数字化转型下档案管理的创新路径探究

引言：

当下数字化转型的潮流席卷而来，档案的管理工作也面临着这样的情况。要推动档案管理走向数字化，就需要积极去寻求并采用那些新的做法，在此期间可能涉及到的内容包含改进基础设施的建设来提升工作效率，加大人才的培养与引入力度，改善人才分配不平衡的情况，重视数据安全管理，守住信息不丢失又不泄露的问题等。上述各项内容均需纳入考量，如此才能做到档案管理走向数字化的目标实现与可持续，进而让这一工作更好地融入数字化时代的背景。

一、数字化转型下档案管理存在的问题

（一）基础设施建设不足

在数字化转型大潮里，档案管理的基础设施创建很重要。然而，当前众多档案管理机构仍存在显著的不足之处，电子档案数量的急剧增长导致传统服务器存储能力不足，这会影响管理效率和数据传输速度；硬件老化同样限制了软件运转。要推动数字化转型，就得搭建分布式存储、改善网络设施并选用模块化硬件，从而巩固档案管理的数字化根基。

（二）人才队伍建设薄弱

数字化转型给档案管理人才提出了复合型的要求，既要有档案分类、编目等专业知识，也有大数据分析、系统运维这种信息技术方面的技能。档案管理部门人才结构存在失衡状况，缺少足够多的信息技术人员和数字化技能培训，工作人员在使用智能检索和数据可视化工具的时候碰上麻烦。因此，要采取内部培训和外部引进人才的战略，定时开展数字化技能培训，引进信息技术人才，提升档案管理更新能力和专业水平。

（三）数据安全隐患突出

数字化转型给档案管理带来很大安全威胁，黑客攻击、勒索病毒时常发生，档案数据就可能被泄露或者丢失；电子档案的格式兼容问题也越发突出，技术更新会导致早期档案不能读取；而且数据备份和容灾系统不完善，档案安全隐患增大。要应对这些风险，就要形成多层次的安全保护体系，用区块链技术阻止数据被篡改，用多种格式转换和迁移技术确保档案可以读取，还要创建异地分散的备份系统，从而确保档案数据长久安全并有效利用。

二、数字化转型下档案管理的创新路径

（一）加强基础设施建设

数字化转型浪潮中，档案管理基础设施建设是高效管理的关键支撑。档案管理部门要放眼未来，加大基础设施建设的资金和技术投入力度。在服务器存储容量上，根据档案数据增长的趋势，运用分布式存储、云存储等先进技术，逐步扩大存储规模，使海量档案数据得以妥善保存；在网络带宽上，通过升级网络设备，改良网络架构，搭建起高速稳定的传输通道，以契合档案数据随时调取、远程共享的需求。硬件设备的更新亦不可或缺，引入性能强劲的电脑、专门的扫描仪、高清打印机等，可以极大地加快档案数字化加工的速度和品质。同时，要打造起高效又稳固的数字化档案管理平台，这个平台要有档案采集、整理、存储、检索、利用这些全流程的管理功能，可以支持多种格式的数据兼容和智能分类。还要创建起完备的基础设施守护和管理制度，定时对服务器、网络设备、硬件终端展开巡查并加以守护，利用智能监控系统随时掌握设备运作状况，尽早解决故障隐患，从而确保档案管理工作的持续性和稳定性，给档案管理数字化转型打下根基。

（二）强化人才队伍建设

数字化转型给档案管理人才赋予了更高的需求，塑造复合型队伍成了创新发展的重要部分。首先，构建系统且分层的人才培育机制。对于现有的工作人员，拟定个人化的培训计划，开展关于档案管理理论前沿、数字化技术应用、信息系统操作等方面的专门培训，通过定期举办内部培训、线上课程学习、参与行业交流研讨等方法，让员工掌握大数据分析、人工智能档案归类、区块链存证这些新兴技术，改善他们的业务能力和综合素养，做到能符合数字化档案管理的新要求。其次，积极引进专业信息技术人才，是优化人才结构的有效手段。档案管理部门可以凭借优厚的待遇及良好的发展平台，吸引计算机科学、信息管理等专业的技术人才加入，以弥补技术上的短板。重视档案管理专业人才同信息技术人才之间的融合协作，通过项目实践、岗位轮换等途径，促使双方的知识得以共享，技能相互补充，从而塑造出一支既擅长档案管理业务流程操作，又熟知信息技术应用的复合型人才团队。

（三）完善数据安全保障体系

数字化转型期间，档案数据的安全牵动着档案管理工作的心脏，完善数据安全保障体系已成当务之急。构建全面又细致的数据安全管理制度，明确划分各职位数据安全职责，规范档案数据从采集到存储再到传输、使用直至销毁的全部生命历程，制定出严格的权限管理制度，按照员工的岗位需求来分配数据的访问权限，采取分级授权、身份认证等手段，杜绝数据被越权访问或者泄露。此外，技术防护方面，综合利用各种先进的技术手段筑起一道安全防线。针对档案数据开展高强度加密操作，采用对称加密与非对称加密并用的方法，确保数据存储及传输过程中的保密性；创建定时数据备份制度，采取本地备份和异地备份相融合的策略，规避由于硬件故障或者自然灾害等引发的数据遗失现象；制订合理的数据恢复计划，保障数据的完整性和可用性。在网络安全保护方面，设置高性能防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全设备，随时监测网络攻击行为以及病毒威胁，立即予以拦截并执行查杀。

三、结论

在数字化转型的潮流之中，档案管理领域凭借创新实践取得明显的成果。通过加强基础设施建设，档案管理基础扎实，高效运作得到强力支撑；人才队伍的打造一直在推进，档案管理能力显著提高，工作保持专业和高效；安全体系的完备给档案数据的安全给予了有力的保障，敏感信息不会外泄，档案管理的长远发展有了稳固的基础。未来需持续跟进技术发展，改善档案管理方式，深化人才培养，增强安全防护，档案管理要在数字化转型进程中走向更高的层次，给信息管理给予更结实的支持。

参考文献：

[1] 伍震 . 数字化转型背景下档案信息化创新发展路径研究 [J]. 兰台内外 ,2025,(08):35-37.

[2] 董娟 . 数字化转型背景下档案管理的创新方法探讨 [J]. 办公室业务 ,2025,(05):85-87.