军供站人事档案管理水平的提高路径研究

军供站作为军队后勤保障体系中的重要组成部分，承担着为过往部队提供饮食、住宿等保障任务，在军事行动、部队训练、战备执勤等方面发挥着不可替代的作用。而人事档案管理则是军供站管理工作中的重要环节，其记录着军供站工作人员的基本信息、工作经历、业绩考核等多方面内容，是军供站选拔人才、合理调配人员、进行员工激励等工作的基础依据。随着军队现代化建设进程的不断加快，对军供站人事档案管理工作提出了更高的要求。然而，当前军供站人事档案管理工作仍存在诸多问题，严重影响了其应有的作用发挥。因此，深入研究军供站人事档案管理水平的提高路径具有重要的现实意义。

一、军供站人事档案管理现状及存在的问题

（一）档案材料收集不完整

1.部分材料缺乏及时归档

实际工作中，有些内容因保密需要不能简单归档，且工作以任务为重，任务结束后常出现归档不及时或遗忘的问题。就军供站来说，在日常工作里，重要的工作业绩材料、培训记录等没及时收集归档。比如执行特殊军供任务后，任务总结报告、部队反馈信息等有时没及时整理进专门档案，导致档案不能全面体现工作成果。

2.材料完整性受主观因素影响

一些工作人员对人事档案材料的重要性认识不足，认为某些材料无关紧要，从而不积极提供或配合档案材料的收集工作。例如，部分人员对于自身取得的与军供工作相关的专业技能证书复印件未按要求提交归档，影响了档案内容的完整性[1]。

（二）管理信息化程度低

1.硬件配置不达标

调研显示，多数军供站档案管理仍以纸质载体为主，数字化硬件配备存在明显短板：办公电脑平均使用年限超过 5 年，图形处理能力无法支持高清档案扫描；专业级文档扫描设备缺口率达 60% ，影响电子档案建档效率。更为严重的是，存储系统未建立容灾备份机制，核心数据面临不可逆损失风险。

2.软件系统不完善

目前，部分军供站没有专门适用于人事档案管理的软件系统，或者软件功能单一，仅仅能够进行简单的档案目录录入，无法实现对档案数据的深度挖掘、快速检索和动态管理等功能。这使得在人员信息查询、统计分析等方面耗费大量时间和人力，影响了工作效率。

（三）管理队伍专业素质参差不齐

1.专业知识不足

一些军供站的人事档案管理人员并非档案管理专业出身，缺乏档案管理学、信息管理学等相关专业知识。例如，不熟悉档案分类标准、档案保管期限规定等，导致档案管理工作不规范。

2.信息化技能欠缺

随着档案管理信息化的发展，对管理人员的计算机操作、数据库管理等信息化技能要求越来越高。但部分管理人员在这些方面技能薄弱，无法熟练运用信息化手段进行档案管理工作，如不能有效利用数据库软件对档案信息进行分类统计和分析。

二、军供站人事档案管理水平的提高路径

（一）完善档案材料收集机

1.建立健全材料收集制度

制定详细的军供站人事档案材料收集制度，明确规定各类材料的收集范围、收集时间、收集责任人等。例如，对于工作业绩材料，要求在工作任务完成后的规定时间内由任务负责人提交归档；对于培训记录，由培训组织部门在培训结束后的一周内将培训相关材料送交档案管理部门[2]。

2.加强宣传教育

通过开展档案管理知识培训、宣传活动等方式，提高军供站工作人员对人事档案材料重要性的认识。让工作人员认识到档案材料不仅关系到个人的发展，也与军供站的整体建设息息相关。例如，可以定期组织档案管理专题讲座，邀请专家讲解档案材料在人员晋升、奖励评定等方面的作用，增强工作人员的档案意识。

3.强化部门协作

军供站的各个部门之间应加强协作，共同做好档案材料的收集工作。例如，人事部门应与业务部门建立定期沟通机制，及时了解工作人员在业务工作中的表

现和工作成果，以便及时收集相关材料归档。同时，各部门应明确一名档案工作联系人，负责本部门档案材料的初步整理和报送工作，确保档案材料收集工作的顺畅进行。

（二）推进档案管理信息化建设

1.改善硬件设施

档案管理信息化建设要筑牢硬件根基。首先，排查升级现有档案室硬件设施，配足计算机、扫描仪等设备，满足数字化处理需求。其次，建设或改造合规档案库房，构建防火、防潮等一体的安全防护体系，保障实体档案安全。对于电子档案管理，除硬件配备外，要建立异地容灾备份系统，通过硬件冗余设计，防范自然灾害、人为操作引发的数据安全事故。

2.优化软件系统

开发或引进适合军供站人事档案管理的软件系统，该系统应具备档案信息录入、查询、统计、分析、借阅管理等多项功能。例如，实现通过姓名、工作岗位、入职时间等多种方式快速查询档案信息；能够自动生成各类人员统计报表，如年龄结构、学历结构、专业技术职称结构等报表，为军供站的人员管理决策提供数据支持。同时，要定期对软件系统进行升级维护，确保系统的安全稳定运行。

3.加强数据安全管理

随着档案管理信息化的推进，数据安全问题日益突出。应建立完善的数据安全管理制度，采取数据加密、访问控制、日志审计等技术手段，保护档案信息的安全。例如，对重要档案信息进行加密处理，只有授权人员才能访问；设置不同级别的用户权限，根据用户的岗位需求赋予相应的档案数据操作权限；定期查看系统日志，及时发现并处理异常的访问行为。

（三）提升管理队伍专业素质

1.加强专业知识培训

定期组织军供站人事档案管理人员参加档案管理专业培训，系统学习档案管理学、档案保护技术学、档案信息化等专业知识。可以邀请高校档案专业教师或资深档案管理人员进行授课，通过理论讲解、案例分析、实践操作等多种方式，提高管理人员的专业水平。例如，开展档案分类专题培训，详细讲解不同类型档案的分类方法和标准，通过实际案例分析，让管理人员熟悉各类档案的归档要求。

2.提升信息化技能

针对军供站人事档案管理工作的信息化需求，开展信息化技能培训。培训内容包括计算机操作技能、数据库管理、办公软件高级应用等方面。例如，组织管理人员学习数据库查询语言，使其能够熟练运用数据库软件对档案信息进行查询、筛选和分析；开展办公软件高级应用培训，如Excel 的数据透视表、函数应用等，提高管理人员的数据处理能力[3]。

3.建立激励机制

建立完善的人事档案管理人员激励机制，对工作认真负责、业务能力强的管理人员给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予绩效加分、提供晋升机会等。同时，对工作不力、出现档案管理失误的管理人员进行批评教育和相应的处罚。通过激励机制，激发管理人员的工作积极性和主动性，提高档案管理工作的整体质量。

三、结束语

综上所述，军供站人事档案管理水平的提升是一项系统工程，需从多方面着手。首先，完善档案材料收集机制，建立健全材料收集制度，加强宣传教育，强化部门协作，以保证档案材料的完整准确。其次，推进档案管理信息化建设，改善硬件设施，如计算机、存储设备等，优化软件系统以提升管理效率，同时加强数据安全管理。再者，提升管理队伍专业素质，通过专业知识培训、提升信息化技能，并建立激励机制，增强团队的专业能力。如此，才能为军供站的人才管理和军队建设提供有力支持，确保军供任务的顺利完成，推动人事档案管理向科学化、规范化、信息化发展。

参考文献：

[1]王嘉琪.新形势下的军供站档案管理研究[J].办公室业务,2021,(09):116 -11

7.

[2]徐静.新形势下的军供站档案管理探析[J].管理观察,2018,(17):80-81.

[3]徐静.新形势下的军供站档案管理存在问题及对策[J].文化创新比较研究,2018,2(17): .