数字化转型在中学档案管理中的应用与经验分享

引言

近年来，随着信息技术的快速发展，我国已经进入了数字时代，在这样的大背景下，数字化转型已经成为一种普遍趋势。在新时期的发展背景下，档案管理工作也需要积极转变思想观念、改进工作方式、提升服务水平，才能更好地适应时代的发展趋势。在此过程中，档案管理数字化转型已经成为一种必然趋势。中学档案管理是中学教学工作中的重要组成部分，是学校各项工作顺利开展的基础和保障。因此，中学档案管理工作也需要积极地推进数字化转型，才能更好地为学校各项工作的开展提供信息支持。在此背景下，本文主要对数字化转型在中学档案管理中的应用进行了分析研究。

、数字化转型对中学档案管理的影响

1.1 数字化转型概述

数字化转型是指以互联网为依托，通过运用数字信息技术，实现传统管理模式的转型。数字化转型能促进我国信息化建设发展，加快数字政府建设步伐，提高政府服务水平，转变政府职能，加快电子政务建设进程。在信息技术的发展下，各领域工作都需要借助信息技术，已经在各行各业得到了广泛的应用，数字化转型是信息技术发展的必然趋势。当前数字化转型已成为时代的主旋律，我国也提出了数字中国战略。数字化转型的主要内容是对传统管理模式进行改革和创新。目前我国各行各业都在加快数字化转型，在中学档案管理中运用数字化转型更能提高中学档案管理水平。数字化转型就是利用计算机技术、网络技术和信息技术，对传统管理模式进行改革和创新。在中学档案管理中应用数字化转型，可以提高档案管理效率，提高档案管理水平，改善档案管理质量，从而促进中学教育事业的发展。随着新时期教育改革的深入发展，传统的中学档案管理模式已经无法适应现代教育需求。在中学档案管理中应用数字化转型可以将档案信息进行收集、整理和分类，提高档案管理工作效率；可以有效防止中学档案资料被损坏和丢失；可以加强中学各部门之间的沟通，促进各部门之间的合作。因此数字化转型对中学档案管理有着重要意义。

1.2 中学档案管理现状

当前，我国中学档案管理工作的信息化建设还存在着一定的不足，主要表现在以下几个方面：首先，档案管理的信息化程度不高，虽然很多中学都配备了计算机，但是档案管理人员对计算机技术的运用还不够熟练。其次，档案管理的数字化水平不高，目前我国很多中学都没有实现档案的数字化管理。最后，缺乏专业的档案管理人才，对档案管理工作缺乏重视。当前中学档案管理工作中缺乏专业的人才，导致档案管理工作难以开展。这些问题的存在严重影响了中学档案管理工作质量和水平，因此中学必须高度重视并采取有效措施来解决这些问题。

1.3 数字化转型对中学档案管理的意义

中学档案管理工作是学校各项工作顺利开展的基础和保障，是学校各项工作的重要组成部分。随着信息化时代的到来，信息技术在中学档案管理工作中的应用越来越广泛，档案管理也需要不断地适应信息化、数字化建设的要求，才能更好地推动中学档案管理工作的顺利开展。当前，中学档案管理工作正面临着改革和创新，在这种大环境下，中学档案管理要积极推进数字化转型，才能更好地适应信息化时代的发展要求。因此，在中学档案管理中运用数字化转型能提高中学档案管理工作效率和质量，进而促进中学各项工作的顺利开展。

二、数字化转型在中学档案管理中的应用

2.1 数字化档案管理系统

档案数字化转型是对传统档案管理方式的创新，是指将纸质材料、电子文件、数字图片等各种形式的文件材料进行数字化处理，形成结构化数据的过程。数字化档案管理系统是将各种格式的数据转化成可以使用的电子文件，并为档案管理人员提供了良好的查询和管理功能。数字化档案管理系统具有很高的安全性和可靠性，在使用过程中不会受到人为因素和自然因素的影响，能够在保证数据安全性的同时发挥出更大的价值。数字化档案管理系统还能有效地提高档案信息资源的共享和利用效率，为学校各部门提供全方位、多层次的档案信息服务。

2.2 档案数字化处理流程

中学档案数字化处理流程主要包括前期准备、数据采集、数据整理、数据处理、数据入库和数据备份六个阶段。前期准备工作是指将纸质档案转化成电子版，包括：纸质档案扫描、图像处理等；数据采集是指在系统中按照一定的标准进行分类，将采集到的电子版信息转化成图像信息，并将其存入系统；数据整理是指在档案管理系统中对纸质档案信息进行初步处理，包括：对扫描图像进行裁切处理；对图像进行图像增强处理，使其更加清晰；对图像进行图像分割处理，使其能够被更好地保存；对图像进行文字提取处理，使其能够被更好地录入到档案系统中。

2.3 数字化转型实践案例分享

学校在数字化转型的过程中，建立了数字档案管理系统，实现了数字化档案的集中统一管理。在数字化转型的过程中，学校将纸质档案转化成电子档案，并对其进行了分类整理，形成了纸质档案目录数据库。同时，学校将所有纸质档案资料按照一定的标准进行归档整理，并将其录入到数字档案管理系统中。在数字化转型的过程中，学校还建立了数字档案资源共享平台，实现了资源共享。通过数字化转型的方式，学校建立了一套完整的纸质档案资料管理系统，能够更好地保证档案资料的安全和完整，实现了纸质文件资料向数字文件资料的转化。

三、经验分享与展望

3.1 数字化转型实施中的挑战与解决方案

数字化转型是一项系统工程，在推进过程中面临许多问题，例如：数字化转型是一项复杂的、系统性的工程，需要从信息资源整合、数字化档案建设、档案资源管理、信息安全保障等多个方面进行整体规划；数字化转型是一项技术工程，需要运用多种信息技术手段进行改造；数字化转型是一项复杂的管理工程，需要建立科学、高效的管理制度；数字化转型是一项安全工程，需要注重信息安全和保密。在实施过程中，可采取以下方案解决：（1）优化信息资源结构和档案结构，实现档案资源整合；（2）完善制度体系建设，健全档案管理机制；（3）完善档案信息安全管理机制，保障档案信息安全。

3.2 成功经验总结

从实践经验来看，数字化转型在中学档案管理中的应用，取得了显著成效，主要体现在以下几个方面：（1）提升了档案管理人员的数字素养，提升了档案管理人员的工作效率和工作质量；（2）提高了档案管理人员的服务水平，实现了档案资源的整合利用和开发创新；（3）有利于实现档案资源共享，满足广大师生和社会公众的需求；（4）有利于学校教育教学工作的开展，实现了档案管理服务对象从学生到教师、从教师到学生、从学生到社会公众等多方面的拓展。总的来说，数字化转型在中学档案管理中的应用，为中学教育教学工作的开展提供了有力支持。

四、结语

通过本文的分析研究，可以看出数字化转型已经成为中学档案管理工作中的一种重要趋势，在此背景下，中学档案管理工作也需要积极地推进数字化转型，才能更好地适应时代的发展趋势。同时，中学档案管理工作也需要积极地推进数字化转型，才能更好地满足新时期人们的需求。

参考文献

[1]杨小辉，数字政府建设与“智慧城市”发展研究[J]。信息技术与管理，2014 (11)：28-30.

[2]张宏文，基于大数据的高校档案信息资源的开发与利用研究[J]。云南大学学报（社会科学版），2016 (4）：56-59.