人工智能在事业单位档案管理中的应用

一、人工智能在事业单位档案管理中的应用现状分析

（一）对人工智能应用的重视程度有待提升

信息化时代背景下，要通过人工智能技术对传统的档案管理模式进行改造和升级，实现档案资源的高效利用和智能化处理。然而，现阶段，一些事业单位档案管理人员仍然倾向于采用传统的档案管理方式，没有认识到人工智能应用的重要性，同时也没有主动探索人工智能的应用途径，致使档案管理工作的质量和效率无法得以有效提升。除此之外，很多事业单位的档案管理人员具有广泛的实践经验和熟练处理问题的能力，但基于人工智能的应用与以往的档案管理工作不尽相同，导致部分管理人员难以在短时间内适应新的工作形势，对人工智能在事业单位档案管理中的应用产生不利影响[1]。

（二）信息安全面临风险

将人工智能应用事业单位档案管理中，虽然可以实现档案收集、整理以及存储等环节的提速增效，但无形中也增加了安全风险。档案信息可能涉及单位机密和个人隐私信息等，如果档案信息没有得到妥善保护，则可能出现档案信息泄露、窜改等问题，不仅会威胁到档案的安全性和完整性，而且还可能对国家安全和社会问题造成一定影响。与此同时，事业单位没有定期对系统软件进行维护和更新，致使平台存在漏洞，可能导致系统瘫痪或未经授权访问等问题，严重影响事业单位的日常运营。除此之外，部分事业单位对档案信息安全风险的识别与防范意识薄弱，再加上对平台系统的操作权限没有细化明确，可能出现一系列的安全隐患和问题。

（三）资金支持力度不足

想要在事业单位档案管理中应用人工智能，就需要足够的资金来维持系统的开发和维护、人才的引进与培养等。人工智能软件的开发成本比较高，不仅需要高性能服务器、网络设备以及存储设备等，而且随着档案信息量的增长，系统维护费用和存储扩容费用也在持续增加。因此，不管是前期的建设开发，还是后期的运营维护，都需要大量的资金支持。与此同时，为了培养和吸引优秀的高技术人才，也需要具备充足的资金保障。现阶段，事业单位因资金资源有限，导致人工智能在应用过程中遇到阻碍，不利于人工智能在档案管理中的推广和实施。

（四）制度建设缺乏完善性

当前，事业单位档案管理制度建设缺乏完善性，不仅影响档案的使用和保管，也制约了档案事业的高质量发展。由于档案管理制度不完善，档案资源的智能化处理、档案的检索与推荐、档案信息的标准化管理以及档案管理人员的职责范围和责任分工等未得以明确，导致事业单位档案管理存在诸多潜在风险，进而使人工智能在事业单位档案管理中的应用未达到预期目标和效果。即使有的事业单位建立了健全的档案管理制度，但没有将其严格落实到实际档案管理工作中，导致人工技能无法对档案管理全生命周期进行全面管理。

二、将人工智能应用到事业单位档案管理中的策略

（一）加深对人工智能应用的认识

伴随人工智能的应用越来越广泛，事业单位要对人工智能在档案管理中的应用有更全面的认识，提高对人工智能应用的重视程度，以解决传统档案管理中存在的检索效率低、纸质档案占用空间大等问题，实现档案的数字化管理。与此同时，也要明确人工智能的应用优势，用数字化思维持续深化档案管理水平提升，实现事业单位档案管理的科学性、实用性和有效性。以人工智能技术为依托，事业单位可以通过构建通用检索模型，使档案管理人员认识到人工智能的应用给档案管理带来了巨大的便利性[2]。除此之外，事业单位也要积极鼓励档案管理人员参与到培训和学习中，对人工智能应用带来的革新、发展和创新进行细致全面了解和探究，同时不断提升自身的专业技能，满足事业单位档案管理发展需求。在这一过程中，可以通过将人工智能的突出优势进行集中展示，证实人工智能的应用落地、技术成熟度以及社会价值，使档案管理人员认识人工智能正在深刻改变档案管理。

（二）完善信息安全长效机制

信息技术飞速发展背景下，信息安全及防护策略变得尤为重要，同时人工智能技术的广泛应用也带来了前所未有的安全信息挑战，因此要加强信息安全防护，持续完善信息安全长效机制，确保档案信息的隐私性和安全性。事业单位要建立健全的信息安全防御体系，以多维度、多层次的技术和管理措施为依托，应对复杂的网路共计。在确保档案数据传输连续性、安全性和高效性的同时，对档案管理进行持续性、系统化监测，及时识别档案管理全流程中存在的风险，并进行隐患排查，为安全隐患可防可控提供有力保障。与此同时，要对系统访问权限进行分级管理，针对不同层级用户，赋予其不同级别的访问权限，并对用户的访问行为进行实时记录，全面保障档案信息安全。除此之外，事业单位还要将非对称加密技术与区块链技术应用到档案管理中，实现档案信息的不可篡改和安全存储，并完善档案信息备份机制，将信息复制到安全存储介质，确保在人为操作失误、系统故障等情况下也能够实现信息的快速恢复。

（三）加大资金投入力度

想要为人工智能在档案管理中的应用提供足够的资金保障，事业单位要加大资金的投入力度，将用于档案智能化建设的经费纳入到财务计划中，以确保档案管理智能化转型的持续推进。同时，要鼓励事业单位与科研机构进行合作，科研机构提供技术支撑，事业单位参与成果转化与应用，加快推进档案管理工作数字化改革。还可以与高校合作，培养符合档案管理实际需求的高素质人才，有效降低事业单位选拔与培养成本。在人工智能应用过程中，事业单位还要对资金进行科学、合理分配和规划，确保档案管理所需经费充足且使用高效。除此之外，基于人工智能在事业单位档案管理中的应用受到高昂开发成本的制约，要对现有的人工智能功能模块、应用模式等进行优化，在保证档案管理基础性功能的同时，减少人工智能开发过程中的资源消耗和浪费[3]。

（四）加强数字化管理制度建设

事业单位要加强档案管理人工智能应用的制度建设，最大化地展现人工智能效用，确保档案管理管理制度规范、工作体系运转得当等，最终促使事业单位保持稳定运行并持续进步。从全局角度出发，明确档案管理系统使用各方的权利与责任边界，确保人工智能应用安全可控，并通过科学合理的组织架构，确保档案管理智能的落实，同时保障事业单位档案管理工作系统性推进。与此同时，要注重相关政策和管理制度的落实，通过多途径、多渠道传播，增强档案管理人员的认同感，降低或消除政策制度在执行实施过程中遇到的阻碍。除此之外，事业单位还要健全务实、管用的监督管理机制，确保档案管理人员的操作符合相关政策和法律法规要求。

结语

综上所述，人工智能为全面提升事业单位档案管理质量和水平提供了关键支持。人工智能背景下，事业单位要提高对人工智能应用的重视程度，并通过完善信息安全长效机制、加强数字化管理制度建设以及加大资金投入力度等措施，将人工智能应用的作用充分发挥出来，以满足事业单位的长远发展需求。

参考文献

[1]张雪飞.人工智能在事业单位档案管理中的应用研究[J].时代报告，2025，（05）：120-122.

[2]曾练春.人工智能技术在事业单位档案管理中的运用研究[J].办公室业务，2025，（09）：55-57.

[3]付英杰.事业单位档案管理中人工智能技术的应用分析[J].中原文化与旅游，2025，（08）：186-188.