档案服务外包的精细化管理及风险防控措施

摘要：档案服务外包，是近几年推行的一种档案管理模式，主要是指某机构将原本由自身承担的部分业务剥离出来，以合同方式、项目形式委托给其他机构完成，从而降低成本，提高效率的行为。通过档案服务外包精细化管理和风险防控，不仅可以提升机构运行效率、降低成本、保障信息安全、优化档案管理流程，还可以促进机构档案信息化建设，提升机构核心竞争力。基于此，本文对档案服务外包的精细化管理及风险防控措施进行研究，详细阐述了档案服务外包的精细化管理及风险防控意义，且提出了相应的精细化管理及风险防控措施，希望可以提供给相关人员一些参考。

关键词：档案服务外包；精细化管理；风险防控

引言：

档案服务，通常包括档案寄存服务、档案数字化服务、档案整理服务、档案管理咨询服务、档案开发利用服务、档案销毁服务，其中档案整理服务外包居多。档案服务外包属于一种特殊的业务外包形式，具有操作专业化、服务阶段化、技术信息化、数据安全化等特征，这给档案服务外包管理工作带来较大难度。尤其是近几年，档案业务和外包产业的竞争越来越激烈，业务利润也有所下降，传统管理模式已经无法满足适应行业外部环境。基于此，在实际工作中，需要优化创新模式，且加强风险防控力度。在该过程中，相关人员需要树立精细化理念，坚持精确定位、合理分工、细化责任、量化考核等原则，且明确工作中存在的风险，以此为基础，采取针对性的防控措施，全面提升档案服务外包工作质量。

1.档案服务外包的精细化管理及风险防控意义

在新时代背景下，档案服务外包的精细化管理及风险防控具有诸多意义，主要体现在以下几个方面：第一，完善制度规范，有助于提升工作质量。档案服务外包，属于一项系统性工程，在工作中需要有相应的标准规范作为指导。通过精细化管理及风险防控，基于行业标准、技术标准，对岗位管理制度、现场管理制度、人员管理制度、风险防控制度等内容进行不断优化和完善，不仅管理模式更加精细化，还有效提升了解决问题效率，提升工作质量[1]。第二，有效分配任务，有助于提升工作效率。通过精细化管理及风险防控，在档案服务外包项目启动前，需要科学考察项目现场，对项目进行熟悉，且预测工作中有可能发生的风险问题，以此为基础，重新对人力、资料进行配置，且对相关人员职务范围、职务职责进行规定，细化工作内容，可以有效避免多人重复干一项工作。在该种管理模式下，可以加快工作速度，还可以提升相关人员综合能力[2]。第三，明确人员责任，有助于保证工作进度。在精细化管理模式下，可以根据责任不同，把档案服务组织进行划分，安排不同任务。在该种管理模式下，在工作前根据承包合同、项目实际情况，对工作进度计划进行编制；在工作中结合项目情况，对周、月进度计划统计表进行编制，实时对工作进度进行汇报，可以有效保证档案服务外包工作进度[3]。

2.档案服务外包的精细化管理及风险防控措施

2.1合同、供应商精细化

2.1.1合同精细化管理

合同条款需要详细，明确服务范围、质量标准、服务期限、费用结算等。规定档案整理的具体标准、数字化的精度要求等。与此同时，需要设置清晰的违约条款、赔偿机制，明确如因外包商失误造成档案丢失、损坏等情况的赔偿责任和标准。

2.1.2供应商选择精细化

针对外包商，需要进行全面评估，考察其行业经验、专业能力、人员素质等，要求其提供过往成功案例及客户评价，并实地考察其办公环境、设备设施等。与此同时，需要建立供应商评估指标体系，确保选择优质供应商。

2.2创建标准化的流程，做好质量控制

2.2.1创建完善的质量控制过程体系

在实际工作中，可以把档案服务外包质量管理体系分为三个部分，分别是审批和考核、监督和管理、验收入库[4]。在第一部分中，主要是规划考核工作实施方案、标准作业程序、管理制度和服务合同；在第二部分中，主要是制定全流程的工作标准、技术标准、设定惩罚机制，开展档案加工工作；在第三部分中，主要是定期开展质量检查会议，对档案整理、数字化工作中的各个环节进行检查，保证收集整理规范性、工作记录完善性。

2.2.2加强全面质量管理力度

在实际工作中，可以落实定人定岗制度，结合不同工作职能，选择合适的工作人才；还可以落实目标责任分解制度，把量化指标落实到每个人身上；还需要对质量事故进行及时处理，且及时报告给上级[5]。此外，在实际工作中，需要注重质量事故追责工作，如果档案服务外包工作出现重大质量问题，需要马上进行调查，结合调查结果、相关规定，利用赔偿损失、责令停工、接触服务合同等手段，对档案服务组织责任进行追究。

2.2.3严格履行交接手续

在档案交接环节中，需要详细记录档案的数量、状态等信息，严格履行交接手续，确保档案实体安全。

2.3优化进度管理体系，做好进度管理

2.3.1创建完善的进度控制管理体系

在实际工作中，需要基于合同规定、实际技术水平，对工作总体进度计划进行制定，且通过相关主体讨论、修改、改进，形成实际进度计划[6]。与此同时，需要逐级对总体进度计划进行分解，对阶段性计划、季度进度计划进行编制，必要时还需要对周进度计划进行编制。针对阶段性和季度计划，需要把整体进展规划作为基础，保证各个阶段目标实现的同时，还需要保证各个阶段目标之间的衔接、统一、配合。此外，需要基于总计划，对月度计划、日计划进行制定，且根据工作实际情况，实时进行调整。

2.3.2落实项目处理方案和责任

在实际工作中，需要由专人负责管理控制，保证进度策划顺利落实。例如，可以安排监理工程师深入到档案服务现场中，对和进度相关的资料进行搜集、掌握、分析、汇总，且逐日、逐周、逐月监督检查进度计划执行情况，及时掌握工作进度、人员情况、现场异动情况、停工情况及其原因等，对各种干扰因素进行排除，对各种困难进行解决，进而保证工作进度。此外，在实际工作中，需要确定工期目标，创建工期保障计划，组建管理组织架构，通过时间协调流程化，对工作中问题进行处理。在加工期间，如果发现实际进度和规划不符，需要对内因、外因、人为、不可抗力等因素进行记录。做好分析工作，且采取相应措施，保证工作进度。例如，由于停电引起工作停滞，可以基于实际情况，调整工作任务，或者是申请加班，进而对耽误的进度进行弥补。

2.3.3加强动态化进度管理力度

在实际工作中，需要实时控制工作进度。想要做到这一点，需要档案服务组织、监理人员共同合作，针对进度情况，定期进行专项检查、日常巡检。在该过程中，相关人员需要每天、每周、每月做好统计工作，明确工作量完成情况，把控好工作进度。与此同时，监理人员需要进入到工作现场，做好资料收集、掌握、分类、整理工作，实时跟踪检查进度规划执行情况，加强全面审核力度，分析有可能出现的偏差，了解偏差出现原因，及时给予有效措施进行干预。此外，每周可以开展一次例会，对工作进度目标实现情况进行分析，对比分析预计进展和实际速度，保证两者相符。如果发现有不符情况，需要及时进行调整，及时纠偏，采取合理手段，动态化管控加工进度。

2.4注重成本核算和控制，做好成本控制

2.4.1优化内部控制，创建成本目标责任制

在实际工作中，需要注重对内部管理制度的优化，且根据项目具体情况，对费用进行确认，对成本进行核算，根据确认的费用，对成本进行评估审核。与此同时，需要创建成本目标管理责任制，强化工作人员成本意识，把成本目标和项目个人的责、权、利进行关联，通过利益驱动责任，责任控制成本，进而实现全员成本管理。此外，需要做好成本预测工作，在项目开始前可以基于项目内容、档案服务组织资金定额，参考以往工作投资情况，科学预测项目成本费用。

2.4.2注重成本核算与控制

在实际工作中，档案服务组织需要定期对工作中形成的费用进行审计，且对总支出是否达到成本计划规定进行检查，明确所有费用合理性。如果费用不合理，需要查找原因，且及时利用相关措施控制项目耗费。与此同时，针对人工成本，需要对所需加工人力总量进行明确，避免出现人力冗余、闲置等情况；还需要做好组织培训、加强现场人员纪律监督管理力度，进而提升工作效率，有效控制人工成本。针对档案加工材料费用，可以对材料采购成本进行控制，且把材料堆放到合适的位置，避免材料消耗和二次搬迁。针对机械成本，需要基于项目实际情况，挑选合适的机械设备，其中包括扫描仪、计算机、打印机等，且需要做好机械设备管理、维护工作，有效控制机械成本。此外，相关人员应给予成本核算分析足够重视，基于发包方规定，统计好各项开支，且制定与执行费用控制措施，以防发生消费不合理问题。

2.4.3落实成本考核和奖惩制度

在实际工作中，应基于成本考核结果，落实奖惩机制。但是根据相关调查显示，现阶段在部分档案服务外包工作中存在成本预算考核主体不明确的问题，这会增加奖惩机制落实难度。针对该问题，可以根据各项质量要求，对具体指标进行分解，且提出具体奖励。与此同时，需要对工作中出现的问题进行有效处理，例如及时对工作人员薪酬进行拨付，不要出现拖慢情况，以防影响到工期与质量。

2.5创建安全管理体系，做好安全管理

2.5.1加强安全重视

在实际工作中，需要加强安全重视，从思想、组织、防范层面入手，保证档案服务外包工作安全。在思想层面，可以开展安全工作宣传活动，促使所有参与人员均可以意识到安全操作的意义，自觉对相关规定要求进行遵守、执行。在组织层面，可以组建安全委员会，成员包括立档单位、档案服务组织、监理单位，且创建完善的安全责任约束机制、激励机制。其中监理机构需要做好审查工作，如档案安全保密审查、人员资格审查、实体档案保管审查等，对安全隐患、违章情况进行认真记录，及时对监理文件、通知进行下达，实施全过程监理，保证档案安全性。在防范层面，可以创建完善的安全工作责任制，划分工作责任。

2.5.2创建安全管理制度

在实际工作中，需要创建完善的数据安全管理制度，进而保证档案数据安全性。首先，需要和外包商签订严格的保密协议，明确保密责任和义务。其次，要求工作人员挂牌上岗，工作现场不允许进入无关人员，注重身份核实检查和记录。再者，针对工作区域，不允许出现U盘、手机、相机等电子设备，不允许开展和工作无关的活动、不允许抽烟喝酒、不允许携带易燃物等。最后，要求档案业务结构及其所用软硬件设施满足安全保密工作规定等。此外，需要创建完善的安全责任追究机制，做好安全工作隐患排查工作，制定排查、整改制度，每天检查重大安全隐患排除工作；落实保密安全管理个人负责制，如果出现问题，需要追究相关人员责任，且马上督促其改正；需要加强档案存放场所的安全管理，配备监控设备、消防器材等。

2.6强化精细化管理意识，做好人员管理

2.6.1强化精细化管理意识，加强人员管理

在实际工作中，档案服务外包项目人员需要强化自身的精细化管理意识、风险防控意识，定期参与相关学习培训、宣传活动，提升其认知水平。针对档案加工人员，应把控好工作质量，严格根据相关要求加工档案材料，且积极主动学习先进科学技术、管理知识。针对档案服务组织负责人，应做好协调工作，加强管理监督力度，提升自身技术能力、专业能力。并且，需要精确用工情况，做好加工人员管控工作，精确核算加工劳动力数量，科学测算加工成本和费用，进而实现精细化管理加工人员。

2.6.2做好培训教育工作，鼓励人员技术创新

在实际工作中，可以从两个方面入手，加强培训教育力度，鼓励人员技术创新。一方面是培训内容，另一方面是培训方法。在培训内容方面，应侧重于技术技能、人际交往能力和专业技能培训，进而促使人员熟悉掌握档案服务外包工作技能，保证工作质量和效率[7]。还应侧重于信息技术的培训，促使人员可以在档案服务外包工作中灵活利用信息技术开展工作，保证工作质量和效果。在培训方法方面，可以定期开展加工现场考察活动，或者是可以利用一对一导师制开展培训工作，这样可以有效减轻老员工的工作量，还可以促使新员工了解工作内容，提升其技能水平。

结束语：

总而言之，在新时代背景下，做好档案服务外包精细化管理及风险防控是非常必要的，不仅能够保证档案工作质量，还能够促进企业档案信息化建设，更好的服务于企业发展。现阶段，由于受到诸多因素影响，档案服务外包管理还存在一些问题，管理模式较为粗放，存在一些风险问题，严重影响到档案工作质量。想要有效改善这一现状，在实际工作中需要明确档案服务外包精细化管理及风险防控的重要性，且基于具体情况，采取科学有效手段，保证档案服务外包质量，提升档案管理整体水平。

参考文献：

[1]张娟.基于区块链技术的医疗档案服务外包规范化管理策略研究[J].兰台内外，2024，（30）：72-74.

[2]朱慧.医院档案服务外包精细化管理探究——以泰州市第二人民医院为例[J].办公室业务，2024，（18）：190-192.

[3]温雅倩.医院综合档案整理及数字化服务外包过程中的问题及对策[J].互联网周刊，2024，（16）：18-20.

[4]张红艳，李哲涵.机关、单位档案数字化服务外包管理研究[J].山东开放大学学报，2024，（03）：81-83.

[5]何泳.档案外包国际标准化管理的挑战与应对策略研究[J].大众标准化，2024，（10）：104-106.

[6]欧阳爱辉，刘婉婷.档案服务外包监管制度的实践检思：机构设置、职能模式与效能建设——基于项目生命周期理论的视域[J].档案，2024，（04）：11-15+23.

[7]赵福荣，毛贤广.加强档案监管  提升服务水平——杭州市档案服务外包管理专题调研[J].浙江档案，2019，（11）：42-44.

作者简介：张云（1978.9），女，汉族，湖南麻阳，本科，中级职称，主要从事不动产中心档案室工作。