档案整理现存核心问题

（一）整理流程不规范

基层单位档案整理流程不规范，部分单位没有明确档案收集范围与时限，甚至出现材料堆积成箱、多年未整理的情况。分类环节缺少统一标准，通常依赖经办人主观经验，有的按年度和部门分类，有的按事项类型划分，导致同类型档案分散存放，后续查找困难。归档环节存在装订随意及著录粗糙的问题，部分档案没有按规定编写页码填写卷内目录，影响档案的凭证效力。

（二）载体管理不同步

随着数字化转型推进，基层单位档案载体已从传统纸质向“纸质 + 电子”双载体转变，但两者管理存在明显不同步，部分单位只将纸质档案简单扫描存档，电子档案缺少规范的元数据著录与备份，容易出现扫描件模糊及文件命名混乱的问题。还有部分单位固守纸质档案，没有及时归档电子文件，导致电子数据散落存在丢失风险 [1]。

（三）人员专业薄弱

大部分基层单位没有配备专职档案员，档案工作大部分由行政人员、内勤人员兼任，日常需优先处理事务性工作，档案整理常被搁置，而且兼职人员缺少系统的档案业务培训，对《档案法》《机关档案管理规定》等法规标准不熟悉，在档案分类、著录、保管等环节易出现操作失误。

（四）基础设施不足

大部分单位无专用档案库房，档案通常存放在办公室角落、杂物间，甚至出现档案柜受潮、阳光直射及鼠虫滋生等情况，威胁档案物理安全。此外，设备配置短缺，缺少专业的档案装具、保护设备，电子档案存储依赖普通电脑硬盘，没有配备专用存储服务器与备份设备，存在数据丢失风险。

（五）利用效能低下

部分单位将档案视为静态资产，只满足于不丢失、不损坏，未主动挖掘档案的参考价值，服务效率低下。检索手段落后，大部分单位仍依赖手工台账 + 人工查找，缺少智能化检索系统，查找一份档案往往需要耗费数小时甚至数天。

二、基层单位档案整理科学化管理对应策略

（一）规范整理流程

基层单位应以全流程标准化为核心构建收集、分类、归档到保管闭环管理体系，在收集环节制定《档案收集范围与时限清单》，明确行政类、业务类、个人类等不同类型档案的收集责任人与提交时限，实行月度收集 + 季度核查制度，确保材料不遗漏。分类环节采用年度、机构及保管期限的三级分类法，结合基层单位职能特点细化类目，并制作《档案分类细则手册》，统一分类标准。归档环节严格执行三审三校，经办人初审材料完整性，档案员复审分类准确性，单位负责人终审归档规范性。

（二）统筹载体管理

基层单位应规范电子档案制作与管理，按照《电子档案管理基本术语》要求对纸质档案进行高清扫描及元数据著录，确保扫描件分辨率不低于 300dpi ，采用本地服务器 + 云端备份双存储模式定期开展数据备份与校验，避免电子档案丢失或损坏。还应建立双载体关联索引，为每份纸质档案赋予唯一档案编号，电子档案对应标注相同编号，通过档案管理系统实现输入编号即可同步调取纸质档案存放位置与电子版本，提升检索效率。

（三）强化队伍建设

基层单位应构建档案管理队伍体系，明确人员配置，推动有条件的基层单位设立专职档案员，规模较小的单位确定 1 名核心兼职档案员，并签订《档案管理责任书》，明确岗位职责与考核标准。建立年度培训 + 季度交流机制，邀请档案管理部门专家开展法规政策、业务技能培训，内容包括档案分类、数字化处理及保密管理等，强化档案工作无小事的责任认知。

（四）完善基础设施

基层单位应优先利用现有空间改造专用档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗设施，安装温湿度自动监测系统，确保库房温度控制在 14-24^∘C 、相对湿度控制在 45%～60% ，采用密集架代替传统档案柜提升存储空间利用率。按需配备高速扫描仪、专业装订机、防磁柜等设备，满足档案数字化与特殊载体保管需求，购置专用存储服务器与备份硬盘，实现电子档案安全存储。

（五）提升利用效能

基层单位应针对民生档案等高频利用场景，编制《档案查询指引手册》，设置专门查询窗口，实行一次性告知、限时办结，利用档案管理系统实现关键词检索，将单份档案查找时间从数小时缩短至数分钟。同时，应结合自身工作重点开展编研工作，为决策制定、工作推进提供参考[2]。

结束语

基层单位档案整理的科学化管理是系统工程，需从流程、载体、人员及设施和利用多维度协同发力，解决当前档案整理中存在的不规范、不同步、不专业、不足够及不高效的问题，这样能够提升档案管理的规范化水平，也能够释放档案的参考价值与服务效能，为基层单位精准履职、服务群众及优化治理提供有力支撑，让档案真正成为基层发展的记忆宝库，为基层治理体系和治理能力现代化贡献档案力量。

参考文献

[1] 李珊珊 . 探究基层单位档案移交工作存在的问题及处理建议[J]. 山东档案 ,2024,(01):38-39.

[2] 姜玲 . 基层单位档案规范化管理探究 [J]. 兰台内外 ,2022,(14):19-21.