纸质档案数字化和元数据应用转换实践

引言

纸质档案具有易老化、易损坏等缺陷，降低了档案管理有效性，使得档案信息面临着遗失、受损等影响。为了改善这一问题，数字化技术应运而生，通过元数据技术的应用，有效地将纸质档案进行数字化处理，加长了档案存储寿命，提升了档案利用率，促使档案管理工作的进行更加顺利。下文笔者将对提升纸质档案数字化和元数据应用转换成效的措施进行研究，希望可以为我国档案管理事业做出贡献。

1、纸质档案数字化和元数据应用的关系

纸质档案数字化和元数据应用之间具有相互关联、相辅相成的关系，纸质档案数字化简而言之就是将过去的纸质档案转换成为数字格式，借此方式达成更加高效、便利的储存与管理目标[1]。而元数据则有效地为数字化档案提供了描述性信息，属于对档案内容、背景、结构等特点的细致全面记录。在元数据的应用下，可以大幅提升纸质档案数字化价值，经由精确、科学的元数据，可以迅速定位并检索数字化档案，提升信息查询效率。与此同时，元数据还有益于确保数字档案内容的完整度与时效性，记录档案的创建、修改、应用等过程。在纸质档案数字化进程中，科学利用元数据，可以确保档案管理工作更加高效、更加规范，达成档案信息的有效共享和传承。

2、提升纸质档案数字化和元数据应用转换成效的措施

2.1 提高数字化质量

提高纸质档案数字化水平属于保障档案内容精准、完备的关键前提。在实际工作开展进程中，工作人员应该对数字化流程展开规范化处理，在档案信息收集、整理这一环节入手，制定严格的工作细则，如对纸质档案展开类别划分、编号等，力求保障档案的顺序合理、内容全面。在进行扫描工作时，应该选择适宜的扫描设施和分辨率，结合档案信息的类别与重要程度，设置不同的扫描参数，对于珍贵的历史档案，需要应用分辨率更高的扫描设备，这样才可以确保图像的内容清楚、详细[2]。与此同时，工作人员需要对扫描处理完毕后的图像展开合理规整，如去除噪声、调整颜色平衡等，提升图像质量。在此基础上，需要做好质量检测工作，创设专门的质量检测团队，制定详尽的检测规范与流程，对数字化完毕后的档案展开抽样检查和全面检查，核验图像的清晰性与完善性。对于不满足标准的档案，应该第一时间将其返工处理。笔者建议还可以利用技术手段展开质量检测工作，如应用图像识别技术对档案内容展开辨识和比对分析，保障档案资料精准无误。在严格的质量检测基础上，确保数字化档案的质量符合预期要求。

2.2 统一元数据标准

在对元数据标准展开统一化处理的进程中，笔者建议可以在以下几个方面入手：第一，应该遵守国际与国家标准，在国际上具有较多成熟、完善的元数据标准，如都柏林核心元数据倡议等，我国也具备相关的领域规范和准则。档案管理部门应该在实际工作中积极应用这些标准，切实保障元数据的规范性和通用性。在设定符合本单位实际情况的元数据标准时，应该将国际和国家标准为前提，根据自身业务需求与特征展开适当的调节或优化[3]。二来，应该制定领域要求，不同行业的档案具备相应的特点与要求，因此必须制定出符合本行业的元数据准则。行业协会亦或是主管部门可以邀请领域内专业人员进行研究与制定，明确行业内元数据的定义、结构与格式等多种内容。经由统一行业内的元数据要求，实现档案信息可以在行业内进行共享与交流。与此同时，还应该强化对元数据标准的宣传与培训力度，提升工作人员对标准的掌握与理解，实现标准得以顺利执行[4]。

2.3 攻克转换技术难题

攻克转换技术难题属于促进纸质档案数字化以及元数据应用转换有序进行的基础保障。在工作开展进程中，工作人员应该积极引进并应用先进的技术和设备，在科学技术高速发展的背景下，产生了较多种先进的数字化技术与转换技术，如光学字符识别技术、人工智能技术等，档案管理部门应该积极关注技术的发展态势，第一时间引入符合工作需求的先进技术与设施。如应用高精密性的 OCR 技术，可以将纸质档案中的文字信息精准转换成为电子文本，保障了信息检索与应用效率。与此同时，应该对设备进行有效更新转换，确保设备的性能与稳定度。除此以外，应该强化对技术的研发力度，积极鼓励科学研究机构与企业进行相关技术的研究发明工作，对纸质档案数字化与元数据应用转换进程中遇到的种种难题进行攻关。笔者举例分析：研究更加高效的格式转换软件，处理不同格式之间存在的兼容性问题。还可以探索应用区块链技术来确保档案信息的完整度与高效性，经由进行技术研发工作，持续提升转换技术有效性，为纸质档案数字化以及元数据应用转换奠定技术基础。

2.4 保障安全与隐私

安全是工作进行的核心议题，在进行安全保障和隐私保护时，一来，应该创设安全管控机制，制定严格完善的安全管理制度，在制度中明确档案管理部门以及工作人员的职能责任，对数字化档案以及元数据的访问做好严格的权限控制，依据工作人员的岗位和责任，对其下发相应的访问权限。与此同时，应该强化对网络安全的管理力度，安装防火墙、入侵检测系统等安全设施，规避受到网络攻击以及数据信息外泄的问题。二来，应该应用安全技术手段，利用加密技术来对数字化档案与元数据做好加密处理，保障信息资料在保存和传输的进程中处于安全状态。如可以应用对称加密与非对称加密相互结合的形式，对敏感信息做好加密保护。定期对数据资料进行备份，规避数据信息丢失。工作人员可以应用异地备份的措施，提升数据信息安全性与稳定性，除此以外，还应该做好对工作人员的安全培训教育，提升每一名工作人员的安全能力和防范意识，规避因为受到人为因素造成的安全事故影响。

2.5 进行人员培训和管理

人员是工作顺利推进的重要因素，人员能力的提高对工作质量的进步有着关键意义。因此必须通过人员培训和管理来达成这一目标，在进行人员管控时，需要做好专业培训，定期组织工作人员加入到数字化技术和元数据知识的培训学习中，邀请领域专家进行授课，培训内容需要包含数字化流程、转换技术等多个方面的知识。在培训的基础上，提升工作人员专业素养与业务水平，促使其可以熟练操作数字化与转换技术，精准应用元数据标准。除此以外，还应该创设激励制度，构建激励体系，鼓励工作人员加入到纸质档案数字化与元数据应用转换工作中，对表现优良的人员提供奖励，如颁发荣誉证书等。还应该为工作人员开辟出畅通的职业发展通道，激发其工作热情。

3、结束语

综上所述，为了保障纸质档案重新焕发出生机与活力，就需要做好纸质档案的数字化转型升级，将纸质档案进行元数据转换，切实提高纸质档案的管理能效，避免纸质档案受到外界因素影响而出现受损等问题，为我国档案管理工作的进行提供助益。

参考文献：

[1]马林青.从传统到数智化转型：我国档案鉴定工作的问题、挑战与应对策略研究[J].北京档案,2025,(03):17-22.

[2]宁鹏飞.准确理解政策新意和把握指标要点——《推进机关数字档案室建设实施办法（试行）》解读之二[J].中国档案,2025,(02):22-23.

[3]张秀,田甜,赵珊.企业档案数字资源建设协同治理研究——基于SFIC模型视角[J].办公自动化,2025,30(04):50-52+68.

[4]孙庆辉,高梓峒.数字时代城建电子档案接收工作的研究——以保定市城建档案馆为例[J].未来城市设计与运营,2025,(01):73-77.