政府电子档案单套制管理的实践困境与对策

政府电子档案单套制管理是指仅以电子形式生成、管理和保存档案的模式，是档案管理数字化转型的核心方向。在数字政府建设背景下，既能突破纸质档案存储损耗、检索低效的局限，也能契合数字政府建设对政务数据协同共享的需求。需从技术标准统一、安全体系构建等方面发力，推动单套制管理从试点探索向全面应用迈进，提升档案管理现代化水平。

1 政府电子档案单套制管理的实践困境

1.1 技术标准与系统兼容性问题

当前，不同层级、不同地区政府部门使用的业务系统千差万别，文件格式、存储架构、元数据采集规则缺乏统一规范，导致不同系统间电子档案难以互认互通。例如部分系统仅支持 PDF 格式存储，而另一系统以 OFD 格式为主，跨系统流转时易出现格式错乱、内容失真问题。同时，老旧系统与新升级平台兼容性不足，历史电子档案迁移过程中常因接口不匹配导致数据丢失或检索失效，制约单套制管理的规范化与高效化[1]。

1.2 档案安全与长期保存风险

电子档案的安全性与长期可读性是单套制管理的核心瓶颈。一方面，数字环境下网络攻击、病毒感染、硬件故障等风险频发，如勒索病毒可能加密档案数据导致永久损坏，存储介质的物理损坏也会造成数据丢失。另一方面，电子档案的真实性、完整性验证依赖数字签名、哈希值等技术手段，若密钥管理不善或算法被破解，将引发信任危机，使单套制档案的法律效力存疑。

1.3 管理制度与人员能力不足

在推行电子档案单套归档时，对“哪些业务环节可取消纸质档案”“电子档案法律效力如何认定”等问题缺乏明确指引，导致部门间协调困难。同时，部分人员熟悉传统纸质档案管理流程，但对电子档案元数据采集、数字加密、备份迁移等技术操作能力不足，难以应对单套制管理中的技术挑战。

2 政府电子档案单套制管理的实践对策

2.1 完善技术标准与系统建设

破解技术标准与系统兼容性难题，需构建“顶层设计—区域协同—基层适配”的技术体系。国家层面应出台统一的电子档案单套制管理技术规范，明确数据格式，如强制采用 OFD/AIP 等长期保存格式、元数据标准涵盖文件形成、办理、归档全流程信息及接口协议，推动不同业务系统与档案管理系统的无缝对接。省级层面需建立区域性技术标准适配机制，针对基层常用业务系统，如乡镇政务平台、财务软件开展兼容性改造。可联合自治区档案部门，对基层使用的简易办公系统进行技术升级，嵌入档案管理模块，实现电子文件生成即归档，避免人工二次录入导致的格式混乱与数据丢失。

2.2 强化安全保障与风险防控机制

技术防护方面，部署国产密码算法如 SM2/SM3，对电子档案进行全生命周期加密，在数据传输环节采用 VPN 专线，存储环节实施“三权分立”，即系统管理员、安全管理员、审计管理员权限分离，防止越权操作。可引入轻量级防火墙与入侵检测系统，重点防范针对基层网络的勒索病毒攻击，同时建立自动化备份策略，每日凌晨对电子档案进行增量备份，每周进行全量备份并离线存储。应急处置方面，建立三级应急预案：一级响应针对病毒感染、硬件故障等局部风险，2 小时内启用备用系统；二级响应针对区域性网络瘫痪，12 小时内切换至离线应急档案库；三级响应针对重大灾害，依托省级档案灾备中心实现数据远程恢复 [2]。

2.3 健全管理制度与提升人员素质

制度建设层面，加快修订《档案法实施条例》，明确单套制管理的适用范围、法律效力认定规则及跨部门协同流程。可结合基层实际，制定《乡镇电子档案单套制管理操作指南》，细化归档范围，如会议记录、审批文件等、保管期限如永久、30 年、10 年及移交程序，例如规定“电子档案需经业务部门负责人、档案员双签确认后方可归档”。人员能力提升方面，实施“基层档案人才数字化赋能计划”：通过线上直播课如“电子档案元数据采集实务”、线下工作坊如 RPA 机器人在档案整理中的应用开展分层培训，重点提升管理人员的技术操作能力与风险意识；建立“以老带新”结对机制，选派年轻干部学习数字化技能，同时发挥资深档案员的流程管理经验。

总而言之，政府电子档案单套制管理是一项系统性工程，需技术、制度与人力协同突破。未来，随着技术迭代与制度完善，单套制管理将更广泛应用，助力政府治理体系和治理能力现代化，实现档案管理从“保存在纸”向“赋能于数”的转型。

参考文献

[1] 程丽霖 , 李顺平 , 宋予地 , 等 . 政务服务电子文件单套制管理的约束要素和推进对策探析 [J]. 兰台内外 ,2025,(01):13-15.

[2] 周华 . 电子档案单套制管理的法律保障机制研究 [J]. 山西档案 ,2025,(04):88-90+94.