新形势下事业单位档案管理工作的挑战与应对

引言：信息技术的快速发展和社会治理现代化的推进，事业单位档案管理工作正经历深刻变革，传统档案管理模式已难以满足高效、精准、安全化的服务需求，如何应对数字化转型带来的挑战，成为档案管理领域亟待解决的关键问题 [1]。

一、新形势下档案管理工作的主要挑战

( 一) 数字化进程滞后，服务效能受限

当前，不少事业单位在档案管理上仍以纸质为主，电子文件的归档操作常常不够规范，档案数据的共享机制更是普遍缺失。这种状况带来的直接后果，就是查档效率不高，档案的利用范围也非常有限。具体来看，一些基层单位甚至还没能建立起统一的档案管理系统，部门之间的数据互通存在重重障碍，单位内部难以快速响应查询需求，更无法有效利用档案信息为决策提供及时有力的支持。比如，当一个项目需要跨部门的历史资料佐证时，往往因为档案分散、系统不兼容而耗费大量时间精力，严重制约工作效率和服务的及时性[2]。

( 二) 信息安全风险加剧，保密压力增大

随着档案数字化程度的提升，新的风险也随之而来。网络攻击、数据泄露等安全威胁对数字档案构成了严峻挑战，现实中部分单位在应对这些风险时显得力不从心：权限管理不够严格，谁可以访问什么数据界定模糊；数据备份机制也不健全，一旦发生故障或攻击，数据恢复面临困难。这些问题叠加，使得档案信息的安全保密工作压力陡增，某事业单位就曾因为档案管理系统存在安全漏洞，内部敏感档案信息外泄，造成了不良影响，事件清晰地暴露出，相关单位不仅在技术防护层面存在短板，在制度约束和管理规范上同样需要加强[3]。

( 三) 人员专业能力不足，创新动力匮乏

档案管理队伍的专业化水平，影响工作成效，很多单位的档案管理员是兼职性质，他们往往缺乏系统性的、针对数字化技能的专门培训。对于当下快速发展的技术，如大数据分析如何应用于档案价值挖掘，或者区块链技术如何保障电子档案的真实性和可靠性，了解和掌握程度普遍不足。不少管理人员的思想观念和工作方式还停留在传统的“保管员”角色定位上，主要精力放在实体档案的存放和看管上，未能主动向适应数字时代的“数据管理者”、“知识提供者”角色转型，专业能力的短板和角色转型的滞后，使得档案工作难以突破传统模式，缺乏运用新技术提升管理水平和服务价值的创新活力。

( 四) 制度体系不完善，标准化程度低

支撑档案管理高效规范运行的制度体系，尤其是针对电子档案的管理规范，目前还不够健全和完善。现有的很多管理规定主要是在纸质档案管理时代制定的，对于电子文件从生成、流转、归档、长期保存到最终销毁或永久保存的整个生命周期管理，缺乏细致、可操作的标准和细则。一些关键环节的技术规范尚未得到广泛应用和有效执行。例如，如何可靠地验证一份电子档案在其整个生命周期内的真实性、完整性（即防篡改、可追溯），以及如何确保电子档案在技术快速迭代的背景下能够长期可读、可用（长期保存策略），这些方面的具体操作标准和解决方案还没有在基层单位全面落地生根，制度与标准的滞后，制约电子档案管理的规范化水平和可持续发展能力[4]。

二、应对挑战的策略与路径

(⟶) 加速数字化转型，构建智慧管理新体系

要打破数字化滞后的瓶颈，关键在于全面推进电子档案单套制管理，各单位严格遵循《党政机关电子公文归档规范》，逐步淘汰纸质与电子档案并存的双套制归档模式。大力推广 OFD 等国家标准的文件格式，确保电子文件具备法定效力。同时着力搭建区域性的档案信息共享平台，充分利用现有的政务云基础设施资源，建立事业单位之间档案数据的互联互通机制，最终实现跨单位档案数据的便捷调用与协同服务能力。

( 二) 织密安全防护网，构筑坚固风险屏障

面对日益严峻的信息安全挑战，构建多层次、纵深化的防护体系。完善档案信息的分级保护制度，依据档案的密级程度严格划分访问权限，并强制采用国家认可的密码算法对存储数据进行加密保护。在管理机制上，推行“三员分立”原则，清晰分离系统管理员、安全保密员和安全审计员的职责，形成相互制约。数据备份是安全的生命线，构建“本地 + 异地 + 云端”的三重备份体系，定期进行灾难恢复的实际演练，确保任何极端情况下档案数据的完整性与永久可读性。动态防护同样不可或缺，部署入侵检测系统（IDS）和安全信息事件管理（SIEM）平台，实现对网络和用户行为的实时监控与分析，及时发现异常操作和安全威胁，并建立 7×24 小时不间断的应急响应机制，让安全事件得到快速有效处置。

( 三) 重塑人才队伍，激发专业创新活力

解决人才短板需要系统性优化人才结构，打造复合型、专业化的档案管理队伍。实施“档案 +IT”融合的人才培养计划，积极与高校合作，开设档案管理信息化相关的专业课程或培训项目，大力鼓励和支持在职档案管理人员考取电子档案管理师、数据治理工程师等能体现数字时代能力的专业资格认证。实践锻炼是快速提升能力的关键，建立骨干人员轮岗交流机制，有意识地选派他们参与本地区或先进地区的数字政府、智慧城市等重大信息化建设项目，在实践中学习先进经验，培养既精通档案业务又掌握信息技术的“T 型”人才。为激发转型内生动力，还需完善激励机制，将档案管理工作的绩效，特别是数字化建设成效，纳入单位整体考核体系，并设立专项奖励，表彰在档案数字化、智能化应用方面的创新成果和个人。

( 四) 完善制度标准，夯实规范管理根基

健全的制度规范体系是档案工作高质量发展的基石，制定覆盖电子档案全生命周期的精细化管理标准，从文件最初形成、系统收集、规范整理，到最终移交档案馆（室）和后续利用服务，每一个环节都需有明确、可操作的实施细则，清晰定义电子档案的元数据标准和质量评估的核心指标，为确保管理系统本身的合规性与安全性，引入独立的第三方权威认证机制，依据《档案信息系统安全保护基本要求》等国家标准，对各单位使用的档案管理系统进行严格的安全性和合规性检测评估。在立足国情的基础上，积极对接国际先进经验，例如深入研究并借鉴 ISO 16175《电子办公环境下文件管理原则与功能要求》等国际标准，取其精华融入国内实践，不断提升我国档案管理工作的标准化、规范化水平，并与国际发展趋势保持同步。

结语：

新形势对档案管理工作提出了更高要求，事业单位需以数字化转型为契机，通过技术赋能、制度创新和人才培育，构建安全、高效、智能的档案管理新生态。唯有主动适应变革，才能充分发挥档案资源在决策支持、文化传承、社会服务中的基础性作用，为事业单位高质量发展注入新动能。

参考文献：

[1] 杨庆波 . 新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革探讨 [J]. 兰台内外 , 2025, (22): 51-53.

[2] 张舒云 . 新形势下行政事业单位会计档案管理的挑战与应对策略 [J]. 经济师 , 2025, (05): 94-95.

[3] 王文娜 . 基于新形势下行政事业单位档案数字化管理工作研究 [J]. 兰台内外 , 2025, (02): 16-18.

[4] 王茜 . 新形势下区县级行政事业单位预算绩效管理工作探究 [J]. 商讯 ,2025, (02): 152-155.