突破传统思维：项目管理思维驱动下的产品技术档案

如果说企业的研发水平及生产制造能力是企业至关重要的生产力和核心竞争力，那么产品技术档案则是企业发展灵魂的载体，对一个企业的持续发展具有重要意义。

产品技术档案是指在产品研发、设计、工艺、生产制造及售后服务等过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。产品技术档案收集整理归档是企业一个产品从订单产生到研发设计、生产制造、出厂及售后活动全过程的凭证。

项目背景：

作为我国“一五”计划期间前苏联援建中国的156 个重点建设项目，本企业已走过72 年辉煌历程。建国初期的中国没有全国统一的档案管理机构和档案制度规范，产品技术档案收集整理工作从50 年代开始，借鉴苏联经验开展。

90 年代中后期，企业经营困难，简政放权、分块搞活，各分子公司各自为政，各级管理者重经济效益，轻基础管理，尤其是档案管理，使得企业没有建立适应现代企业发展的档案管理体系，统一规范的产品档案管理标准，缺乏对各分子公司产品档案业务管理和监督指导。企业的历次重组改制，职能部门的分分合合，人员频繁更迭，造成档案管理工作多年来停滞不前， 产品技术档案在产生的各环节管理失控，出现了断档、流失等现象，给企业造成难以估量的损失。本文针对装备制造企业产品档案归档中出现的诸多问题，结合实践寻找解决问题的对策。

创新做法

（-） ）用项目管理模式实施产品技术档案管理

装备制造板块的分子公司尤其是兰石兰石重装公司在困局中开新局，强化“技术引领”，提出营销技术生产为一体的理念，牢固树立技术紧盯营销、技术服务好生产的思想观念；将产品设计人员和营销人员融为一体，起到了第一时间响应用户需求的作用。工艺技术人员积极快速开展新技术、新工艺应用研究，缩短了产品制造周期，降低了产品生产成本。

为确保在产品研发制造全流程中产品技术档案同时生成归档，改变事后整理归档造成技术资料缺失的可能，根据兰石兰石重装公司产品生产项目制的特点，提出用项目管理的模式来实施产品技术档案整理归档，即产品项目负责人既是产品研发设计生产制造第一责任人，也是产品技术档案归档第一责任人，项目组根据产品项目工作计划制定产品技术档案的收集归档计划，根据《产品和科研档案管理细则》确定的归档范围，并按项目工作阶段节点完成档案整理归档。

将档案管理融入了项目管理中，突出整体思维，不但能提高产品技术档案归档的及时性，减少后期整理的工作量，同时还能够保证产品技术档案归档的高质量和完整性，打破以往分散管理、多头管理、分界不清的困局。由于项目组内销售、设计、工艺、质检等工序团结协作，产品项目各环节的产品技术档案均及时归档，由档案管理部门集中管理，实现共享资源，可大大减少产品技术图纸晒印存放数量，降低成本，为产品全生命周期的各项工作提供高质量的服务。

（二）加强归档阶段节点控制，实现组卷及时完整

根据产品生产的多环节多流程特点，对兰石重装公司的产品技术档案的归档提出了归档节点的时限和质量要求。一是要求阶段归档：即按照产品研发设计生产制造过程中各环节归口负责部门确定归档节点，如：设计方案评审、技术委托、合同交底及产品设计图样为产品设计阶段， 产品设计部门的工作完成，将流转到下一环节（工艺部门）时，为产品设计阶段的技术档案归档时点，在工作完成后一个月内完成该节点产生的技术档案整理归档交兰石重装公司档案管理部门。各环节依次类推，各部门负责人对该部门归档档案质量负责。二是确认组卷完整。产品制造完成，相关质量检验的技术资料作为制造阶段的最后工序完成归档。兰石重装公司档案室作为档案管理机构，需对该产品技术档案整体组卷的完整性进行确认。三是做好档案动态管理。秉承“服务没有终点”的理念，对产品售后服务期间产生的用户反馈资料，作为产品技术档案补充归档，为今后同类产品技术方面的改进提供借鉴和利用。

按阶段进行产品技术档案的收集、整理，可保证产品档案及时性、完整性，提升产品技术档案归档的质量，为后期产品技术档案的保管、利用及编研打下良好的基础。

（三）产品技术档案按性质分类两级管理

现代化企业中生产、科技活动专业分工很细，既要求独立运营，又需要互相协作。若将已有的科技成果分散管理，不利于产品技术档案的利用和信 息共享 造成资料浪费， 重复劳动；而集中统一管理，又可能存在知识产权保护问题。因此，从资源共享、传承与 在档 理体系设计时通过制度明确规定：集团立项出资、对集团有重大影响及获得国家、 品技术档案（绝大多数为集团立项出资）由集团档案中心集中统一管理，其他产品技术档案由档案生成单位自行管理。这种管理模式，既保护了集团公司作为出资人的权益，又保护了各公司自主研发制造新产品的积极性。

（四）考培结合促进产品技术档案的规范管理

人是第一生产力，要提高产品技术档案管理的水平，必须选择适合的人作正确的事，并通过培训和有效的考核来提升其综合素质。

具体做法：要求产品项目组从销售、设计、工艺、质检的各部门中选择至少一位了解产品制造流程且有责任心的员工专兼职负责本部门的档案工作，从产品项目一开始就着手对本部门产品档案做好收集整理归档工作。要求产品项目组在项目调度会上将产品技术档案的整理进度及存在问题作为通报内容之一，以便及时发现问题，解决问题，保证进度。建立绩效考核制度，把整理进度及整理质量做为重点考核项目，也是项目组提高产品技术档案归档质量的重要措施。

实施效果

（一）提升了产品技术档案的归档质量和速度

由于明确分工及职责，明确归档范围、归档要求、归档时间，各部门档案整理有章可循，做到了及时收集整理归档，产品技术档案的质量、数量、进度都有了大幅提高。

（二）为企业规避风险提供了可靠依据

改版后的新《容规》要求产品档案的存档时间从以前的 7 年，延长至产品的设计寿命。这对档案管理部门提出了更高的要求，产品技术档案作为该产品的全套鉴证性记录其完整性、准确性至关重要。产品技术档案不仅企业技术能力的载体，也是产品生命周期内生产制造商的规避风险的依据。

（三）为企业持续发展提供有效保障

本企业是我国第一批取得国家三类压力容器设计和制造许可证、ISO9001 质量认证证书、IS014001 环境管理体系、GB/T28001 职业健康体系认证证书的企业，具有国家实验室CNAS 等证书；率先在国内取得美国 API 会标许可证，ASME 证书、钢印，NBBI-R 证书。各类证书的取得，是确保企业可以持续经营“通行证”，是国际一流、国内领先的能源装备产品生产、技术研发设计能力的 “底气”。优质的产品技术档案则是作为资质审查和换证的关键性依据，重要程度不言而喻。